Onko yrityksesi harkinnut taloushallinnon sähköistämistä? Tiedätkö jo, kuinka sähköisen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu käytännössä?
Mikä ihmeen sähköinen taloushallinto
Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan käsin tehtävien taloushallinnon toimenpiteiden sähköistämistä, automatisointia ja siirtymistä kohti reaaliaikaisuutta. Taloushallinnon prosessien sähköistyminen ja automatisointi tarjoavat yritykselle säästöjä sekä ajassa että kustannuksissa. Kustannushyötyjen lisäksi sähköinen taloushallinto on reaaliaikaista ja paperitonta, eikä tiedonsaanti ole sidottu aikaan tai paikkaan.
Sähköisen taloushallinnon avulla voidaan hoitaa muun muassa myyntilaskutus, ostolaskujen vastaanotto ja maksatus sekä muut kirjanpitoon liittyvät toimet. Kun yrityksen taloushallinto hoidetaan sähköisesti, kirjanpito on ajantasaista ja yrityksen ja tilitoimiston yhteistyö tapahtuu saumattomasti yhdessä ja samassa järjestelmässä.
Yritys saa parhaan hyödyn sähköisestä taloushallinnosta silloin, kun kaikki yrityksen talouteen liittyvät prosessit hoidetaan sähköisesti alusta loppuun.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt näkyvät myös työntekijöiden arkirutiineissa: automatisoitujen prosessien ansiosta käsin tehtävä manuaalinen työ jää pois. Työntekijöillä on enemmän aikaa työhön, joka on tuottavaa ja asiakkaille lisäarvoa tuovaa, kuten asiakaspalvelu. Yritys saa parhaan hyödyn sähköisestä taloushallinnosta silloin, kun kaikki yrityksen talouteen liittyvät prosessit hoidetaan sähköisesti alusta loppuun.
Milloin sähköinen taloushallinto tuo kilpailuetua?
Kuinka moni seuraavista väittämistä pitää paikkaansa yrityksessäsi tai organisaatiossasi?
✔️ Ostolaskut avataan käsin ja kierrätetään manuaalisesti
✔️ Asioita tai tapahtumia kirjataan kahteen kertaan omiin järjestelmiin
✔️ Kuukauden kirjanpito tulee aina hieman myöhässä, jolloin yritysjohto ei saa tietoa kuukauden tuloksesta reaaliajassa
✔️ Laskujen etsiminen vaatii mappien selailua
✔️ Tapahtumien kirjaamisessa tapahtuu virheitä, koska ne kirjataan usein käsin
✔️ Ostolaskujen hyväksymiskierros kestää niin kauan, että laskut maksetaan myöhässä, jolloin laskun loppusummaan joudutaan lisäämään turhia viivästyskorkoja tai myöhästymismaksuja
Saitko ruksin useampaan kuin yhteen kohtaan? Ehkä sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voisi olla ajankohtaista. Sähköinen taloushallinto tuo kilpailuetua vähentämällä manuaalista työtä ja helpottamalla dokumentointia ja päätöksentekoa. Myös Taloushallintoliiton tekemän tutkimuksen mukaan (2018) taloushallinnon sähköistäminen tehostaa työntekoa ja avaa erityisesti tilitoimistojen liiketoiminnalle uusia mahdollisuuksia.
Tässä muutamia hyötyjä siirryttäessä sähköiseen taloushallintoon:
- Säästää aikaa olennaiseen, kun monet manuaaliset työvaiheet hoituvat automaattisesti
- Dokumentit löytyvät yhdestä paikassa, sähköisessä muodossa
- Yhteistyö tilitoimiston kanssa tehostuu, kun käytössä on sama järjestelmä ja kirjanpito on reaaliaikaista
- Päätöksenteko helpottuu, kun käytössä on ajantasaista tietoa
- Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot toimivat pilvipalveluna, eli päivitykset tapahtuvat taustalla ja sinulla on aina uusin järjestelmä käytössäsi
- Minimoi inhimilliset virheet. Kun yrityksen taloushallinto hoidetaan sähköisesti, niin kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalisen työn vaiheet vähenevät
- Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto kasvaa yrityksen ja tilitoimiston tarpeiden mukaan
Sähköinen taloushallinto on vain 5 askeleen päässä – kuinka päästä sinne?
1. Tee päätös taloushallinnon sähköistämisestä
Taloushallinnon sähköistämistä pitkitetään välillä vähän turhankin pitkään, koska totuttuihin toimintatapoihin liittyvät isot muutokset sisältävät aina omat riskinsä. Monesti kuitenkin varsinainen muutosprosessi vie lopulta vähemmän aikaa, kuin sitä edeltävät pohdinnat.
Sähköiseen taloushallintoon voidaan siirtyä aina joko asteittain tai yhdellä kertaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on tänä päivänä tehty helpoksi ja vaivattomaksi. Kun ohjelmisto tulee suoraan pilvestä, ei asiakasyrityksen tarvitse tehdä erillisiä palvelin- ja kapasiteettihankintoja, vaan palveluntoimittaja huolehtii niistä.
2. Jäsennä yrityksesi nykyinen taloushallintoprosessi
Useimmille pk-yrityksille riittää se, että yrityksessä on karkealla tasolla saatu luotua yhteinen näkemys taloushallintoprosessin nykytilasta ja siihen liittyvistä tulevaisuuden tarpeista. Jos yrityksessä puolestaan on paljon eri liiketoimintaprosesseja ja se tekee yhteistyötä useiden eri toimittajien kanssa, voi taloushallintoprosessia kuvata myös lyhyen kirjallisen dokumentin avulla.
Pääasia on se, että yrityksessä on yhteinen ja jaettu näkemys siitä, minkälaisia kipukohtia nykyisessä taloushallintoprosessissa on, ja mihin suuntaan taloushallintoa halutaan viedä. Ohjelmistotoimittajat auttavat ratkomaan haasteet yrityksen kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.
3. Valitse yrityksellesi ohjelmistotoimittaja
Markkinoilla on tarjolla useita sähköisen taloushallinnon järjestelmiä, joten omalle yritykselle oikean ja sopivan ohjelmiston valinta voi olla yllättävänkin haastavaa ja työlästä. On mahdollista, että toimittajat ovat erikoistuneet vain johonkin tiettyyn toimialaan tai tarjoavat vain tiettyjä sähköisen taloushallinnon palveluita.
Valintaa helpottavia kysymyksiä:
- Kuinka kauan kyseinen toimittaja on ollut olemassa?
- Kuinka hyvin toimittajan tarjoamat ratkaisut istuvat yrityksen muiden ratkaisujen kanssa samaan kokonaisuuteen?
- Tarjoaako kyseinen toimittaja myös ohjelmiston ylläpito- ja tukipalvelut?
- Ketkä ovat kyseisen toimittajan asiakkaita? Referenssit?
4. Tee käyttöönottosuunnitelma yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa
Kun sopiva ohjelmistotoimittaja on löytynyt ja yhteistyöstä on sovittu virallisesti, on aika pitää aloituspalaveri uuteen ohjelmistoon siirtymisestä. Mieti, mitkä prosessit halutaan ratkaista uudella sähköisellä taloushallinto-ohjelmistolla? Ratkaistavia prosesseja voivat olla esimerkiksi ostolaskujen sähköinen käsittely, myyntilaskutuksen sähköistäminen tai matkalaskujen sähköinen käsittely.
Prosessien läpikäynnin pohjalta laaditaan käyttöönottosuunnitelma yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa, jonka mukaan uusi taloushallinnon ohjelmistohankinta toteutetaan.
5. Toteuta käyttöönotto
Kun käyttöönottoa lähdetään tekemään, on vielä hyvä varmistaa, että ohjelmisto kattaa ja täyttää kaikki tarpeet. Käyttöönotto tehdään määritellyn käyttöönottosuunnitelman mukaisesti. Uuden ohjelmiston käyttöönottokoulutus on yksi tärkeimmistä asioista sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä ja siihen kannattaa panostaa.
Huomioi ennen siirtymistä:
✔️ Tunnista tarve taloushallinnon kehittämisestä ja määrittele olemassa olevat kipupisteet.
✔️ Valitse projektipäällikkö, joka lähtee tekemään ohjelmistokartoitusta ja valitsemaan mahdollista ohjelmistotoimittajaa.
✔️ Kysele aktiivisesti eri toimittajien asiakasreferenssejä. Etsi lähtökohtaisesti sellaisia toimittajia, joilla on kokemusta samankaltaisista projekteista esimerkiksi samalta toimialalta.
✔️ Ole rohkeasti ohjelmistotoimittajaan yhteydessä ja kysy, miten he lähtisivät kehittämään yrityksesi taloushallintoprosesseja kuvaamiesi tarpeiden mukaisesti.
✔️ Jos mahdollista, niin kysele myös muilta käyttäjiltä kokemuksia valitsemastasi ohjelmistosta.
Visma Fivaldin avulla voit muuttaa perinteisen yrityksen taloushallinnon sähköiseksi taloushallinnoksi omilla ehdoilla ja tarvittaessa pienin askelin. Jo yli 6 000 yritystä käyttää Visma Fivaldia yhdessä tilitoimiston kanssa ja 70 000 suomalaisen yrityksen kirjanpito hoidetaan Fivaldilla.
Lue myös:
Opas: Taloushallintojärjestelmän yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa
Opas: Taloushallinnon ulkoistaminen
Opas: PK-yrityksen sähköinen taloushallinto: näin pääset alkuun
Taloushallinto-ohjelmiston vaihto edessä – mitä pitää huomioida?
Lisää työtä tehostavia toiminnallisuuksia – näin Visma Fivaldin kehitys jatkuu
Visma Fivaldi on Suomen käytetyin taloushallinnon ohjelmisto!
Tutustu Visma Fivaldiin: fivaldi.fi
