Siirry sisältötekstiin

5 syytä hankkia moderni palkanlaskentaohjelma

Vieläkö sinun yrityksessäsi palkat lasketaan käsin? Käytätkö palkkaohjelmaa, joka ei vastaa tarpeisiisi? Joutuuko palkanlaskija etsimään palkkojen laskentaan tarvitsemiaan tietoja useista eri järjestelmistä tai paperilapuilta?

Manuaalisesti tehty palkanlaskenta vie palkanlaskijalta paljon aikaa ja suuren tietomäärän käsittelystä johtuen se on myös varsin virhealtista. Ellei palkanlaskennan ulkoistaminen ole yritykselle toimiva vaihtoehto, voi hyvä palkanlaskentaohjelma olla helpoin tapa välttää manuaalisesta palkanlaskennasta aiheutuvat ongelmat. 

1. Palkanlaskijan työaika hyödynnetään järkevämmin

Hyvin monissa yrityksissä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot ovat hajallaan eri tiedostoissa ja järjestelmissä. Pahimmillaan iso osa palkanlaskijan työajasta kuluukin siihen, että hän etsii tarvitsemiaan tietoja ensin yhdestä järjestelmästä ja tallentaa ne sen jälkeen johonkin toiseen järjestelmään. Hajallaan olevan tiedon hallinta täysin manuaalisesti tarkoittaa palkanlaskijalle yleensä moninkertaista ja virhealtista työtä.

Palkanlaskentaohjelman ansiosta työntekijöiden työaikaan ja palkkoihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla ja hallittavissa, jolloin palkanlaskennasta vastaavan henkilön tekemä manuaalinen työ vähentyy roimasti. Kun rutiinityö vähenee, myös palkanlaskijalle jää enemmän aikaa tuottavampaan ja mielekkäämpään tekemiseen.

2. Palkanlaskenta ei ole yhden ihmisen osaamisen takana   

Yrityksen kannalta ongelmaksi voi muodostua myös se, jos palkanlaskennan tiedot ovat vain yhden ihmisen osaamisen takana. Tällöin palkanlaskijasta tulee helposti korvaamaton, koska manuaalisesti tehdyt työvaiheet sekä tarvittavien tietojen tallennuspaikat ovat kertyneet hiljaiseksi tiedoksi palkanlaskijan omaan päähän.

Korvaamaton palkanlaskija on kuitenkin yritykselle riski. Yrityksen onkin syytä pyrkiä välttämään sellaista tilannetta, jossa palkanlaskijaa on mahdotonta tuurata esimerkiksi hänen sairastuessaan tai hänen vaihtaessaan työpaikkaa. Työntekijöiden palkat on kuitenkin aina pystyttävä maksamaan sovittuna aikana.

Palkanlaskentaohjelman käytön etuna on se, että tarvittavat tiedot ohjataan yhteen järjestelmään. Tällöin käsittely tapahtuu kuukaudesta toiseen järjestelmällisesti, jolloin esimerkiksi palkanlaskijan työtä on helpompi tuurata tai sitä voidaan sujuvammin opettaa uudelle työntekijälle.

Lue myös: Opas palkanlaskentaohjelman hankintaan

Lue maksuton opas

3. Palkkoihin liittyvien virheiden määrä vähenee palkanlaskentaohjelman myötä

Työntekijöiden kannalta on tärkeää, että palkat lasketaan aina voimassaolevien sääntöjen mukaisesti ja ne maksetaan ajallaan. Palkanmaksuun liittyvät virheet lähes poikkeuksetta aiheuttavat tyytymättömyyttä henkilöstön keskuudessa ja toistuessaan ne voivat johtaa myös työmotivaation lopahtamiseen.

Jos palkanlaskentaan tarvittavat tiedot kerätään manuaalisesti yksittäisistä Excel-tiedostoista, on hyvin todennäköistä, että jokin ylityötunti tai vaikkapa poissaolo- tai lomamerkintä jää vahingossa huomioimatta. Palkanlaskentaohjelman avulla tällaisista rutiinityöhön liittyvistä virheistä on kuitenkin mahdollista päästä eroon – virheiden määrä vähenee merkittävästi, kun tietoja ei enää tarvitse tallentaa moneen eri kertaan ja useaan eri järjestelmään.

Satunnaisten virheidenkin selvittäminen tapahtuu helpommin ja nopeammin, kun tietoja ei tarvitse enää kaivella yksittäisistä Excel-taulukoista.

4. Raportointi saadaan ajallaan

Palkanlaskennasta voidaan tuottaa raportointia niin viranomaisille kuin yrityksen kirjanpitoon ja sisäiseen laskentaan. Samoin sen avulla voidaan seurata muun muassa työntekijöiden poissaolojen määrää tai yrityksen palkkakuluja ja -rakenteita. Manuaalisesti tehtynä raporttien tekeminen on työlästä ja tietoa saadaan usein varsin yksipuolisesti.

Palkanlaskentaohjelman ansiosta henkilöstökuluihin liittyvä raportointi saadaan hoidettua oikein ja ajallaan. Luotettavan raportoinnin ansiosta yritys pystyy paremmin arvioimaan oman toimintansa tehokkuutta sekä optimoimaan omia kustannusrakenteitaan sekä henkilöstöresurssejaan yrityksen tavoitteiden mukaisesti. 

5. Tilitoimistoyhteistyö tehostuu

Mikäli yrityksen palkanlaskenta on osin tai kokonaan ulkoistettu tilitoimistolle, hyvän palkanlaskentaohjelman avulla voidaan tehostaa myös tilitoimistoyhteistyötä. Mikäli palkanlaskentaohjelma toimii pilvipalveluna, on palkanlaskennan eri tehtävät helppo jakaa yrityksen ja sen tilitoimiston välillä siten, ettei paperitositteita tai tiedostoja tarvitse lähetellä enää erikseen. Pilvipalvelun käyttöoikeuksia jakamalla molemmat osapuolet pystyvät samanaikaisesti käyttämään samaa ohjelmistoa, jolloin tilitoimisto voi esimerkiksi hoitaa varsinaisen palkkojen laskennan ja yritys maksatuksen ja raportoinnin.

Palkanlaskentaohjelma on palkanlaskijan tärkein työkalu

On syytä huomata, että palkanlaskentaohjelman käyttäminen ei tee ammattitaitoista palkanlaskijaa turhaksi, sillä järjestelmän käyttö ja palkanlaskennan sääntöjen ymmärtäminen edellyttää aina asiaan perehtyneen ja osaavan henkilön. Pelkällä palkanlaskentaohjelmalla ei siis voida korvata asiaansa osaavaa palkanlaskijaa vaan ohjelma toimii palkanlaskijan tärkeimpänä työkaluna. 

Palkanlaskentaohjelma Visma Payroll on helppokäyttöinen ja joustava palkanlaskennan pilvipalvelu ammattilaisille. Se sopii erityisesti pk-yrityksen palkanlaskennan ja palkkaraportoinnin hoitamiseen.

Lue lisää Visma Payrollista »

Lue myös:
Opas palkanlaskentaohjelman hankintaan
Millainen on hyvä palkanlaskentaohjelma pk-yritykselle?

Suosituimmat