Dashboard avasi silmät ja vapautti Exceleistä

Monelle ammatilliselle oppilaitokselle on varmasti tuttua opiskelijatietojärjestelmästä kaivettavien tilastolukujen raportointi. Saimaan ammattiopisto Sampossa tätä työtä on tehty, kuten niin monessa muussakin ammatillisessa oppilaitoksessa, Excelin avulla. Mm. uuden rahoituslain mukaisia opiskelijatyövuosia laskettiin kokoamalla tiedot kuukausittaisiin Exceleihin. Raportoinnissa jouduttiin soveltamaan eri järjestelmistä tulevaa tietoa, koska tiedot eivät olleet määrämuotoisia ja siten keskenään vertailtavia. Työ oli aikaavievää ja epävarmaa.

Sampossa kipuiltiin työlään raportoinnin ja vähenevien henkilöresurssien kanssa, jolloin kiinnostuttiin tiedolla johtamisesta ja uusista raportointivälineistä. Uuden rahoituslain mukaisia Excel-raportteja korvaamaan hankittiin tammikuussa 2019 School Day Dashboard, joka kytkettiin Primukseen. Ammatillisen koulutuksen Dashboardista toivottiin apua siihen, että sillä voitaisiin visualisoida opiskelijahallintojärjestelmässä olevia tietoja, kuten perus- ja suoritusrahoitusta sekä keskeyttämisiä, eroamisia, valmistumisaikoja ja siten oikeasti perustaa raportit faktoihin.

Luulo ei ole tiedon väärti

Dashboardin asennus ja käyttöönotto on teknisesti helppoa, se onnistui alle viikossa. Mutta toimiakseen tiedon perustana, myös Primuksessa olevan tiedon tulee olla oikeaa ja oikein kirjattua. Tämä huomattiin pian myös Sampossa. Dashboardin mittarien antama tieto ei täsmännyt ollenkaan “muturaportteihin” eikä KOSKI-raportin dataan. Virheitä oli mm. opiskelijatyövuosissa ja opiskeluoikeuksissa. Koskeen oli päätynyt opiskelijoita, joiden ei pitänyt mennä sinne. Ensimmäisenä syytettiin tietenkin tekniikkaa – toimiiko Dashboard sittenkään luotettavasti?

Tarkempi selvittely kuitenkin osoitti, että KOSKI-data oli huonoa, eikä KOSKI-raportteja osattu tulkita oikein. Dashboard todellakin avasi silmät ja toi esiin vääriä kirjauksia. Tästä alkoikin suurin ja tärkein pohjatyö, Primuksen siivoaminen ja kirjaustapojen yhtenäistäminen. Ei ollut Kosken eikä Dashboardin vika, Primukseen kirjatun tiedon laatu oli huonoa.

Se, että tieto siirtyi virheettömästi Koskeen, ei ole laadukkaan datan tae, vaan se, että tiedot on kirjattu Primukseen oikealla tavalla. Kesti noin kolme kuukautta, että tietokanta saatiin siivottua ja kirjaustavat sovittua, minkä jälkeen voitiin antaa käyttäjille tunnukset Dashboardiin. Tätä nykyä Dashboardia käyttävät esimerkiksi koulutuspäälliköt, johto sekä talouden ja opintohallinnon asiantuntijat.

Data kuntoon ja Dashboard visualisoimaan se

Aluksi Dashboardia käytettiin Primus-datan korjaamiseen. Kun Primuksen data oli kunnossa, saatiin Dashboard valjastettua siihen käyttöön, johon se oli alun perin hankittu. Dashboardin avulla voidaan mm. seurata rahoituksen perustana olevia lukuja: Opiskelijatyövuosia, valmistuneita tutkintoja ja suoritettuja tutkinnon osien määriä. Dashboardista nähdään myös opiskelijatyövuosien osalta vuositavoite, jolloin tavoitteen toteutumista voidaan seurata reaaliajassa kustannuspaikoittain. Erillisiä raportteja ei tarvita, vaan ajantasainen tieto nähdään suoraan Dashboardista ja tietoon pääsevät käsiksi kaikki tietoja tarvitsevat.

Esimerkiksi KOSKI-raportista ei saa yhtä tarkkaa ja visuaalisessa muodossa olevaa tietoa kuin mitä Dashboard mahdollistaa. Dashboard näyttää aina ajantasaista tietoa vapaalla aikarajauksella. Tietoja voi myös suodattaa esimerkiksi esimiehen, yksikön tai kustannuspaikan avulla. Ilman luotettavia ja ajantasaisia mittareita johdonkin näkemys perustui käsin tehtyihin Exceleihin, jolloin päätöksen teon perusteena oleva tieto ei perustunut välttämättä ajantasaiseen faktaan.

”Dashboard kaivaa Primus-tiedosta ajantasaiseen tietoon perustuvat raportit mm. rahoitukseen, opintojen etenemiseen ja tavoitteiden seurantaan liittyen.”
-Mikko Pöllönen, Järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto SAMPO

Ajantasaista, laadukasta ja luotettavaa tietoa johtamisen tueksi

Kun tietojen kirjaustavat on yhteisesti sovittu ja data kunnossa, käytetään Dashboardia Sampossa säännöllisesti tiedon laadun ylläpitämiseen. Dashboard-tietoa vertaillaan säännöllisesti KOSKI-dataan, jolloin poikkeamat tuovat esille virheitä kirjauksissa. Dashboard auttaa usein myös löytämään, mistä virheet johtuvat. Primukseen tietoa tuottavat osapuolet on ohjeistettu kirjaamaan tiedot yhtenäisesti Primukseen, jolloin virheitä ei tule myöskään Koskeen. Koski sinänsä on saanut aikaan sen, että tiedot tulee olla ajan tasalla jatkuvasti ja määrämuotoisesti.

Nykyään kuukausiraporttien toimittamiseen ei enää mene kuukausittain kahden ihmisen kahden päivän työaikaa. Organisaation työntekijät, esim. koulutuspäällikkö ja talous, saavat toimintansa kannalta relevantin tiedon oikea-aikaisesti ja helposti itse Dashboardista juuri silloin kun he raporttia tarvitsevat. Sampossa Dashboardin antamaa tietoa käytetään päätöksenteon tukena kaikilla organisaation tasoilla.

Aiheesta lisää: