Case Treili Oy: Työvuorosuunnittelusta kohti ennakoivaa työn suunnittelua

Treili Oy on säätiöomisteinen, Tampereelta ponnistava sosiaalipalvelualan yritys. Treili tarjoaa mielenterveys- ja päihdepalveluita, ikäihmisten palveluita sekä perhe- ja työhyvinvonnin palveluita. Toiminta on alkanut jo vuonna 1970. Erilaisten toimialojen lisäksi Treilillä on useita toimipaikkoja. Henkilöstöön kuuluu noin 200 työntekijää, jotka tekevät erityyppistä työtä, aina toimistotyöstä kolmivuorotyöhön. 

–Henkilöstö on meille koko yrityksen suurin voimavara, ja samalla tietysti suuri yksittäinen osa yrityksen kustannuksista, kuvaa Treili Oy:n henkilöstöpäällikkö Maija Mäkelä

Aiemmin yksiköiden esimiehet vastasivat työvuorosuunnittelusta. Kesällä 2020 voimaan tullut uusi työehtosopimus antoi alkusysäyksen projektille, jossa koko yrityksen työvuorosuunnittelu ja henkilöstöresurssien käyttö järjesteltiin uudelleen. Käyttöön otettiin myös uusi työvoiman hallintajärjestelmä, Visma Numeron

–Numeron valikoitui mukaan demojen ja Visma Enterprisen tekemän kattavan esiselvityksen perusteella. Esiselvitys oli myös todella hyvä tapa nähdä, kuinka järjestelmä sopii juuri meidän tarpeisiimme. Samalla tutustuimme Visman asiantuntijoihin ja huomasimme, että organisaatiossa on oikeanlainen osaaminen ja asiantuntijuus tällaiseen projektiin, kertoo Maija Mäkelä järjestelmän valintaprosessista. 

Perusasioiden tarkentaminen toi monta seikkaa näkyväksi

Ennen järjestelmään liittyviä toimenpiteitä oli edessä perinpohjainen taustatyö, jossa käytiin läpi organisaation rakennetta ja erilaisia työtehtäviä: millaisista tehtävistä työ Treilissä koostuu, millaista osaamista ja valmiuksia eri tehtävissä tarvitaan. 

–Pääsimme avaamaan myös koko organisaation prosesseja ja sitä, millaiset pelisäännöt meillä on työvuorosuunnittelulle ja esimerkiksi erilaisille toiveille.

–Nämä ovat isoja ja perustavanlaatuisia asioita. Tiesimme, että perusasiat ovat kunnossa, mutta prosessi teki näkyväksi myös sen, että aina löytyy tarkennettavaa ja linjattavaa koko yrityksen tasolla. 

Työtehtävien ja valmiusvaatimusten tarkka avaaminen muutti koko työvuorosuunnittelun

Taustatyön ja uuden työvoiman hallintajärjestelmän myötä suurimman muutoksen koki tapa, jolla työvuorot suunnitellaan. 

–Aiemmin työvuorosuunnittelu pohjautui siihen, että ihmisiä yhdistettiin kellonaikoihin. Nyt työ Treilin yksiköissä koostuu työpaloista, joille on erikseen määritelty tarvittava henkilöstö ja työntekijöiden valmiudet, kuten esimerkiksi hygieniapassit, ensiapukoulutukset ja lääkeluvat. 

–Nyt järjestelmä auttaa meitä näkemään ja ennakoimaan, että työntekijöiden valmiudet ovat jatkuvasti kunnossa. Numeronin myötä laadunvalvonta ja valmiuksien varmistus ovat helpottuneet: nyt tilannetieto on sisäänrakennettuna järjestelmään sen sijaan, että se olisi esimiesten muistin tai erikseen ylläpidettävien excel-taulukoiden varassa. 

Myös yksiköiden esimiesten työn fokus siirtyi kokonaisuuden kannalta muihin esimiestehtäviin, kun työvuorosuunnittelu tehdään nyt keskitetysti.

–Ennen taustatyön aloittamista pohdimme, että keskitetty työvuorosuunnittelu voisi olla meille järkevä toimintamalli. Prosessien avaamisen ja pohjatyön myötä totesimme, että keskittäminen vapauttaisi esimiesten aikaa heidän tärkeimpään työhönsä. 

–Työvuorosuunnittelun hoitaa nykyään yksi ihminen. Esimiehet pystyvät keskittymään yksikkönsä arjen johtamiseen. Esimiehillä on kuitenkin myös tärkeä rooli työvuorosuunnittelussa: he määrittelevät parametrit, joilla järjestelmä optimoi työvuorosuunnittelua.

Tekoäly auttaa huomioimaan toiveet jopa ihmistä paremmin

Numeronin tekoälyyn perustuva työvuorojen optimointi on käytössä myös Treilillä.

–Ensimmäiset työvuorolistat suunniteltiin manuaalisesti, jotta järjestelmä tulisi tutuksi suunnittelijalle. Manuaalisesti toteutettu keskitetty suunnittelu koettiin työlääksi ja optimoinnin käyttöönotto on jo nyt osoittanut toimivuutensa, avaa Maija Mäkelä.

–Optimointi on nopeasti osoittanut automatisoinnin ja tekoälyn yllättävän puolen: ihmisen on vaikea olla yhtä tasapuolinen kuin koneen.Optimointi on joukko erilaisia parametrejä, joiden painotusten peruseella järjestelmä rakentaa työvuorojen suunnittelun. Yksiköiden esimiehet vastaavat parametrien asettamisesta ja johtavat oman kokonaisuutensa arkea tätä kautta.

–Parametrien painotuksilla voidaan yksilöllisesti vaikuttaa työkuorman tasavertaisuuteen, taloudellisuuteen ja ergonomiaan. Työntekijöiden tarpeita ja toiveita esimerkiksi yövuorojen suhteen voidaan  ottaa huomioon nyt jopa paremmin kuin aiemmassa, manuaalisessa, yksikkökohtaisessa suunnittelussa. 

Laadunvalvonta ja ennakointi toimivat sekä asiakkaiden että työntekijöiden eduksi

Visma Numeron on nyt ollut Treili Oy:n käytössä muutaman kuukauden ajan. Maija Mäkelä löytää kokonaisuudesta useita hyötyjä. 

–Jo edellä mainitun laadunvarmistuksen lisäksi Numeron auttaa meitä tekemään töitä ennakoivammin. Olemme aiemminkin pyrkineet varautumaan tulevaisuuteen ja katsomaan asioita pitkällä tähtäimellä, mutta järjestelmän kautta se on entistä helpompaa. 

–Numeron on meille oikeastaan hyvin kokonaisvaltainen työn suunnittelujärjestelmä. Se auttaa meitä katsomaan yrityksen toimintaa ja kokonaisuutta sekä asiakkaan että organisaation näkökulmista entistä tarkemmin. 

Haluatko selvittää, miten monipuolinen työvuorosuunnittelu ja työvoimanhallinta voisivat palvella yritystäsi? Tutustu työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönotto-oppaaseen!

1