Useilla yrityksillä on kotisivut, joissa asiakkaat pääsevät tutustumaan yrityksen tarjontaan. Sieltä selviää mitä yritys tarjoaa, aukioloajat, viikon tarjoukset ja ajankohtaiset uutiset. Yritys, jolla on tämän lisäksi käytössä ajanvarausjärjestelmä, pystyy samassa hetkessä myymään asiakkaalle myös ajan ja palvelun. Tänä päivänä asiakkaat haluavat palvelua vuorokauden ympäri, vuoden jokaisena päivänä. Sinun ei tarvitse päivystää puhelimesi kanssa, kun annat asiakkaidesi varata ajan itsenäisesti heille sopivana hetkenä. Asiakkaasi odottavat samaa ensiluokkaista palvelua verkossa, kuin mitä he saavat liikkeestäsi. Teillä on yhteinen, sama päämäärä asiakkaasi kanssa: saada asia hoidettua nopeasti ja vaivattomasti.
Ajanvarausjärjestelmän tuomia etuja ja hyötyjä niin pienelle kuin suurelle yritykselle
1) Asiakkaiden palvelu 24/7: Löydä uusia asiakkaita samalla, kun palvelet nykyistä asiakastasi. Palvelet nykyisiä asiakkaitasi laadukkaammin, kun annat heidän tehdä seuraavan varauksen heille sopivana aikana. Tänä päivänä asiakkaat odottavat palvelua myös verkossa ja käyntiensä välissä. Yleinen argumentaatio ajanvarausjärjestelmiä vastaan on se, että minulla on vakioasiakaskunta. Myös vakioasiakkaat toivovat palveluvalikoiman kehitystä ja helppoutta asiakassuhteen ylläpitämiseen sekä uuden ajan varaamiseen.
2) Asiakastyytyväisyys: Tiesitkö, että puhelimeen vastaaminen kesken asiakastyön saa nykyisen asiakkaan usein tyytymättömäksi? Asiakkaan ajatus “minä maksan ajastani, miksi käytät sen muuhun?” saa ainakin allekirjoittaneen harmistumaan, kun oma palvelutilanne keskeytyy. Meillä oli juuri keskustelu kesken ja puhelimen pirinä keskeytti sen. Mikäli pidät puhelimen äänettömällä palvelun ajan, on soittava asiakas ehkä jo ehtinyt varaamaan ajan muualta, kun ei saanut sinua heti kiinni.
3) Nopeus: Asiakkaat ovat usein hyvin kiireisiä. Ajatuksena on hoitaa palvelun varaus tässä ja nyt, kesken kiireen hetkessä, jossa asia tuli mieleen. Palveluiden saatavuus ratkaisee kuka hänet asiakkaaksi saa.
4) Ajankäyttö: Jos puhelimesi soi päivässä 10 kertaa ja puhelun kesto on keskimäärin 3-5 minuuttia, tuntuu se kovin vähäiselle. Päivätasolla se vie sinulta reilu puoli tuntia, viikkotasolla puhumme jo yli kolmesta tunnista. Kuukausitasolla se on yli 13 tuntia, mikä vastaa lähes kahta työpäivää. Paljon menetettyä laskutusta ja/tai omaa vapaa-aikaa. Jos työpäiväsi ovat täynnä ja mietit mistä saada lisää tehokkuutta päiviisi, anna asiakkaan tehdä ajanvaraukset puolestasi verkossa.
5) Ajanvarauksen sujuvuus: Puhelimeen vastaaminen on työlästä ja keskeyttää sen, mitä olit juuri tekemässä. Soittava asiakas pyytää aikaa mitä sinulla ei ole vapaana, asiakas ei näe aikatauluasi ja sinä et näe asiakkaan kalenteria. Verkossa asiakas pystyy varaamaan ajan rauhassa omaan kalenteriinsa peilaten.
6) Myy enemmän: Ajanvarausjärjestelmä on parhaimmillaan paljon enemmän kuin ajanvarausjärjestelmä. Järjestelmä auttaa markkinoinnissa, tuo uusia asiakkaita, tekee heistä vakituisia ja muistuttaa vanhoja asiakkaita varaamaan ajan uudelleen. Ajanvarausjärjestelmä voi tukea tätä mm. ryhmäsähköpostein tai automaattisin tekstiviestimuistutuksin. Ajanvarausjärjestelmä kerryttää samalla asiakasrekisteriä, jota voi hyödyntää markkinoinnissa ja lisämyynnissä. Järjestelmän markkinointitoiminnosta pystyt lähettämään valitsemillesi asiakkaille viikon ja kuukauden tarjoukset, tiedottaa ajankohtaisista asioista sekä uusista palveluista, lähettää tervehdyksiä, jne.. Syventämällä asiakassuhdetta ja muistuttamalla itsestäsi pystyt kasvattamaan myyntiä sekä kehittämään liiketoimintaasi.
Terhi Karasjärvi, KTM
Kirjoittaja on DigitalBooker Finland Oy:n hallituksen jäsen. DigitalBookerissa tehdään päivittäin yli 5000 ajanvarausta ja on tehty yli 5,7 miljoonaa ajanvarausta.