Tilivirta sähköisti tietovirran Visman avulla

Ostolaskujen käsittelyyn nopeutta

Tilivirta Oy sähköisti useita prosessejaan suoraviivaistaakseen toimintaansa. Ostolaskujen käsittelyyn ja sähköiseen kierrätykseen käyttöönotettiin Visma Document Center -ratkaisu, ja palkanlaskentaratkaisuna toimivaa Visma Novaa laajennettiin Visman liikkuvan työn ratkaisujen sähköisillä Työtapahtumat- ja Palkkalaskelma-sovelluksilla.

Aikaa vievä ostolaskujen siirtely hyväksyjältä toiselle on yrittäjille tuttua puuhaa. Tilitoimistossa haastetta paperin pyörittelyn lisäksi aiheuttaa asiakkaiden laskujen työläs kirjaaminen. Ei siis ihme, että sekä asiakas että Tilivirta etsivät keinoa ostolaskujen käsittelyn helpottamiseksi. Onneksi skaalautuva Visma Document Center mahdollisti ostolaskuprosessin suoraviivaistamisen.

- Asiakkaamme laskut tulevat meille verkkolaskuina Visma.net AutoInvoicella. Laskut käsitellään Visma Document Centerissä ja kierrätetään sähköisesti Visman pilvipalvelun avulla asiakkaalle tarkastukseen sekä hyväksyntään. Hyväksytyt laskut siirretään sitten eteenpäin aina kirjanpitoon asti sähköisesti. Edes asiakkaan sadat kustannuspaikat eivät enää hidasta työtämme, vaan asiakas merkitsee tarkistusvaiheessa itse oikeat kustannuspaikat laskuille, selvittää Tilivirran Päivi Virta ja jatkaa:

- Sekä me että asiakkaamme olemme jo nyt saaneet ostolaskuprosessiin kaipaamaamme nopeutta, mutta hyötymme tulevat vielä selvemmin esiin, kun opimme ratkaisun käytöstä koko ajan lisää.

Sähköistäminen vähensi palkanlaskentaan kuluvaa aikaa parilla päivällä

Tilivirralla käytössä olevaan Visman palkanlaskentaratkaisuun ollaan yrityksessä tyytyväisiä sen ominaisuuksien ja raporttien takia. Asiakkaiden tuntikirjausten kuukausittainen selvittely oli kuitenkin Päivi Virran mukaan hirveä homma.

- Ennen kymmenien kustannuspaikkojen, jaksotusten, sivukulujen ja lomakulujen kanssa palkanlaskentaan meni erään asiakkaan 30 työntekijän kohdalla pari päivää. Työ oli siis todella aikaa vievää. Nyt Excel-taulukon sijaan työntekijät kirjaavat tuntinsa internetissä Visman liikkuvan työn ratkaisujen Työtapahtumat-sovellukseen ja esimieskin hyväksyy ne sähköisesti. Näin meillä on heti käytössä oikeanlainen palkka-aineisto ja työllistäviltä virheiltä vältytään, kertoo Virta.

Myös palkkakuittien toimitus sähköistettiin. Postilaatikon sijaan jokainen työntekijä löytää nyt palkkatietonsa internetistä Palkkalaskelma-sovelluksesta.

- Visman liikkuvan työn ratkaisut mahdollistaisivat myös matkalaskujen syötön yhdessä työtuntien kanssa. Ominaisuus on meillä nyt testikäytössä, sanoo Päivi.

- Toimivien ratkaisujen lisäksi yhteistyö Visman ja Visma-partnerin kanssa on sujunut loistavasti. Töitä kanssamme on tehnyt monta ihanaa ihmistä, ja se auttaa muutoksessa jaksamaan, lopettaa Virta.