Uuden asian opettelu on aina stressaavaa, kun sen joutuu tekemään muun työn ohessa. Olet ehkä miettinyt verkkolaskutukseen siirtymistä, mutta työntänyt ajatuksen tulevaisuuteen ajatuksella “sitten joskus, kun on aikaa ja sopiva hetki”. Totuus on, että sitä sopivaa hetkeä ei välttämättä tule koskaan, ja aika opettelulle on vain raivattava, vaikka se ajatuksen tasolla ikävältä tuntuukin.
Alla 5 hyvää syytä siirtyä verkkolaskutukseen. Toivottavasti listamme saa sinut vakuuttuneeksi siitä, että opettelu kannattaa ja maksaa itsensä takaisin.
1. Uusi verkkolaskulaki
Valtio vastaanottaa 1.4.2020 alkaen vain verkkolaskuja ja niiden pitää uuden lain mukaisesti täyttää eurooppalaisen standardin ja julkishallinnon ohjeen vaatimukset. Kuulostaa hienolta ja sitä kautta kaukaiselta – koskeeko tämä tosiaan minua ja pientä tai keskisuurta yritystäni? Vastaus on kyllä – ja siksi uusi verkkolaskulaki on aivan listamme kärjessä.
Käytännössä 1.4.2020 jälkeen jokaisen suomalaisen yrityksen on kokoon tai toimialaan riippumatta pystyttävä toimittamaan pyynnöstä toiselle yritykselle lasku sähköisessä muodossa. Vapautuksen saavat vain erittäin pienet yritykset, joiden liikevaihto on alle 10 000 euroa vuodessa. Yritys voi siis vaatia toista yritystä lähettämään verkkolaskun, mikäli vastaanottaja kertoo vastaanottavansa vain verkkolaskuja. Sähköiseksi laskuksi ei tässä tapauksessa lasketa sähköpostitse lähetettyä laskua. Nyt on siis viimeinen hetki vaihtaa sähköiseen laskutusohjelmaan, jonka avulla saat lähetettyä ja vastaanotettua verkkolaskuja. Laskutusohjelman tulee tukea Kansallisista verkkolaskuformaateista uusimpia kuvauksia (Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0).
Hyvän laskutusohjelman opettelu ei vie kauaa. Kun teet siirtymän sähköiseen laskutukseen nyt, säästyt paineelta joka on pakkosiirtymisen edessä huhtikuussa.
Voit lukea lisää verkkolaskulaista tietopankistamme.
2. Osallistu ympäristön suojelemiseen
Verkkolaskutus on äärettömän helppo tapa osallistua ympäristötalkoisiin joka päivä. Finanssialan Keskusliiton (FKL) vuoden 2010 tutkimuksen mukaan verkkolaskutuksen hiilijalanjälki on vain 1 / 3 tavalliseen laskuun verrattuna. Vuodessa olet tehnyt jo pienen ympäristöteon ihan huomaamattasi!
3. Säästät aikaa (ja hermojasi)
Pienyrittäjän arki on hektistä. Onko todella järkevää kävellä tai ajella lähimmälle postilaatikolle (jotka vaikuttavat harvenevan joka vuosi), kun vaihtoehtona on lähettää napin painalluksella lasku vaikka toiselle puolelle maailmaa? Olet myös reilu yhteistyökumppani, joka säästää omaa ja vastaanottajan aikaa. Verkkolaskut saapuvat suoraan vastaanottajan koneelle, kun taas paperimuotoiset pitää erikseen näpytellä vastaanottajan järjestelmään.
4. Säästät rahaa
Niin ja ne kustannukset. Ajatellaan, että lähetät laskuja 10 kpl joka viikko. Tässä pieni laskelma, joka konkretisoi rahan ja ajan säästöä:
Lasku postitse lähetettynä, itse postitettuna:
Aikaa kuluu keskimäärin 3 minuuttia/lasku:
1,60€/kpl, sisältäen kuoret ja postimerkit.
Yhteensä 768€/vuosi tai 1440 minuuttia työaikaa.
Verrataan verkkolaskun lähetykseen sähköisestä laskutusohjelmasta, esimerkiksi Visma ePasselista:
Aikaa kuluu keskimäärin 0,5 minuuttia/lasku:
0,49€/kpl. Yhteensä 235,2€/vuosi tai 240 minuuttia työaikaa
Työajan säästö on siis noin 20 tuntia ja noin 530 euroa vuodessa. Tähän päälle voitaisiin tietenkin vielä laskea menetetty työaika tai vaikkapa bensakulut postilaatikolle ajamisesta.
5. Verkkolaskutus nopeuttaa kassavirtaa
Kun lähetät asiakkaallesi paperilaskun, saattaa se kadota matkalla vastaanottajalle tai päätyä vahingossa paperipinon alimmaiseksi. Saapuneen verkkolaskun käsittely on vastaanottajalle selkeästi nopeampaa ja helpompaa kuin paperilaskun. Tämä nopeuttaa myös ostolaskun kierrättämistä ja maksuprosessia. Ei siis ole ihme, että verkkolaskut maksetaan tutkitusti nopeammin ja varmemmin kuin perinteiset paperilaskut. Yrityksen kassavirran kannalta verkkolaskuihin siirtyminen voi olla tiukassa tilanteessa yksi yrityksen elintärkeistä päätöksistä.
Muista, että hyvällä laskutusohjelmalla verkkolaskutuksen aktivointi on helppoa ja nopeaa – ja apua saa aina tarvittaessa.
