Maailma muuttui – pysyinkö vauhdissa mukana?

Maailma kehittyy vauhdilla, uusia innovaatioita pulpahtaa ja tekemisessä pitää olla hyvä meininki hyvien tulosten saavuttamiseksi. Miten päästä tähän tilaan?

Vuorokaudessa on edelleen 24 tuntia, ja näiden arvokkaiden tuntien käyttö pitää osata suunnitella paremmin. Matkustamisen muuttuminen tuo itsessään tehokkuutta ajankäyttöön, kun aikaisemmin manuaalisesti hoidettuja prosesseja automatisoidaan. Käytännön esimerkkeinä ovat järjestelmien hyödyntäminen ja niiden tehokkaampi käyttäminen. Jos toimenpiteen suorittaminen vie 15 minuuttia, ja muutamalla automatisoinnilla toimenpiteen ajallinen säästö on 5 minuuttia, tarkoittaa tämä 500 henkilön organisaatiossa 2 500 minuutin säästöä toimenpidettä kohden.
Olettaen, että toimenpiteitä tehdään 5 000 kertaa vuodessa, tarkoittaa tämä 417 tunnin säästöä (25 000 minuuttia), joka itsessään on niin sanottua uutta aikaa, jota voidaan käyttää muuhun tekemiseen. Kun keskimääräisen palkka on 3 300 euroa/kk*, työnantajalle tästä syntyy n. 4 000 €/kk kustannus sivukuluineen. Keskimääräinen tuntihinta on tällöin 27 euroa ja minuuttihinta 0,45 euroa. Näin esimerkiksi 417 tunnin vuotuinen säästö olisi rahallisesti n. 11 300 euroa. Entäpä jos näitä säästettäviä toimenpiteitä onkin 10 tai 50? Laskennallinen rahallinen säästö pompahtaa 113 000 tai 565 000 euroon!

Matkustuksessa säästöjä voidaan saada melko helposti yhdistämällä eri järjestelmiä toistensa kanssa. Ajallinen säästö on huomattavasti enemmän kun 5 minuuttia manuaaliseen toimenpiteeseen verrattuna. Tietojen manuaalinen siirto järjestelmään automatisoinnin sijaan, manuaalinen sisäänkirjautuminen kertakirjautumisen sijaan tai matkan varaaminen itsepalveluportaalin kautta puhelimen sijaan. Kaikkia toimenpiteitä kannattaa katsoa ensin kokonaisuutena, ja sitten tarkastella mitä osa-alueita kannattaa automatisoida. Helpottamalla matkustajan matkustamiseen liittyviä toimintoja, kuten matkan suunnittelua ja varaamista, kulujen kirjaamista tai matkalaskun tekoa, saa organisaatio suoria ajallisia ja rahallisia säästöjä. Käyttömukavuutta saadaan tuomalla toimintoja älypuhelimeen, jota lähes jokainen meistä nykyjään räplää. Ideaalitilanteessa matkustajan ei tarvitse suunnitelman jälkeen tehdä muuta kuin tarkistaa, että kustannukset ovat oikeilla paikoilla ja lähettää lasku hyväksyttäväksi. Toki se itse matkakin pitää tehdä.
Hyväksyjän on helppo hahmottaa kokonaisuus ja hyväksyä kustannuksia mobiilisti. Seuraava askel on ottaa käyttöön automaattitarkistus, jolla automatisoidaan hyväksyntä, ja henkilön tarkistettavaksi jäävät vain ne hieman epäselvät tapaukset. Samaa ajattelumallia voidaan käyttää esimerkiksi kirjanpito-, palkanmaksu- ja ostolaskusovellusten yhteydessä. Automaatiolla saavutettava ajallinen säästö on merkittävä.

Automatisointiin kannattaa lähteä pienin askelin vaikkapa liittämällä eri järjestelmiä ja ajantasaistamalla niiden välisen tiedon siirtymistä. Näin parannat yrityksesi menestysmahdollisuuksia.

Lisää aiheesta Valtio Expossa 19.5.

 

Stefan TaurénStefan Taurén työskentelee Visma Enterprise Oy:ssä asiakkuusjohtajana

 

 

 

 

 

* Tilastokeskus, Kokonaisansiot ammatin ja sukupuolen mukaan, 2013

 

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: