Siirry sisältötekstiin

Pikaopas matkalaskuohjelmien vertailuun

Matkalaskuohjelmia verrataan tyypillisesti ominaisuuksien, hinnan ja käytettävyyden perusteella. Mutta mitä kaikkea näitä kolmea tarkastellessa kannattaa ottaa huomioon?

Matkalaskujärjestelmän valinta

Matkalaskuohjelmia verrataan tyypillisesti ominaisuuksien, hinnan ja käytettävyyden perusteella. Mutta mitä kaikkea näitä kolmea tarkastellessa kannattaa ottaa huomioon?

Apua matkalaskuohjelmien vertailuun: hinta, ominaisuudet ja käytettävyys

Matkalaskujärjestelmiä, kuten järjestelmiä yleensäkin, vertaillaan tyypillisesti ominaisuuksilla, hinnalla ja käytettävyydellä.

Mutta mille seikoille kannattaa antaa eniten painoarvoa?

Tarkista tästä tekstistä, millaisia asioita matkalaskuohjelmien vertailussa kannattaa huomioida, ja mitkä ominaisuudet ovat oikeasti yrityksellesi hyödyllisiä nyt ja tulevaisuudessa.

Näin kartoitat ominaisuudet, joita oikeasti tarvitset
Näin löydät käytettävyydeltään ja visuaalisuudeltaan toimivan järjestelmän
Mitä hintavertailussa kannattaa ottaa huomioon?

Matkalaskujärjestelmien moninaiset ominaisuudet – kartoita mitä oikeasti tarvitset

Rakenteinen sähköinen kuitti eli eKuitti

Rakenteinen sähköinen kuitti perustuu dataan, ei esimerkiksi kuvaan kuitista. Kun käytät yrityksesi luottokorttia, kuitissa olevat tiedot siirtyvät suoraan kululaskujärjestelmään, joka puolestaan  antaa käyttäjälle kuittidatan valmiiksi pilkottuna rivitason tietoihin saakka. Parhaimmillaan jopa kululajit ovat valmiina paikoillaan. Manuaalinen käsin tiliöinti poistuu ja käyttäjä pelkästään tarkastaa ja hyväksyy valmiin tiliöinnin. Tällaisessa järjestelmässä ajallinen säästö on noin 14-15 minuuttia per kuitti, kun huomioidaan kaikki tahot jotka kuittia käsittelevät.

Ekuitti mahdollistaa tulevaisuudessa pitkälle viedyn automaation kulu- ja matkalaskujen teossa. Rakenteellisissa sähköisissä kuiteissa voi olla kaikki tiliöinnin näkökulmasta tarpeellinen data ja paljon muuta, kuten taksimatkan pituus, reitti, taksin numero ja rekisterinumero, hotellin tiedot ja jopa yöpyjien nimet. Sähköiseen kuittiin perustuva järjestelmä voi kuun lopussa koota automaattisesti käyttäjän kaikki kuukauden kulut yhteen ja tehdä niiden perusteella valmiin matkalaskuehdotuksen tarkastusta varten.  Käyttäjän tarvitsee ehkä vain lisätä selite tai pari ja lähettää hyväksyttäväksi.  

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Kaikille organisaatioille joissa henkilöille syntyy useampia kuluja ja/tai matkoja kuukaudessa.

Automaattinen päivärahalaskenta

Syötä matkan ajankohta kellonaikoineen ja merkkaa mukaan työnantajan kustantamat ateriat. Ohjelmisto laskee näiden pohjalta automaattisesti, kuinka paljon päivärahaa työntekijälle tulee maksaa. Näin päivärahalaskelmaa ei tarvitse tehdä itse ja sen saa kätevästi liitettyä osaksi matkalaskua.

Huom! Mikäli teillä sovelletaan työehtosopimusta, jossa päiväraha lasketaan poikkeavasti, kannattaa varmistaa että matkalaskuohjelma kykenee huomioimaan kyseisen TESsin poikkeamat laskelmissaan.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Kaikille organisaatioille joissa matkustetaan ja maksetaan päivärahaa.

Tiliöinti tai kustannuskohdistus

Merkkaa matka- ja kululaskut suoraan halutuille kustannuspaikoille, kuten tietyille asiakkuuksille tai projekteille. Laskut putoavat kirjanpidossa suoraan haluttuihin projekteihin, eikä kenenkään kirjanpidon ulkopuolella tarvitse vaivata päätään sillä, minkä kohdan alle lasku kuuluu.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa halutaan seurata projektikohtaisia kuluja tai jossa matkakulut laskutetaan suoraan asiakkaalta.

Luottokorttikulujen käsittely

Käsittele luottokorttiostoja järjestelmässä ja kohdistaa niistä aiheutuneet kulut suoraan tietylle matkalaskulle. Näin voit hoitaa matka- ja kululaskut yhdessä järjestelmässä.

Tulevaisuudessa luottokorttioston tieto tulee heti suoraan mobiiliin integraatioiden kautta. Heti kun käyttäjä höylää yrityksen korttia, luottokorttiyhtiön rajapinta laittaa tiedon yritykselle, jonka järjestelmä siirtää sen heti käytäjälle. Järjestelmä pyytää käyttäjää heti ottamaan kuvan kuitista, lukee siitä tiedot ja ottaa siitä valmiiksi tiedot käyttäjälle tiliöintiä varten. 

Yrityksissä kannattaisikin miettiä luottokorttien määrien lisäämistä. Toistaiseksi yrityksissä on luottokorttien käyttäjiä vähän, mutta firman kortilla on selvät edut. Luottokorteista saatava sähköinen kuitti nopeuttaa tiliöintiä ja siten talousyksikön elämää. 

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatille jossa syntyy kululaskuja ja jossa on yritysluottokortteja käytössä.

Automaattinen kilometrilaskenta

Kilometrikorvauksia kirjatessa mukana täytyy olla tarkka kilometrimäärä. Automaattisessa kilometrilaskennassa et joudu laskemaan niitä itse, vaan voit painaa matkan alussa laskurin päälle ja määränpäähän saapuessa pois. Ohjelma laskee kuljetun kilometrimäärän ja siitä syntyvät korvaukset automaattisesti osaksi matkalaskua.

Seuraava askel kilometrilaskennassa on se, ettei sinun enää tarvitse edes itse laittaa seurantaa päälle. Seuranta on mahdollista automatisoida niin, että se menee automaattisesti päälle ajon alkaessa ja pois päältä kun lopetat ajon. Järjestelmä kokoaa ajot yhteen ja pyytää poistamaan esim. mobiilisovelluksella henkilökohtaiset ajot ja lähettämään työajot suoraan järjestelmään.  

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa työntekijöille maksetaan kilometrikorvauksia.

Laskun hyväksyntä ja sähköinen kierrätys

Sähköisessä kierrätyksessä matkalasku kulkee automaattisesti eteenpäin hyväksyntäketjussa seuraavalle henkilölle sen jälkeen, kun edellinen on kuitannut oman osuutensa. Lasku myös palaa takaisin ketjussa, mikäli siinä huomataan puutteita.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Jokaiselle matka- ja kululaskuja tekevälle organisaatiolle jossa laskua käsitellään porrastetusti (esimerkiksi työntekijä – esimies – taloushallinto)

Asiatarkastuksen automatisointi

Laskun hyväksyntää ja sähköistä kierrätystä voidaan myös helpottaa automaation avulla. Esimerkiksi kun käyttäjä lähettää matkalaskut hyväksyttäväksi, järjestelmä käy kaikki kuitit – sekä paperiset että sähköiset – läpi ja jos huomaa tiedoissa puutteita, ei lähetä sitä eteenpäin ennen kuin käyttäjä on korjannut puutteelliset tiedot. Tällainen järjestelmä estää käyttäjää lähettämästä virheellistä ja puutteellista dataa, jolloin asiatarkastajan aikaa säästyy. 

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Hyvä ominaisuus kaikille yrityksille

Tulorekisterisiirto

Siirrä tieto maksetuista ansiotuloista suoraan tulorekisteriin. Tämä on kätevä ominaisuus, sillä laki vaatii että työnantajien täytyy ilmoittaa tiedot kaikista maksetuista ansiotuloista viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Hyvä ominaisuus kaikille yrityksille. On nykypäivää, että järjestelmästä lähetetään tarvittavat tiedot suoraan sinne, missä ne vaaditaan

Raportointi

Raportoinnin tarpeet riippuvat täysin siitä mitä organisaatiossa halutaan mitata. Matkalaskujärjestelmästä on mahdollista saada hyödyllistä dataa esimerkiksi johtoryhmää varten, seuraavan vuoden budjettiin ja niin edelleen. Mieti siis mitä sinun organisaatiossasi mitataan, millaisia lukuja tarvitset tähän ja onko ne mahdollista poimia suoraan matkalaskujärjestelmästä.

Hyvään nykyaikaiseen järjestelmään kuuluu myös se, että raportit ovat monipuolisesti haettavissa, saatavissa ja muokattavissa. On tärkeää, että pohjat voi tehdä itse ja jakaa pohjat tiettyjen ihmisten kanssa.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa mittaaminen ja ennustaminen on tärkeää tai jossa halutaan selvittää paljonko rahaa matkustamiseen uppoaa.

Matkasuunnitelman tekeminen

Matkasuunnitelmia voi hyödyntää oikeastaan kahteen eri tarkoitukseen 1) matkakulujen arviointiin ja 2) matkojen hyväksyttämiseen etukäteen. Järjestelmään syötetään matkan tiedot ja kulut mahdollisimman tarkasti, jolloin saadaan selville matkan kokonaiskustannukset. Järjestelmä laskee myös päivärahat annettujen tietojen perusteella osaksi arvioituja kustannuksia. jälkeen voit laittaa suunnitelman esihenkilölle hyväksyttäväksi. Matkan toteutuessa voit käyttää suunnitelmaa varsinaisen matkalaskun pohjana.

Entistä enemmän yrityksissä halutaan arvioida matkojen hyödyllisyyttä etukäteen. Mutta hyödyllisyyttä on vaikea arvioida, jos matkakulut ja tarkoitus ei ole tiedossa. 

Tulevaisuudessa matkasuunnitelmaa voisi yrityksissä käyttää arvioimaan matkan henkistä ja fyysistä kuormitusta työntekijälle ja vaikka matkan hiilijalanjälkeä. 

Jos esimies esimerkiksi näkee, että käyttäjä on matkustanut 3 kuukauden aikana esim. 30 vuorokautta ja niistä on tullut 150 tuntia aikaeroa, esimies voi arvioida seuraavan matkan henkisen ja fyysisen kuormituksen olevan liikaa. Tai jos yrityksessä on käytössä hiilijalanjäljen seuranta, sitä tarkastelemalla voidaan arvioida, että matkan rasittavuus luonnolle on liian suuri.

Tuotto-panos -suhteen arviointi tulee olemaan jatkossa hyvin oleellinen osa arvioitaessa matkustamisen mielekkyyttä ja kustannuksia. Panos ei aina ole pelkkiä euroja, vaan siinä täytyy huomioida myös työntekijöiden jaksaminen ja hyvinvointi. 

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Erityisesti organisaatiolle jossa matkat ja kulut täytyy hyväksyttää etukäteen (esimerkiksi kunnilla, kaupungeilla ja valtiolla). Lisäksi ominaisuus sopii organisaatiolle, jossa tehdään toistuvasti isompia matkoja esimerkiksi ulkomaille tai koulutuksiin.

Hiilijalanjäljen laskenta 

Tulevaisuudessa vastuullinen huomioiminen matkustamisessa nousee tärkeään asemaan. Sen tukemiseksi järjestelmien on pystyttävä tuottamaan tietoa siitä, miten vihreää yrityksen matkat ja matkalasku ovat. Tämä voi näkyä muun muassa vastuullisempien hotellien valinnassa. Monet hotellit laskevat jo nyt kuinka iso heillä vietetyn yön hiilijalanjäki on. Tämän tiedon he voivat tuottaa esim. rakenteisessa sähköisenkuitindatassa, jolloin se voidaan saadan näkyviin myös matkalaskujärjestelmässä ja välittää sieltä eteenpäin erillisiin hiilijalanjäljenlaskentapalveluihin. 

Kun tähän vielä yhdistetään kaikki yrityksen ostolaskut siivouksesta sähköön, saadaan hyvä kuva yrityksen vihreydestä.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Kaikille vastuullisille yrityksille

Verollisten korvausten maksaminen

Päiväraha- ja kilometrikorvauksista maksettavat korvaukset ovat lähtökohtaisesti verottomia. Siksi monissa matkalaskujärjestelmissä on mahdollista käsitellä vain verottomia korvauksia. Joissain järjestelmissä on kuitenkin mahdollista käsitellä myös verollisia korvauksia, kuten kokouspalkkioita.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Erityisesti liitoille ja yhdistyksille joissa maksetaan kokouspalkkioita, mutta toki myös muille organisaatioille joissa verollisten korvausten maksaminen on oleellista.

Automatisoidut ajastukset

Ajastusten avulla automatisoit eri tapahtumia tietyille päiville tai ajankohdille. Voit esimerkiksi ajastaa laskut lähtemään maksatukseen ja kirjanpitoon joka kuun lopussa. Voit myös mm. asettaa henkilötiedot päivittymään matkalaskujärjestelmään automaattisesti ja varmistaa että valuuttakurssit päivittyvät järjestelmään tasaisin väliajoin.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa halutaan automatisoida prosessit mahdollisimman pitkälle.

Henkilöstötietojen hallinta

Henkilöstötiedot ovat oleellinen osa toimivaa matkalaskujärjestelmää. Osassa järjestelmistä näitä voi säilyttää suoraan, kun taas osaan järjestelmistä on mahdollista integroida tiedot henkilöstöhallinnon järjestelmästä.

Tyypillisesti ensimmäinen vaihtoehto ei ole suoranaisesti matkalaskujärjestelmä, vaan useamman järjestelmän kokonaisuus, joissa voi hallita matkalaskujen ja henkilöstötietojen lisäksi esimerkiksi kirjanpitoa ja palkkoja.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Henkilökohtaisesti olen integraatioiden kannalla, sillä tiettyä tarkoitusta varten kehitetty järjestelmä vastaa yleensä monipuolisemmin käyttäjien tarpeisiin. Useista järjestelmäpalasista koostuva järjestelmä on tyypillisesti hieman suppeampi yksittäisiltä ominaisuuksilta, ja siksi se sopii yritykselle jossa ei tarvita niin monipuolisesti erilaisia matka- ja kuluhallinnan toiminnallisuuksia.
  • Tai vaihtoehtoisesti se sopii yritykselle, jossa ei ole vielä HR-järjestelmää tai aikomusta hankkia sellaista. (Tosin tässä välissä täytyy huomauttaa, että HR-järjestelmän hankkiminen on tänä päivänä yllättävän kevyt prosessi eli sitä ei kannata turhaan jännittää.)

Miten löytää käytettävyydeltään ja visuaalisuudeltaan toimiva järjestelmä?

Vaikka visuaalisuus onkin tärkeää, sillä ei ole merkitystä mikäli järjestelmää ei ole sujuva käyttää tai siitä puuttuu oleellisia toimintoja. Siksi suosittelen keskittymään järjestelmän käytettävyyteen eli siihen, kuinka helpoksi työntekijät kokevat sen käytön.

Moni työntekijöistä saattaa tehdä matka- ja kululaskuja vain kerran tai pari vuodessa, joten siksi kannattaa varmistaa, että järjestelmä on sen verran intuitiivinen ettei se aiheuta turhaa hikoilua.

Paras keino käytttävyyden kartoittamiseen on erilaisiin järjestelmiin tutustuminen. Käy siis läpi järjestelmien verkkodemot ja lue referenssit niin saat muodostettua kuvan siitä, millaista järjestelmän käyttö todellisuudessa on.

Mitä hintavertailussa kannattaa ottaa huomioon?

Ja viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä: hinta.

Nostin tämän esiin viimeisenä, koska usein matkalaskujärjestelmien vertailussa huomataan, että jos ominaisuudet järjestelmissä ovat samat, myös hinnat liikkuvat samassa luokassa. Siksi suosittelen ensiksi määrittämään tarvittavat ominaisuudet ja sitten vasta pyytämään hintalappua nähtäville.

Se mikä hintavertailussa kuitenkin kannattaa ottaa huomioon on hinnoittelumalli. Eli se, onko organisaatiollesi fiksumpaa ottaa järjestelmä, jonka kuukausimaksu pohjautuu joko henkilö- vai transaktiomäärään?

Henkilöpohjaisessa hinnoittelussa maksat tyypillisesti käyttäjien määrään pohjautuvaa kuukausilaskua. Eli jos yrityksessäsi on 40 matka- ja kululaskua tekevää työntekijää ja järjestelmä maksaa 8 euroa per käyttäjä, loppusummaksi jää 320 euroa kuukaudessa.

Transaktiopohjaisessa hinnoittelussa puolestaan maksat käytöstä kulu- ja matkalaskumääriin pohjautuen. Transaktiopohjaisessa hinnoittelussaon se etu, että mikäli osa työntekijöistä tekee laskuja vain satunnaisesti, ei heistä tarvitse maksaa kiinteää kulua kuukausittain. Hinnoittelumalli voi olla esimerkiksi sellainen, että maksat 800 vuosittaisesta kulu- ja matkalaskusta 300€/kk.

M2:sta löydät kaikki tärkeimmät ominaisuudet aina transaktiopohjaista hinnoittelua myöten. Lue lisää M2:n hyödyistä täältä!

Suosituimmat