Case Oral: mutkien kautta kiitettävään lopputulokseen

Työvuorosuunnittelu sosiaali- ja terveysalalla ei ole mikään helppo nakki, vaan pahimmillaan aikasyöppö, joka ahmaisee esimiesten työstä ihan liian ison osan. Oral päätti lähteä taklaamaan tätä haastetta ja avuksi valittiin Numeronin työvuorosuunnitteluohjelma. Yhteinen matka on ollut vaiherikas ja paikoin mutkainenkin.

Työvuorosuunnittelu sosiaali- ja terveysalalla ei ole mikään helppo nakki, vaan pahimmillaan aikasyöppö, joka ahmaisee esimiesten työstä ihan liian ison osan. Oral päätti lähteä taklaamaan tätä haastetta ja avuksi valittiin Numeronin työvuorosuunnitteluohjelma. Yhteinen matka on ollut vaiherikas ja paikoin mutkainenkin.

Oral Hammaslääkärit Oyj:n henkilöstöjohtaja Sara Mäki-Kala on ollut mukana Oralin ja Numeronin yhteistyössä ihan sen alkumetreiltä alkaen – ja itse asiassa jo aikaisemmin, koska hän on koko työvuorosuunnitteluprojektin omistaja.

– Lähdimme etsimään oikeaa ratkaisua monipisteorgaanisaation työvuorosuunnitteluun. Järjestelmän piti palvella Oralin kaltaista organisaatiota, jossa tehdään myös vuorotyötä. Lisäksi halusimme, että myös henkilöstö pystyy käyttämään järjestelmää, Mäki-Kala kuvailee lähtötilannetta.

Oralilla oli monenlaisia tavoitteita: ensinnäkin he halusivat vähentää manuaalista työtä ja lisätä työvuorosuunnittelun automatisaatiota. Lisäksi sijaistyövoiman kustannuksia haluttiin pienentää, ja tähän apua tulisi tehokkaammasta työvuorosuunnittelusta. Myös alueellista yhteistyötä toivottiin enemmän – onhan Oralilla yli 70 hammaslääkäriasemaa ympäri Suomea.

– Tavoitteenamme oli löytää ratkaisu, jolla pystyttäisiin katsomaan yli 700 työntekijän verkostoa työvuorosuunnittelun näkökulmasta.

Laadukas taustatyö takaa onnistuneen järjestelmähankkeen

Järjestelmän toimittajan valinta ei ole mikään nopea prosessi, etenkään silloin, kun tarpeet ovat niin moninaiset kuin Oralin tapauksessa. Liikkeelle lähdettiin tarkoilla esiselvityksillä ja kilpailutuksella, ja nämä tehtiin vuonna 2016.

– Kartoitimme eri toimijoita ja meillä oli tarkat määrittelyt siitä, mitä halusimme. Määrittelyjä olivat tekemässä sekä HR että IT, jolta saimme tekniset vaatimukset, Mäki-Kala kertaa projektin alkuvaiheita.

Esiselvitysten tekeminen onkin yksi tärkeimpiä asioita järjestelmäprojektin onnistumisen kannalta. Kyse on isosta hankkeesta, johon investoidaan paljon aikaa ja rahaa, ja tämän investoinnin pitää myös maksaa itsensä takaisin kohtuullisessa ajassa. Mitä paremmin esiselvitystyö tehdään, sitä paremmin pystytään järjestelmä kohdentamaan vastaamaan juuri oman organisaation tarpeita ja toiveita.

Loppusuoralle kiri kolme vaihtoehtoa, joista kumppaniksi valikoitui Numeron.

– Numeronissa parasta oli saamamme suoraviivainen ja selkeä projektisuunnitelma sekä tapa, jolla se esitettiin meille. Meille tuli sellainen tunne, että on tällä porukalla on projektinhallinta hyvin hanskassa, Mäki-Kala kuvailee valintakriteereitä.

– Tarkastimme myös referenssejä: tutustuimme käyttäjiin ja keräsimme heiltä kokemuksia.

Kun valinta oli tehty ja sopimus käyttöönotosta allekirjoitettu, päästiin käytännön hommiin tammikuussa 2017. Parin ensimmäisen kuukauden aikana suunniteltiin projektin kulku, ja tästä edettiin työpajatyöskentelyyn ja tekniseen toteutukseen maaliskuussa. Numeronin pilotointi alkoi syyskuussa 2017 ja sen ohella otettiin järjestelmää vähitellen käyttöön koko loppuvuoden ajan. Tässä vaiheessa haluttiin varmistaa etenkin palkkaliittymän toiminnallisuus.

Koska Oralin asemaverkosto on niin laaja ja siinä oli paljon erilaisia toiminnallisuuksia, päätettiin varsinainen käyttöönotto tehdä kuudessa eri vaiheessa. Tämä tapahtui tammikuun 2018 ja joulukuun 2018 välillä. Koko Oralin asemaverkosto on ollut Numeron piirissä marraskuusta 2018 alkaen.

Paras paketti muodostuu organisaation tarpeista

Esiselvitystyö osoitti, että Oralilla oli moninaisia tarpeita ja toiveita, joihin Numeron pystyi vastaamaan parhaiten. Mutta kaikkea Oral uuteen järjestelmäpakettiin kuuluu?

– Oral otti käyttöön Numeronin vakiotuotepohjaratkaisun eli standardituotteen, jonka lisäksi järjestelmään asennettiin erilaisia lisämoduuleita. Näitä olivat esimerkiksi kehittynyt kustannuslaskenta, keskitetyn suunnittelun automaatiotyökalu sekä kaksisuuntainen viestinvälitys, joka mahdollistaa työvuoroihin liittyvien viestien lähettämisen, kuten työvuorotarjoukset henkilön matkapuhelimeen suoraan Numeronista, kokoaa Visman Customer Success Manager Marcus Svartbäck.

Näiden lisäksi henkilöstön käytössä on OmaNumeron, jossa työntekijät näkevät omat työvuoronsa ja voivat esittää toiveita. Työaikapankki puolestaan tekee ylityöt ja niihin liittyvät vapaat näkyviksi.

Sopimus sisältää myös kuusi erilaista liittymää: palkkaliittymän, poissaololiittymän, lomaliittymän, AssisDent-ajanvarausliittymän, HRM-liittymän sekä avoimen API-liittymän raportointia varten.

Kyse on siis tuhdista paketista, jossa oli monta liikkuvaa osaa ja jonka käyttöönotto vaati rautaista projektinhallintaa molemmin puolin.

Lue lisää aiheesta:
Onnistunut käyttöönottoprojekti vaatii oikean kumppanin
Mistä lääke hoivatyön kriisiin?
Case Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut: Säästä rahaa ja aikaa järjestelmähankkeen esiselvityksellä

Haasteet kuuluvat hanke-elämään

Vaikka esiselvitys oli tehty huolellisesti ja kumppanukset uskoivat olevansa samoilla linjoilla, ei yllätyksiltä kuitenkaan vältytty.

– Terveysala oli tuolloin meille uusi toimiala ja se työllisti molempia osapuolia enemmän kuin etukäteen osattiin arvioida, tunnustaa Svartbäck.

Oman mausteensa soppaan toivat esimerkiksi terveyspalvelualan työehtosopimukset, jotka asettavat työvuorosuunnitteluun tietyt raamit.

– Kokonaisuuteen sisältyi kolme työehtosopimusta, ja meidän piti varmistaa, että työvuorojen suunnittelu toteutuu niiden mukaisesti, kertoo Svartbäck.

Myös Oralin päässä jouduttiin matkan varrella tarkentamaan tavoitteita ja tekemään muutoksia suunnitelmiin. Pulmia tuotti muun muassa se, miten koko asemaverkosto otetaan uuden järjestelmän piiriin.

– Meillä oli kunnianhimoinen tavoite viedä asioita ripeästi eteenpäin, mutta jouduimme muokkaamaan suunnitelmaa useampaan otteeseen. Myös tavoitteenasettelua muokattiin projektin edetessä. Lisäksi muutokset omassa tiimissämme toivat sisäisiä haasteita etenemiseen, Mäki-Kala kertoo.

– Emme osanneet arvioida hankkeen kaikkia vaikutuksia riittävän realistisesti. Teknisessä mielessä Numeron oli helppo ottaa käyttöön, mutta haasteena oli erityisesti se, että otimme samalla käyttöön uusia työskentelytapoja.

Oralin kohtaamat haasteet ovat tyypillisiä silloin, kun uutta järjestelmää otetaan käyttöön. Kyse ei lopulta ole vain järjestelmähankkeesta, vaan myös toiminnallisista muutoksista, joiden omaksuminen vie ihmisiltä aikaa.

Kun haasteet alkavat tuntua liian isoilta, on hyvä ottaa henkeä ja järjestää esimerkiksi kriisipalaveri. Näin tehtiin myös tässä tapauksessa, useampaan otteeseen.

– Halusimme käydä kaikki tarpeemme ja tavoitteemme huolella läpi, jotta myös järjestelmätoimittaja on kartalla koko ajan, Mäki-Kala summaa.

Avoimuus on onnistuneen yhteistyön avain

Vaikka suunnitelmat elivät matkan varrella ja molemmissa päissä olisi voitu tehdä asioita paremmin, ovat kumppanukset lopulta tyytyväisiä yhteistyöhön.

– Vaativassa projektihankkeessa käytiin välillä tiukkojakin keskusteluja. Koimme kuitenkin, että meitä todella kuunneltiin ja keskustelimme asioista avoimesti ja rakentavasti, kiittelee Mäki-Kala.

– Olemme myös saaneet hyvin tukea sitä tarvitessamme. Välillä olemme jopa vaatineet sitä.

Tuen saamisessa onkin osa vastuusta myös asiakkaalla. Jos tuntuu, ettei järjestelmätoimittajan kanssa olla samalla kartalla, on tärkeää nostaa ajoissa kättä pystyyn ja pyytää selvennystä avoinna oleviin asioihin. Vain näin varmistutaan siitä, että viestintä on läpinäkyvää ja molemmille osapuolille mielekästä sekä yhteinen maali kirkkaana mielessä.

– Itse koen, että yhteistyö on sujunut hyvin ja olemme koko ajan pitäneet avointa kommunikaatiota yllä. Olemme jutelleet vaikeistakin asioista avoimesti ja ratkaisuhakuisesti, Svartbäck kuvailee kumppanuussuhdetta Oralin kanssa.

– Oral on erittäin vastaanottavainen ja sitoutunut organisaatio: se kuuntelee meitä ja he osaavat esittää oikeita kysymyksiä.

Svartbäckin mukaan Oralin projektilla on alusta asti ollut myös vahva johdon tuki. Tämä on kiistattomasti tärkeimpiä asioita, kun isoja muutoshankkeita ajetaan läpi. Ilman tukea ja luottamusta on onnistuminen vaikeaa.

Kahden vuoden hanke – mitä jäi käteen?

Koko hanke oli erittäin vaativa ja pitkä: se kesti yhteensä yli kaksi vuotta. Mutta onko tavoitteisiin päästy? Onko kaikki vaivannäkö ollut sen arvoista?

Mäki-Kalan mukaan vastaus molempiin kysymyksiin on kyllä.

– Työvuorosuunnittelu tukee vahvasti liiketoimintaa, työvuorosuunnittelun mallit on yhtenäistetty, ja tämä oli meille tärkeä asia. Koko asemaverkosto on nyt yhtenäisten toimintamallien piirissä ja käyttää yhtä työvuorosuunnittelujärjestelmää.

Myös puutteelliseen tai väärään työvoimatarpeeseen liittyvät riskit ovat pienentyneet, kun työvuorosuunnittelun avulla varmistetaan, että paikalla on aina oikeanlaista osaamista oikeaan aikaan. Sijaiskustannuksiakin on saatu hallintaan.

Työvuorosuunnittelu on entistä läpinäkyvämpää ja se on automatisoitu, joten post-it-lappujen ja vihkojen varassa temppuilu on ohitse. Tämä on tehnyt työvuorojen suunnittelusta läpinäkyvää, oikeudenmukaista ja tasapuolista.

Osa tavoitteista on vielä työn alla. Esimerkiksi suunnittelutyö muuttunee tehokkaammaksi, kun järjestelmään on päästy kunnolla sisälle. Muutokset edellyttävät aina yhteistä tekemistä ja ihmisten vahvaa sitoutumista eikä tämä onnistu silmänräpäyksessä.

– Kaiken kaikkiaan pysyimme myös hyvin budjetissa, mikä on tämän kokoisessa hankkeessa hyvä suoritus. Matkan varrella ostimme toki lisätöitä, joista katsoimme olevan myös lisähyötyä meille. Näistä maksoimme ekstraa, Mäki-Kala kertaa.

Kun Mäki-Kalalta kysytään, miksi Numeron on hyvä, nostaa hän esille sen helppokäyttöisyyden.

– Se todellakin on helppokäyttöinen. Lisäksi Numeron on erinomainen palveluportaali henkilöstölle. Meidän kaltaisellamme työvoimavaltaisella alalla on iso asia, että työntekijöillä on paikasta ja ajasta riippumatta näkyvyys omiin työvuoroihin ja he voivat esittää esimerkiksi työvuorotoiveet sähköisesti. Myös omien tuntisaldojen seuranta on työntekijöille helppoa oman palveluportaalin kautta.

Mäki-Kala arvostaa myös järjestelmän kykyä tukea alueellista näkyvyyttä: sen avulla voidaan kartoittaa helposti esimerkiksi lisätyövoiman tarpeita ja toisaalta reagoida äkillisiin muutostilanteisiin. Myös raportointi toimii entistä paremmin.

– Kaiken kaikkiaan antaisin sekä Vismalle että meille hyvät pisteet. Päämäärätietoinen yhteinen työskentely vei meidät maaliin tässä laajassa hankkeessamme. Etenkin projektinhallinta oli molemmilla hyvällä tasolla!

Miten onnistut työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa? Lataa opas ja lue lisää!