Case Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut: Säästä rahaa ja aikaa järjestelmähankkeen esiselvityksellä

Järjestelmähankkeen esiselvitys on tuhannen taalan paikka kehittää omia toimintatapoja ja pohtia organisaation sisäisiä pelisääntöjä. Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut otti tästä mahdollisuudesta kaiken irti ja suuntaa nyt työvuorosuunnittelun järjestelmähankeprojektiin hyvin valmistautuneena.

Kuulostaako jokin näistä haasteista tutulta sinun organisaatiossasi:

  • Henkilöstökulut ovat isot, mutta ei ole kunnon näkyvyyttä siitä, mistä kulut koostuvat?
  • Organisaatiossa käytetään paljon ulkopuolisia sijaisia ja vuokratyövoimaa, jotta hommat saadaan hoidettua?
  • Työn tarve ei ole näkyvillä työvuorosuunnittelussa, vaikka työn tarve perustuu esim. sopimuksiin tai tilauksiin?
  • Työvuorosuunnittelu hoidetaan yksiköittäin suunnittelijan kokemuksen tai ihan vain mutun mukaan?
  • Työntekijöiden osaaminen ei ole tiedossa ja määräaikaisten lupien tarkistaminen pitää tehdä manuaalisesti esimerkiksi jonkun ylläpitämästä laskentataulukosta
  • Samassa organisaatiossa on käytössä erilaisia työvuorosuunnittelutapoja, ehkä jopa eri järjestelmiä?
  • Työvuoro- tai vapaapäivätoiveiden esittäminen ja toteutuminen ei ole läpinäkyvää ja tasapuolista?

Ei hätää, vaikka tunnistaisit osan tai ehkä jopa kaikki haasteet omassa organisaatiossasi. Et ole yksin. Ja apua on saatavilla. Siihen vain pitää uskaltaa tarttua.

Fiksu johtaminen vaatii usein muutoksia

Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut on rohkea ja eteenpäin katsova organisaatio, joka on uskaltanut ottaa haasteen vastaan. Pari vuotta sitten toimintansa aloittanut osakeyhtiö haluaa tehdä asioita entistä kustannustehokkaammin ja isoa osaa tässä esittävät järjestelmien yhtenäistäminen ja johtamisen kehittäminen.

– Tavoitteenamme on luoda nykyaikainen ja henkilöstölähtöinen johtamismalli, ja tässä henkilöstön motivaatio ja työhyvinvointi ovat tärkeässä roolissa, kertoo PHL:n toimitusjohtaja Tarja Jantunen.

Uusi johtamismalli toteutuu valmentavassa esimiestyössä, joka vaatii esimiehiltä aikaa kohdata henkilöstöä aidosti. Nyt lähes puolet esimiesten työajasta kuitenkin menee ei-tuottavaan työhön, kuten työvuorojen suunnitteluun ja siirtelyyn, toteutumien tekemiseen ja sijaisten hankkimiseen – eli työvuorohallinnon pyörittämiseen.

Tämä ei ole kestävä tapa toimia, joten jotain pitää tehdä.

Se jotain on modernin työvoimasuunnittelujärjestelmän hankkiminen ja käyttöönotto. Ennen kuin tällainen Numeronin kaltainen uusi järjestelmä otetaan käyttöön, pitää tehdä esiselvitys siitä, mitä oikeasti tarvitaan, mitkä asiat auttavat hankkeen läpiviemisessä ja millaisiin muutoksen esteisiin ja hidasteisiin matkan varrella kannattaa varautua. Samalla selvitetään roolit, resurssit ja se, kuka vastaa mistäkin asiasta.

Tässä vaiheessa mukaan hyppää järjestelmäntarjoajan edustaja, PHL:n tapauksessa oli Visman kokenut työvoiman hallinnan asiantuntija Pirjo Ketola.

Valmistaudu järjestelmähankkeeseen!

Ketola veti PHL:llä kuusi työpajaa, joissa pohdittiin kehittämiskohteiden lisäksi, millaiset asiat vaikuttavat muutoshankkeen etenemiseen.

– Tavoitteena on tietysti se, että kun työvuorosuunnitteluun käytetty aika vähenee, vapautuu esimiehiltä aikaa ja täten saadaan paremmin uudet hankkeet käyntiin, Ketola avaa muutoksen ajureita, joita hän kutsuu luistotekijöiksi.

– Kitkaa puolestaan aiheuttanee muutosvastarinta, joka aiheutuu siitä, että on paljon muutoksia ja kaivataan tuttuja ja turvallisia toimintatapoja. On tärkeä, että esiselvityksen aikana kaikki muutoksessa mukana olevat henkilöstöryhmät tulevat kuulluksi.

Muutoksessa johtamisen merkitys korostuu ja muutokseen pitää valmistautua. Ketola näkee omaksi tehtäväkseen konsulttina tuoda esille erilaisia ratkaisuehdotuksia ja herätellä keskustelua, mikä malli voisi toimia.

– Kävimme esimerkiksi prosessit kohta kohdalta läpi ja annoin suosituksia, miten kannattaa toimia missäkin kohtaa prosessia ja mitä hyötyä näistä toimintatavoista on.

Toki asiakaskin joutuu tekemään töitä asioiden etenemisen eteen: jokaiseen työpajaan piti valmistautua hyvin, vaikka vetovastuu niissä oli Vismalla.

Kaikesta vaivannäöstä huolimatta Jantunen suosittelee kunnollisen esiselvityksen ostamista lämpimästi:

Esiselvityksen avulla asiakas saa täyden hyödyn, kun isoon hankkeeseen osataan valmistautua jo etukäteen. Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa pitää joka tapauksessa miettiä, millaisia järjestelyjä se vaatii ja mitä juridisia asioita pitää hoitaa kuntoon.

Esiselvitys maksaakin itsensä nopeasti takaisin ja tarjoaa konkreettista näkemystä siihen, millaisia säästöjä uusi järjestelmä tuottaa.

– Yksi asiakkaalle mielekäs vaihe on hyötyjen arviointi, jossa tarkastellaan sitä, paljonko vanha malli vaatii työtä ja mihin päästäisiin uudella mallilla. Tässä muutamme tunnistetut kehittämiskohteet suoraan euroiksi. Asiakas saa näin arvokasta tietoa siitä, mitä kaikkea manuaalista työtä on tehty ja mitä tapahtuu, kun tämä automatisoidaan, Ketola kuvailee.

Esiselvitys on tuhannen taalan paikka kerätä tietoa

Esiselvitys on tärkeä jumppa myös järjestelmän tarjoajalle: kuuden yhteisen työpajapäivän jälkeen myös Visma pystyy arvioimaan, onko yhteistyöprojektilla oikeasti onnistumismahdollisuuksia.

Esiselvityksiä voidaan toteuttaa eri laajuisina, mutta aina se kannattaa kuitenkin tehdä, vaikka suppeampanakin.

– Asiakas ei aina tiedä olemassa olevia hyviä käytäntöjä ja nykyaikaisia ratkaisuja, ja on heidän etunsa päästä keskustelemaan sellaisten ihmisten kanssa, jotka ovat tehneet näitä asioita jo kymmeniä vuosia, Ketola perustelee esiselvityksen hyötyjä.

Esiselvitys onkin (monen) tuhannen taalan paikka kehittää omia toimintatapoja ja hakea yhteisiä toimintatapoja. Usein jo esiselvityksen perusteella pystytään muuttamaan asioita, kun ensimmäistä kertaa istutaan yhdessä puhumaan niistä. Vasta esiselvityksen jälkeen asiakas tietää, mitä projekti todellisuudessa heiltä vaatii ja miten tekeminen tulee resursoida.

Tämä ajatustyö tulee eteen joka tapauksessa, joten se kannattaa ilman muuta tehdä ennen hankkeeseen heittäytymistä.

Muutos tuo tullessaan uusia toimintamalleja

Mitä esiselvitys sitten Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalveluille opetti?

Yksi iso asia oli ainakin se, että esiselvitys konkretisoi, mitä muutos käytännössä vaatii koko organisaatiolta. Esimerkiksi yhteisten pelisääntöjen tulee olla selvänä ennen kuin uutta järjestelmää voidaan ottaa käyttöön.

Jantusen mukaan on ymmärretty myös se, miten haastava asia toimintakulttuurin muutoksen johtaminen tulee olemaan. Kun asiat ajatellaan uusiksi, muuttuu kaikki tekeminen. Esimerkiksi työvuorolistoja ei tulevaisuudessa enää suunnittele lähiesimies, vaan sen tekee vieras ihminen pääkonttorilla. Samalla opitaan, miten työvuorosuunnittelulla palvellaan oikeasti asiakkaan etua.

Tärkeä oppi on myös se, miten muutosvastarintaan kannattaa suhtautua ja miten sen kanssa pärjätään. Jo nyt on päätetty, ettei kerralla tehdä radikaaleja muutoksia ja esimerkiksi työvuorolistojen tekoa hiotaan matkan varrella.

Olennaista on kuitenkin muistaa koko ajan, miksi muutoshankkeeseen on ylipäänsä lähdetty: siksi, että halutaan tehdä asiat entistä tehokkaammin, mutta kuitenkin ihmiset huomioiden.

– Päijät-Hämeen alueella on valtava työvoimapula. Ennen palkattiin tarvittaessa sijaisia, mutta nyt heitä ei enää ole saatavilla. Meidän on pärjättävä omalla henkilökunnalla, mutta emme halua panna ihmisiä juoksemaan, vaan annamme kaikille mahdollisuuden tehdä oma työ kunnolla, Jantunen selittää.

Muutos vaatii oikeanlaista osaamista ja asennetta myös henkilöstöltä. Jotta uusi työvuorosuunnittelu tuottaa säästöjä, on työntekijöiden oltava valmiita vaihtamaan tarpeen mukaan yksikköä. Tätä on jo ennakoitu hankkimalla kaikille työntekijöille älypuhelimet. Näin varmistetaan, että siirtyminen yksiköstä toiseen on mahdollisimman kivutonta ja tieto varmasti kulkee eteenpäin kaikille. Puhelimessa on paljon muutakin kuin työvuorolistat – esimerkiksi sähköposti ja sisäinen intranet, josta löytyy uusin tieto, vaikka välimatkaa lähimpiin työkavereihin olisi kymmeniä kilometrejä.

Positiivisella mielellä kohti isoa järjestelmähanketta

Aika näyttää, miten Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut onnistuu muuttamaan ison laivan kurssin, kun varsinainen järjestelmähanke starttaa syksyllä 2019. Alkutyö on ainakin tehty hyvin eikä organisaatiota voi moittia uuden ajattelun ja yritteliäisyyden puutteesta.

Jantunen summaa vielä esiselvityksen hyödyn:

– Esiselvitys selvensi meille, mitä järjestelmähanke vaatii meiltä: meidän on pitänyt pohtia resursseja ja pelisääntöjä, sekä mitä kaikkea tekemistä ja ajattelumallien muutoksia se vaatii meiltä. Tässä Visman apu korvaamatonta. He ovat aidosti asiakkaan asialla ja se näkyy. Ilman heitä emme olisi osanneet ajatella laatikon ulkopuolelle ja isosti vanhojen toimintatapojen yli.

Lue myös
➡️ Case Oral: mutkien kautta kiitettävään lopputulokseen
➡️ Case Kårkulla: Numeron toimi muutoksessa vetoapuna
➡️ Mistä lääke hoivatyön kriisiin?

Susanna työskentelee markkinointipäällikkönä mm. työvoiman hallintaan erikoistuneessa Visma Enterprise Oy:ssä. Vapaa-aikaansa hän viettää hevosen selässä tai ulkoillen. Yöpöydältä löytyy usein dekkari.
Connect with Susanna: