99 % hoitaa allekirjoitukset paperilla – mitään järkeä siinä ei ole

Kun alaisesi allekirjoittaa paperisen sopimuksen, 20 euron seteli saa siivet. Se lentää pois yrityksesi tuloslaskelman alariviltä.

Suomella pyyhkii palveluiden digitalisaatiossa varsin hyvin. Silti meillä on yksi pimeä kulma, jonne yllättävän harva osaa katsoa: valtaosa allekirjoituksista tehdään yhä perinteisesti paperille.

Paperisen allekirjoituksen suosiota puoltaa tasan yksi syy: tottumus. Se on valitettavan epäkäytännöllinen, kallis ja myös turvaton tapa.

Eräs suuri asiakasyrityksemme laski, että paperisesti allekirjoitetun sopimuksen pyörittämiseen ja arkistointiin kului keskimäärin 20 euroa. Sen sijaan sähköisen allekirjoituksen kappalehinta on reilu euro. Näin ollen yritys voi helposti säästää yli 90 prosenttia, mikä voi tehdä miljoonia euroja vuodessa.

Esimerkiksi Helsingissä assistentit hakevat allekirjoituksia sopimuksiin jopa taksilla. Tällöin yhden allekirjoituksen hinta nousee kevyesti sadan euron tuntumaan.

Yritys voi helposti säästää sähköisellä allekirjoittamisella yli 90
prosenttia, mikä voi tehdä miljoonia euroja vuodessa.

Sähköinen allekirjoittaminen on Suomessa vielä lapsenkengissä. Kunnon loikkaa alettiin ottaa vasta 2016, kun säätely vakiinnutti sähköisen allekirjoituksen asemaa ja pelisääntöjä. Suomessa sähköinen allekirjoitus vaatii vahvan tunnistamisen, käytännössä verkkopankkitunnuksilla.

Silti arviomme mukaan noin 99 prosenttia sutaisee puumerkkinsä yhä paperille. Näitä lippusia ja lappusia postitellaan ja skannaillaan – jopa irrallisina allekirjoitussivuina.

Esimerkiksi kasvuyrityksille on tyypillistä, että rahoitusta kerätään useammalla kierroksella. Tällöin rahoittajia voi olla useita kymmeniä, jolloin kaikilta pitää erikseen kerätä allekirjoitukset. Usein juuri kasvuyritykset postittelevat eestaas tyhjiä allekirjoitussivuja, jotka vain liitetään varsinaiseen asiakirjaan.

Huonoin toimintatapa tämä on yritykselle itselleen, sillä juridisesti tämä ei ole pätevä tapa allekirjoittaa sopimuksia. Yrityksen hallituksen on syytä olla tarkkana, että allekirjoituksella
on varmasti arvoa myös oikeudessa.

Kauppakirja, jota Posti kuljetti viikon ja tuhat kilometriä

Yritysten lisäksi rahaa ja aikaa polttavat myös yksityiset ihmiset.

Suomessa on suuri joukko ihmisiä, jotka omistavat esimerkiksi metsäpalstan tai vuokrattavan kiinteistön toiselta paikkakunnalta. Jos palstalla tai kiinteistöllä on esimerkiksi neljä omistajaa, on vaikkapa metsänmyyntitilanteessa jokaiselta kerättävä allekirjoitus erikseen.

Paperisten allekirjoitusten hankkiminen on pahimmillaan melkoinen savotta. Ketjukirjeiden lähettely viivästyttää kauppoja viikkoja, kun sopimus matkaa Postin kyydissä kaupungista toiseen.

Sen sijaan, että sopimus postitetaan paikkakunnalta toiselle, omistajat voisivat saada puhelimeensa pyynnön allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti – käytännössä postimaksun hinnalla.

Laki ei ole enää muutoksen tiellä. Nyt väylä moderneille, rahaa ja aikaa säästäville toimintatavoille on raivattava ihmisten mielissä.

Kokeile Visma Signia ilmaiseksi täällä: vismasign.fi