Case Kuopion Energia: M2:n avulla eroon matka- ja kululaskujen paperiruljanssista

Kuopion Energia on energiapalveluyritys, jossa työskentelee yhteensä 150 henkeä. Heistä noin viisikymmentä matkustaa työn merkeissä säännöllisesti, ja matkoja kertyykin keskimäärin 20–30 kappaletta joka kuukausi. Siksi vuonna 2010 yrityksessä päätettiin hankkiutua eroon matka- ja kululaskuihin liittyvästä paperirumbasta.

Haaste: Matka- ja kululaskuista syntynyt paperishow oli epämiellyttävä ja aikaavievä

Vielä vuosikymmenen alussa Kuopion Energian matka- ja kululaskut hoidettiin paperilomakkeiden välityksellä. Yrityksessä, jossa työntekijät matkustavat usein, aiheutuu niistä yllättävän paljon päänvaivaa.

Assistentit Mervi Metsävaara ja Minna Pihko, nykyisen järjestelmän pääkäyttäjät, muistelevat manuaalisen työn aikaa, joka oli yrityksessä realiteettia vielä kahdeksan vuotta sitten.

– Matka- ja kululaskut olivat ennen melkoinen sillisalaatti. Meillä oli käytössä Excel, jonka avulla laskimme omin nokkinemme päivärahoja ja muita syntyneitä kustannuksia. Sen jälkeen tulostimme laskelmat ja veimme ne osastonjohtajalle hyväksyttäväksi ja kirjanpitoon maksettavaksi.

Prosessi oli paitsi työläs, myös haastava.

– Käsin tehdessä laskelmiin tuli helposti virheitä. Jos käyttämäämme pohjaan tehtiin muutoksia, näkyi se heti virheiden määrässä. Niiden korjaamiseen kului runsaasti aikaa, Metsävaara kertoo.

– Välillä haasteita syntyi myös matkan tehneen työntekijän tavoittamisessa. Jos hän ei sattunutkaan olemaan paikalla, seurasi siitä hankala paperishow, Pihko lisää.

Tovin tuskailun jälkeen epämiellyttävästä paperiruljanssista päätettiin hankkiutua eroon ja siirtyä sähköiseen järjestelmään.

– Halusimme selkeyttää matka- ja kuluhallinnan prosessia sekä luoda yhdenmukaisen tavan toimia. Tavoitteenamme oli minimoida virheet sekä luoda kustannussäästöjä, Metsävaara ja Pihko tiivistävät.

Ratkaisu: M2 yhdenmukaisti yrityksen prosessit ja vähensi virheiden määrää

Ratkaisu löytyi M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmästä.

– Visman tarjoama M2 oli selkeä vaihtoehto. Halusimme mahdollisimman modernin ja kehittyvän ratkaisun, joka eläisi tarpeidemme mukaan siten, että heti parin vuoden jälkeen ei tarvitsisi hankkia uutta järjestelmää, Metsävaara kertoo.

Vuosien aikana Kuopion Energia on läpikäynyt monia muutoksia, joten kehittyvä järjestelmä on ollut helpotus arkeen.

– M2 on taipunut yrityksemme muutoksiin ja sen käyttö kehittyy meillä jatkuvasti. Esimerkiksi vuoden alussa otimme käyttöön laskuntarkastuksen, jonka ansiosta matkalasku käy vielä meillä tarkistettavana ennen kuin laitamme sen esimiehen hyväksyttäväksi. Näin varmistamme, että kaikki on kunnossa ja esimiehiltä ei kulu tähän aikaa, Metsävaara tiivistää.

Molemmat assistentit kokevat, että järjestelmä on paitsi vastannut haasteisiin, myös selkeyttänyt yrityksen prosesseja.

– Aiemmin kaikki toiminnot olivat pirstaloituneet ympäri Kuopiota, ja pienet kulut maksettiin työntekijöille suoraan toimipisteistä löytyvistä käteiskassoista. Nykyään kulut lisätään suoraan M2-järjestelmään, ja myös maksu onnistuu sitä kautta.

Samalla virheiden määrä on romahtanut ja niiden korjaamiseen ei kulu enää kirjanpidolta aikaa.

– Aiemmin virheet päätyivät usein kirjanpitoon asti, ja niiden purkaminen oli työlästä. Nyt laskut on helppo korjata ja ne voidaan tarvittaessa palauttaa tekijälle täydennettäväksi. Tämä säästää huomattavasti aikaa, Pihko huomauttaa.

Automaattisesti päivittyvät tiedot vähensivät tarkistuskierroksia

Samalla kun järjestelmää on kehitetty Visman puolelta, myös pääkäyttäjien taidot ovat karttuneet ja M2 on saatu entistä vahvemmin mukaan yrityksen arkeen. Metsävaaran mukaan lähtötilanne oli hyvin erilainen.

– Aluksi M2 oli käytössä vain aktiivimatkustajilla. Sitten päätimme, että nyt kuittisirkus saa luvan loppua, ja syötimme sinne joka iikan. Nykyään järjestelmä onkin suorassa yhteydessä HR-järjestelmämme, eli aina kun meille tulee uusi työntekijä, hänen tietonsa uivat suoraan M2:een.

Automaattisesti päivittyvät tiedot tuovat helpotusta assistenttien arkeen.

– Meidän ei tarvitse enää olla varmistamassa, että onko tämä nyt se viimeisin versio, sillä henkilötiedot ja työehtosopimusten päivärahamuutokset kulkeutuvat järjestelmään automaattisesti.

Vismalta saatu tuki järjestelmän käytössä on ollut korvaamaton

Sekä Metsävaara että Pihko kiittelevät Vismalta saatua tukea käyttöönotossa ja matkan varrella. Koska Kuopion Energialla ei ollut aiemmin käytetty vastaavaa järjestelmää, ei sen parissa seilaaminen ole aina ollut vaivatonta.

– Välillä käyttöönotto tuntui työläältä, koska taidoissani oli paljon puutteita enkä yksinkertaisesti osannut kaikkea. Onneksi meillä oli tukena rautaisena ammattilaisena Visman konsultti Heli Vihtari, joka aina auttoi minut pois aallon pohjalta, Metsävaara naurahtaa.

Myös Pihko komppaa Vismalta saadun tuen merkitystä, erityisesti M2:n uuden käyttöliittymän yhteydessä kevättalvella 2017.

– Uuteen käyttöliittymään siirtyminen tuntui ylipäätään selkeältä. Tulorekisteri aiheutti pientä päänvaivaa, mutta näin se taisi olla koko Suomessa. Visman puolelta tarjottiin kuitenkin hyvin tukea ja saimme vastaukset hölmöihinkin kysymyksiin.

Metsävaara ja Pihko kertovat Kuopion Energian henkilöstön myötäilevän näitä ajatuksia.

– Ylipäätään Visma on ollut yhteistyökumppanina koko organisaation mielestä hyvä – kehittyvä ja turvallinen. Ikään kuin olkapää johon voi nojata. Hyvä yhteistyö on meille hirveän tärkeä asia ja se, että taustalla ovat ihmiset, jotka auttavat meitä tekemään parasta.

Kuopion Energialla haaveillaankin jo tulevaisuuden mahdollisuuksista M2:n kanssa.

– Ajatuksena olisi, että ensi vuonna ottaisimme mobiilisovelluksen käyttöön. Se helpottaisi kentällä matkustavia ihmisiä, kun he voisivat kirjata kuitit ja täyttää matkalaskut saman tien.

Haluatko lukea lisää matka- ja kuluhallintajärjestelmän käyttöönotosta? Lataa opas