Yrityksen kassatilanne riippuu yleensä olennaisesti siitä, miten nopeasti yritys pystyy kotiuttamaan saatavansa. Jos saatavien kotiuttaminen kestää pitkään, yritys joutuu rahoittamaan toimintaansa muulla tavoin ja tekemään uudelleenjärjestelyjä omassa taloudenhoidossaan. Tästä aiheutuu vaivaa ja lisäkustannuksia, minkä johdosta yritys saattaa pahimmillaan joutua itse maksuvaikeuksiin.
Syy saatavien kotiuttamisen hitauteen löytyy yleensä laskutusprosessista. Laskutusprosessissa on tärkeää, että laskut lähtevät asiakkaille mahdollisimman pian ja viimeistään silloin, kun tuote tai palvelu on toimitettu. Yhtä tärkeää on valvoa, että asiakkaat myös maksavat laskut eräpäivään mennessä. Maksuvalvonnan hoitaminen on kuitenkin monissa yrityksessä työvaihe, joka tehdään, kun sille jää aikaa muiden tehtävien jälkeen. Tehottoman maksuvalvonnan seurauksena laskujen maksuajat venyvät ja saatavien kotiutuminen hidastuu.
Kokosimme tähän artikkeliin asiantuntijoidemme 3 vinkkiä, joiden avulla yrityksen laskutusprosessia voidaan parantaa ja saatavien kotiutumista nopeuttaa.
1. Laskun toimitustapa
Monissa yrityksissä käytetään vielä perinteisiä laskun toimitustapoja – paperilaskua tai sähköpostia – ja nämä toimitusmuodot ovat edelleen usein myös ensisijaiset vaihtoehdot laskutuksessa. On myös yleistä, että asiakkaiden annetaan valita laskutustapa vapaasti eri vaihtoehdoista suosimatta mitään toimitustapoja.
Laskun toimitustavalla on kuitenkin vaikutus sen maksuajankohtaan. Siksi yrityksen kannattaa miettiä, voisiko se parantaa laskujensa maksunopeutta tarjoamalla asiakkailleen tehokkaampia laskun toimitustapoja perinteisiin laskutustapoihin verrattuna.
Nykyaikaiset laskujen toimitustavat eli verkko- ja e-laskut menevät asiakkaalle perille nopeammin ja luotettavammin kuin perinteiset paperi- ja sähköpostilaskut. Perillemenemättömien laskujen selvittelyyn ja uudelleen lähettämiseen kuluu turhaa aikaa, vaivaa ja resursseja sekä yrityksessä että asiakkaalla, mikä on vältettävissä helposti vaihtamalla laskun toimitustapaa perinteisestä nykyaikaiseen.
Lisäksi eri laskutustapojen vertailussa on havaittu, että paperi- ja sähköpostilaskut maksetaan herkemmin myöhässä tai jätetään kokonaan maksamatta, kun taas verkko- ja e-laskut maksetaan säännöllisemmin eräpäivään mennessä.
Yritys voikin saavuttaa saataviensa nopeamman kotiutumisen hyvin yksinkertaisella tavalla: siirtymällä perinteisistä laskujen toimitustavoista nykyaikaisiin eli käyttämällä laskutuksessaan verkko- ja e-laskuja.
2. Tehokas maksuvalvonta
Laskun toimitustavasta riippumatta osa laskuista jää silti maksamatta eräpäivään mennessä, minkä vuoksi tarvitaan maksuvalvontaa. Säännöllisen maksuvalvonnan avulla saadaan tuotua asiakkaiden maksuaikaa lähemmäs laskun eräpäivää eli nopeutettua saatavien kotiutumista.
Maksuvalvonta voi yrityksen muiden kiireiden keskellä tuntua työläältä ja sen toteuttamiseen ei aina löydy riittävästi resursseja. Tässä kohtaa voidaan ottaa apuun laskutuspalvelu, jonka avulla maksuvalvonnasta saadaan järjestelmällistä, ammattimaista ja tehokasta. Näin saatavat kotiutuvat nopeammin kassaan ilman, että yrityksen täytyy käyttää maksuvalvontaan aikaa ja resursseja, jotka puolestaan voidaan keskittää ydinliiketoimintaan.
3. Säännöllinen huomautusprosessi
Usein yrityksissä lähetetään maksumuistutukset noin 2 kertaa kuukaudessa, jolloin maksumuistutus voi lähteä vasta pitkänkin ajan jälkeen laskun erääntymisestä. Asiakkaat oppivat yrityksen muistutuskäytännöt ja tietävät, ettei laskua tarvitse maksaa eräpäivänä, kun maksuja ei valvota ja muistutuksia lähetetä ajantasaisesti.
Myös tässä asiassa laskutuspalvelu voi auttaa. Laskutuspalvelun kautta maksumuistutukset lähetetään aina ajallaan ja yhteisesti sovitun muistutusprosessin mukaisesti, jolloin myös asiakas oppii maksamaan laskunsa ajoissa.
Lisäksi yrityksen ei tarvitse käyttää muistutusten lähetykseen ja hallintaan aikaa ja resursseja, joten kustannussäästöjä syntyy postituskulujen poistumisen lisäksi resurssisäästöinä. Toimiva ja suunnitelmallinen laskutusprosessi luo asiakkaalle myös kuvan järjestelmällisestä ja luotettavasta yrityksestä.
Haluatko lisätietoa?
Lue loput vinkit nopeampaan saatavien kotiuttamiseen maksuttomasta oppaastamme ”Näin laskutuspalvelu nopeuttaa yrityksesi rahankiertoa”. Oppaasta löydät myös esimerkin siitä, miten paljon laskutuspalvelulla pystyttiin nopeuttamaan yrityksen rahankiertoa kolmessa kuukaudessa!
Visma Financial Solutions Oy on laskutuksen, perinnän ja juridiikan asiantuntijatalo. Monipuoliset Credit Management- ratkaisumme kattavat koko ketjun laskun lähetyksestä maksusuoritukseen. Tehtävämme on tehostaa erikokoisten asiakkaidemme liiketoimintaa ja nopeuttaa asiakasyritystemme rahankiertoa. Visma Legal -lakipalvelut tukee kokonaisuutta tarjoamalla ratkaisuja sekä suurten että pienten yritysten juridisiin tarpeisiin. Palvelemme asiakkaitamme yli 120 asiantuntijan voimin ja jatkuva palveluiden kehitystyömme pohjautuu tiiviiseen yhteistyöhön asiakkaidemme ja kumppaniverkostomme kanssa.
