Apua matkalaskuohjelmien vertailuun

Apua matkalaskuohjelmien vertailuun: hinta, ominaisuudet ja käytettävyys

Matkalaskujärjestelmiä, kuten järjestelmiä yleensäkin, vertaillaan tyypillisesti ominaisuuksilla, hinnalla ja käytettävyydellä.

Mutta mille seikoille kannattaa antaa eniten painoarvoa?

Tarkista tästä tekstistä, millaisia asioita matkalaskuohjelmien vertailussa kannattaa huomioida, ja mitkä ominaisuudet ovat oikeasti yrityksellesi hyödyllisiä.

Näin kartoitat ominaisuudet, joita oikeasti tarvitset
Näin löydät käytettävyydeltään ja visuaalisuudeltaan toimivan järjestelmän
Mitä hintavertailussa kannattaa ottaa huomioon?

Matkalaskujärjestelmien moninaiset ominaisuudet – kartoita mitä oikeasti tarvitset

Automaattinen päivärahalaskenta

Syötä matkan ajankohta kellonaikoineen ja merkkaa mukaan työnantajan kustantamat ateriat. Ohjelmisto laskee näiden pohjalta automaattisesti, kuinka paljon päivärahaa työntekijälle tulee maksaa. Näin päivärahalaskelmaa ei tarvitse tehdä itse ja sen saa kätevästi liitettyä osaksi matkalaskua.

Huom! Mikäli teillä sovelletaan työehtosopimusta, jossa päiväraha lasketaan poikkeavasti, kannattaa varmistaa että matkalaskuohjelma kykenee huomioimaan kyseisen TESsin poikkeamat laskelmissaan.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Kaikille organisaatioille joissa matkustetaan ja maksetaan päivärahaa.

Tiliöinti tai kustannuskohdistus

Merkkaa matka- ja kululaskut suoraan halutuille kustannuspaikoille, kuten tietyille asiakkuuksille tai projekteille. Laskut putoavat kirjanpidossa suoraan haluttuihin projekteihin, eikä kenenkään kirjanpidon ulkopuolella tarvitse vaivata päätään sillä, minkä kohdan alle lasku kuuluu.
Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa halutaan seurata projektikohtaisia kuluja tai jossa matkakulut laskutetaan suoraan asiakkaalta.

Luottokorttikulujen käsittely

Käsittele luottokorttiostoja järjestelmässä ja kohdistaa niistä aiheutuneet kulut suoraan tietylle matkalaskulle. Näin voit hoitaa matka- ja kululaskut yhdessä järjestelmässä.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatille jossa syntyy kululaskuja ja jossa on yritysluottokortteja käytössä.

Automaattinen kilometrilaskenta

Kilometrikorvauksia kirjatessa mukana täytyy olla tarkka kilometrimäärä. Automaattisessa kilometrilaskennassa et joudu laskemaan niitä itse, vaan voit painaa matkan alussa laskurin päälle ja määränpäähän saapuessa pois. Ohjelma laskee kuljetun kilometrimäärän ja siitä syntyvät korvaukset automaattisesti osaksi matkalaskua.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa työntekijöille maksetaan kilometrikorvauksia.

Laskun hyväksyntä ja sähköinen kierrätys

Sähköisessä kierrätyksessä matkalasku kulkee automaattisesti eteenpäin hyväksyntäketjussa seuraavalle henkilölle sen jälkeen, kun edellinen on kuitannut oman osuutensa. Lasku myös palaa takaisin ketjussa, mikäli siinä huomataan puutteita.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Jokaiselle matka- ja kululaskuja tekevälle organisaatiolle jossa laskua käsitellään porrastetusti (esimerkiksi työntekijä – esimies – taloushallinto)

Tulorekisterisiirto

Siirrä tieto maksetuista ansiotuloista suoraan tulorekisteriin. Tämä on kätevä ominaisuus, sillä laki vaatii että työnantajien täytyy ilmoittaa tiedot kaikista maksetuista ansiotuloista viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Hyvä ominaisuus kaikille yrityksille, mutta nyrkkisääntönä vähänkään isommilla yrityksillä olisi hyvä olla suora yhteys tulorekisteriin.

Raportointi

Raportoinnin tarpeet riippuvat täysin siitä mitä organisaatiossa halutaan mitata. Matkalaskujärjestelmästä on mahdollista saada hyödyllistä dataa esimerkiksi johtoryhmää varten, seuraavan vuoden budjettiin ja niin edelleen. Mieti siis mitä sinun organisaatiossasi mitataan, millaisia lukuja tarvitset tähän ja onko ne mahdollista poimia suoraan matkalaskujärjestelmästä.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa mittaaminen ja ennustaminen on tärkeää tai jossa halutaan selvittää paljonko rahaa matkustamiseen uppoaa.

Matkasuunnitelman tekeminen

Matkasuunnitelmia voi hyödyntää oikeastaan kahteen eri tarkoitukseen 1) matkakulujen arviointiin ja 2) matkojen hyväksyttämiseen etukäteen. Järjestelmään syötetään matkan tiedot mahdollisimman tarkasti, jonka jälkeen järjestelmä laskee paljonko reissu kustantaisi.

Voit esimerkiksi arvioida matkan keston ja matkakulut alustavasti, jonka jälkeen järjestelmä laskee ne ja muut kulut (kuten päiväraha ja kilometrikorvaukset) yhteen. Sen jälkeen voit laittaa suunnitelman esihenkilölle hyväksyttäväksi. Matkan toteutuessa voit käyttää suunnitelmaa varsinaisen matkalaskun pohjana.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Erityisesti organisaatiolle jossa matkat ja kulut täytyy hyväksyttää etukäteen (esimerkiksi kunnilla, kaupungeilla ja valtiolla). Lisäksi ominaisuus sopii organisaatiolle, jossa tehdään toistuvasti isompia matkoja esimerkiksi ulkomaille tai koulutuksiin.

Verollisten korvausten maksaminen

Päiväraha- ja kilometrikorvauksista maksettavat korvaukset ovat lähtökohtaisesti verottomia. Siksi monissa matkalaskujärjestelmissä on mahdollista käsitellä vain verottomia korvauksia. Joissain järjestelmissä on kuitenkin mahdollista käsitellä myös verollisia korvauksia, kuten kokouspalkkioita.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Erityisesti liitoille ja yhdistyksille joissa maksetaan kokouspalkkioita, mutta toki myös muille organisaatioille joissa verollisten korvausten maksaminen on oleellista.

Automatisoidut ajastukset

Ajastusten avulla automatisoit eri tapahtumia tietyille päiville tai ajankohdille. Voit esimerkiksi ajastaa laskut lähtemään maksatukseen ja kirjanpitoon joka kuun lopussa. Voit myös mm. asettaa henkilötiedot päivittymään matkalaskujärjestelmään automaattisesti ja varmistaa että valuuttakurssit päivittyvät järjestelmään tasaisin väliajoin.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Organisaatiolle jossa halutaan automatisoida prosessit mahdollisimman pitkälle.

Henkilöstötietojen hallinta

Henkilöstötiedot ovat oleellinen osa toimivaa matkalaskujärjestelmää. Osassa järjestelmistä näitä voi säilyttää suoraan, kun taas osaan järjestelmistä on mahdollista integroida tiedot henkilöstöhallinnon järjestelmästä.

Tyypillisesti ensimmäinen vaihtoehto ei ole suoranaisesti matkalaskujärjestelmä, vaan useamman järjestelmän kokonaisuus, joissa voi hallita matkalaskujen ja henkilöstötietojen lisäksi esimerkiksi kirjanpitoa ja palkkoja.

Millaiselle organisaatiolle ominaisuus on tärkeä?

  • Henkilökohtaisesti olen integraatioiden kannalla, sillä tiettyä tarkoitusta varten kehitetty järjestelmä vastaa yleensä monipuolisemmin käyttäjien tarpeisiin. Useista järjestelmäpalasista koostuva järjestelmä on tyypillisesti hieman suppeampi yksittäisiltä ominaisuuksilta, ja siksi se sopii yritykselle jossa ei tarvita niin monipuolisesti erilaisia matka- ja kuluhallinnan toiminnallisuuksia.
  • Tai vaihtoehtoisesti se sopii yritykselle, jossa ei ole vielä HR-järjestelmää tai aikomusta hankkia sellaista. (Tosin tässä välissä täytyy huomauttaa, että HR-järjestelmän hankkiminen on tänä päivänä yllättävän kevyt prosessi eli sitä ei kannata turhaan jännittää.)

Miten löytää käytettävyydeltään ja visuaalisuudeltaan toimiva järjestelmä?

Vaikka visuaalisuus onkin tärkeää, sillä ei ole merkitystä mikäli järjestelmää ei ole sujuva käyttää tai siitä puuttuu oleellisia toimintoja. Siksi suosittelen keskittymään järjestelmän käytettävyyteen eli siihen, kuinka helpoksi työntekijät kokevat sen käytön.

Moni työntekijöistä saattaa tehdä matka- ja kululaskuja vain kerran tai pari vuodessa, joten siksi kannattaa varmistaa, että järjestelmä on sen verran intuitiivinen ettei se aiheuta turhaa hikoilua.

Paras keino käytttävyyden kartoittamiseen on erilaisiin järjestelmiin tutustuminen. Käy siis läpi järjestelmien verkkodemot ja lue referenssit niin saat muodostettua kuvan siitä, millaista järjestelmän käyttö todellisuudessa on.

Mitä hintavertailussa kannattaa ottaa huomioon?

Ja viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä: hinta.

Nostin tämän esiin viimeisenä, koska usein matkalaskujärjestelmien vertailussa huomataan, että jos ominaisuudet järjestelmissä ovat samat, myös hinnat liikkuvat samassa luokassa. Siksi suosittelen ensiksi määrittämään tarvittavat ominaisuudet ja sitten vasta pyytämään hintalappua nähtäville.

Se mikä hintavertailussa kuitenkin kannattaa ottaa huomioon on hinnoittelumalli. Eli se, onko organisaatiollesi fiksumpaa ottaa järjestelmä kiinteällä kuukausilaskutuksella, vai transaktiopohjaisella laskutuksella.

Kiinteässä hinnoittelussa maksat tyypillisesti käyttäjien määrään pohjautuvaa kuukausilaskua. Eli jos yrityksessäsi on 40 matka- ja kululaskua tekevää työntekijää ja järjestelmä maksaa 8 euroa per käyttäjä, loppusummaksi jää 320 euroa kuukaudessa.

Transaktiopohjaisessa hinnoittelussa puolestaan maksat hyväksytyistä matka- ja kululaskuista, esimerkiksi 5,90 € per lasku. Tyypillisesti yhdellä laskulla voi olla monta eri matkaa ja rajaton määrä kuluja. Jos siis yhdeltä työntekijältä syntyy kuukauden sisällä 40 matka- ja kululaskua, voi ne kaikki hyväksyttää yhdellä laskulla jolloin laskun loppusummaksi jää edelleen tuo 5,90 €. Jos hyödynnät laskujen niputtamista jokaisen 40 työntekijän kohdalla, loppusummaksi jää 236 euroa kuukaudessa.

Kuten sanottu, ero ei ole suuri. Transaktiopohjaisessa hinnoittelussa tosin on se etu, että mikäli osa työntekijöistä tekee laskuja vain muutaman kuukauden välein tai satunnaisesti, ei heistä mene siltä ajalta kiinteää kulua. Tai mikäli koko organisaatio on lomalla heinäkuun ajan ja laskuja ei synny, ei myöskään järjestelmästä tarvitse maksaa silloin mitään.

M2:sta löydät kaikki tärkeimmät ominaisuudet aina transaktiopohjaista hinnoittelua myöten. Katso M2:n ominaisuudet ja tuorein tarjouksemme täältä!

0