3 vinkkiä talousjohtajalle – näin selätät vuodenvaihteen kiireen

Meille ohjelmistobisneksessä toimiville yrityksille loppuvuosi on sanalla sanottuna hektinen. Myynti kiihtyy vuoden viimeisen kvartaalin aikana ja tilauksia virtaa sisälle. Talousjohtajan on oltava ajan tasalla liiketoiminnan tilanteesta kertoakseen yrityksen muulle johdolle, miten kaukana vuoden tavoitteesta vielä ollaan ja ovatko myyjät päässeet henkilökohtaisiin tavoitteisiinsa.

Vuoden vaihteen kiirettä lisäävät tulevat ja lähtevät laskut, jotta tilit saadaan kunnialla päätettyä edellisen vuoden osalta. Työpöydällä on lisäksi alkavan vuoden budjetti ja tilintarkastus odottaa jo kulman takana.

Tässä kaikessa sähköiset työkalut tulevat avuksi. Kymmenen vuotta sitten tilanne oli aivan erilainen mutta tänä päivänä meillä Vismalla on täysin sähköiset taloushallinnon prosessit käytössä. Tulevat ja lähtevät laskut ovat sähköisessä muodossa, toiminnanohjausjärjestelmä pyörii taustalla ja automatisoi monia ennen manuaalisesti hoidettuja työtehtäviä. Kirjanpidon jaksotukset ovat myös automatisoituja ja tilintarkastus hoituu hyvin pitkälti sähköisesti. Kaikki tämä nopeuttaa tekemistä ja lisää toimintavarmuutta. Arki on helpompaa, kun manuaalisen työn määrä on vähentynyt, näppäilyvirheitä ei tapahdu, eivätkä toimenpiteet ole enää muistinvaraisia. Raportointiinkin on luotu automaattiset perusraportit. Sähköisistä järjestelmistä huolimatta, tekemistä kuitenkin riittää näin vuoden vaihteessa.

Miten hektisyyden ja suuren työkuorman kanssa sitten selviää?

Jokaisella meillä on varmasti omat selviytymiskeinomme kiireisen arjen keskelle ja toki oman yrityksen raportointisykli määrittää sen, milloin kiire on suurin. Päätin jakaa omat käytännön vinkkini, jotka auttavat selviytymään kiireen keskellä.

1. Priorisoi

Ehdottomasti tärkein asia on kyky priorisoida. Asiat, jotka eivät ole tärkeitä tai kiireellisiä, on osattava siirtää kylmästi sivuun. Itse käytän tässä apuna nelikenttä ajattelua eli listaan itselleni ylös tärkeät ja ei tärkeät sekä kiireelliset ja ei kiireelliset työtehtävät.

Priorisoitavia asioita ovat luonnollisesti lakiin ja asetuksiin liittyvät tehtävät, joista ei yksinkertaisesti voi joustaa. Yhtenä esimerkkinä tällaisista on alv-verojen maksaminen tiettynä päivänä. Yhtälailla priorisoitavia asioita ovat toimitusjohtajan ja hallituksen määrittämät tehtävät. Tässä vaiheessa vuotta näitä ovat erilaiset liiketoiminnan tilaa kuvaavat raportit, analyysit ja näkemykset. Näiden lisäksi itse priorisoin sitä, että laskut lähtevät maailmalle ja tulevat maksetuiksi, sekä esimerkiksi myyjien tuloskorttiraporttien laskemista, joista nähdään miten eri myyjät ovat myyneet suhteessa tavoitteisiinsa.

Tehtävälistalla on toki myös sellaisia asioita, jotka ovat todella tärkeitä saada hoidettua mutta joiden kiireellisyystaso on hieman matalampi. Tästä hyvä ja ajankohtainen esimerkki on myyntibudjetin jakaminen, joka on tärkeää ensi vuoden tavoitteiden asettamisen kannalta. Tämä on saatava tehtyä ennen vuodenvaihdetta mutta ei välttämättä heti huomenna.

2. Ennakoi

Kun osaat priorisoida työtehtäviäsi, pystyt myös valmistelemaan asioita hyvissä ajoin etukäteen. Lisäksi oman yrityksen rytmin ymmärtäminen auttaa ennakoimisessa, sillä yleensä rytmi noudattaa samaa kaavaa vuosittain.

Voit aloittaa esimerkiksi budjetin työstön jo kesällä ja jatkaa tätä työtä koko syksyn ajan. Yhtälailla voit sopia, että yrityksenne tilintarkastusta tehdään pitkin vuotta niiltä osin kuin se on mahdollista ja tilinpäätökseen liittyvät materiaalipyynnöt voit pyytää ennakkoon. Kun lisäksi huolehdit, että tilintarkastuksen päivämäärät ovat kaikkien asianosaisten kalentereissa hyvissä ajoin ja että tarkastajilla on pääsy tarvittaviin järjestelmiin, on aikataulussa pysyminen helpompaa.

Ennakoiminen on mielestäni tapa hallita omaa ajankäyttöä. Jos tiedän, että maaliskuussa tulen esittelemään liiketoimintastrategiaa seuraavalle kolmelle vuodelle, niin alan etsiä materiaalia jo hyvissä ajoin ennakkoon, miettien samalla mitä haluan esityksessä käydä läpi. Näin voin työstää esityksen sisältöä pikkuhiljaa eteenpäin. Laajat työtehtävät vaativat aikaa ja viime hetkeen jätetyt tehtävät keräävät turhaa painetta.

3. Delegoi

Isoissa yrityksissä tekemistä tunnetusti riittää pitkin vuotta. Asioita ei kannata delegoida ainoastaan itselle ja oman tiimin jäsenille, vaan koko organisaatiota kannattaa hyödyntää silloin kun mahdollista. On hyvä muistaa, että asiat, jotka vievät yhdeltä ihmiseltä 100 tuntia työaikaa, vievät sadalta ihmiseltä vain yhden tunnin. Esimerkiksi matka-aika vapaiden selvittäminen on tehtävä, joka kannattaa delegoida eri osastojen hoitoon.

Monilla talousjohtajilla vastuualueeseen kuuluvat myös IT-prosessit ja näiden kehittämisen osalta selkeä projektisuunnitelma on kaiken a ja o. Kun on selvä ymmärrys siitä, mitä, miksi ja milloin halutaan saada aikaiseksi, voidaan hankkeiden eteenpäin vieminen delegoida IT-tiimille. Kirjoitin itse asiassa keväällä IT-budjettien hallinnoimisesta erillisen blogikirjoituksen, joten voit jatkaa lukemista täältä.

About

Pasi toimii Visma Softwarella talousjohtajana. Työssään hän tarjoaa tukea arjen liiketoimintapäätöksissä sekä viestii ja raportoi yrityksen sidosryhmille. Pasin tavoitteena on auttaa Vismaa saavuttamaan asetetut strategiset tavoitteet, minkä kautta tuotetaan lisäarvoa myös asiakkaalle.

Connect with Pasi: