Yleisimmät sudenkuopat toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa, osa 2

Tässä kahden artikkelin sarjassa käsitellään yleisimpiä sudenkuoppia ERP-järjestelmän vaihtamisprojektiin liittyen sekä annetaan vinkkejä niiden välttämiseksi. Lue tästä artikkelisarjan ensimmäinen osa, jossa esitellään ensimmäiset kolme tyypillisintä sudenkuoppaa.

Yritys ei tunnista omia ydinprosessejaan

Neljäs tyypillinen sudenkuoppa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa on se, että yritys ei ole osannut tunnistaa oman toimintansa ydinprosesseja - eli niitä prosesseja, jotka oikeasti vievät yrityksen liiketoimintaa eteenpäin ja joita uudella toiminnanohjausjärjestelmällä halutaan tukea. Jos prosesseja ei osata laittaa liiketoiminnan eteenpäin viemisen kannalta tärkeysjärjestykseen, ei uusi toiminnanohjausjärjestelmä välttämättä tehosta yrityksen toimintaa millään tavalla.

Toiminnanohjausjärjestelmät eivät ole mitään laskukoneita, vaan niiden toiminta perustuu aina ihmisten huolella pohtimiin ja tekemiin määrityksiin. 

Toiminnanohjaus-järjestelmät eivät ole mitään laskukoneita, vaan niiden toiminta perustuu aina ihmisten huolella pohtimiin ja tekemiin määrityksiin.

Sekin on hyvä huomata, että uuden toiminnanohjausjärjestelmän tulee aina taipua yrityksen tarpeisiin sen määrittämien ydinprosessien osalta. Vähemmän merkityksellisten prosessien kannalta voi puolestaan yrityksen olla tarpeellista hieman taipua järjestelmän ominaisuuksien mukaisesti.

Projektin viestintään ei ole panostettu riittävästi

Myös huonosti toteutettu viestintä tekee projektin etenemisestä hankalaa. Projektin alussa onkin syytä huolehtia esimerkiksi siitä, että projektipäällikkö ja järjestelmän toimittaja puhuvat samaa kieltä termien, tavoitteiden ja aikataulujen osalta. Tällä vältetään väärinymmärrykset sekä epäselvyydet projektin myöhemmissäkin vaiheissa.

Myös henkilöstön tiedottamisella on erittäin tärkeä merkitys. Toimintatapojen muutokset aiheuttavat miltei poikkeuksetta jonkin asteista muutosvastarintaa henkilöstön keskuudessa ja tilannetta pahentaa se, jos henkilöstö kärsii yleisestä tiedon puutteesta muutoksiin liittyen. Muutoksista johtuvaa epätietoisuutta ja tyytymättömyyttä voidaan kuitenkin vähentää sillä, että asioista tiedotetaan riittävän usein ja hyvissä ajoin etukäteen. Projektin aikana on huolehdittava myös siitä, että henkilöstöllä on aina ajantasainen tieto siitä, mistä he voivat löytää tarvitsemaansa tietoa.

Hyvä muistisääntö on se, että toiminnanohjaus-järjestelmän vaihtamisprojektia ei koskaan pidä käynnistää ennen viestintäsuunnitelman valmistumista.

Hyvä muistisääntö on se, että toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisprojektia ei koskaan pidä käynnistää ennen viestintäsuunnitelman valmistumista.

Loppukäyttäjien koulutuksessa ja järjestelmän käyttöönoton dokumentoinnissa oiotaan kulmia

Järjestelmän käyttöönotto voi onnistua muuten loistavasti, mutta jos käyttäjät eivät ole oppineet käyttämään uutta järjestelmää, voi kovasti tehty työ valua hukkaan. Käyttöönoton onnistumisessa ratkaiseva tekijä ei ole koulutuspäivien määrä vaan se, ovatko käyttäjät oikeasti oppineet käyttämään uutta järjestelmää ja ymmärtämään sen toimintaa.

Astetta parempi, mutta erittäin vaarallinen tilanne on se, että yrityksessä on vain yksi henkilö, joka hallitsee järjestelmän ja jonka tehtävä on tukea muita käyttäjiä. Tämä on hyvä järjestely niin kauan kuin kyseinen henkilö on käytettävissä – mutta mitä tapahtuu silloin, jos tuo henkilö sairastuu tai irtisanoutuu?  Tällöin yrityksellä ei ole enää ketään, joka ymmärtäisi heidän järjestelmäänsä ja sen toimintaperiaatteita. Pahimmassa tapauksessa tarvittavaa ymmärrystä ei löydy enää toimittajaltakaan, koska pääkäyttäjä on omatoimisesti vienyt järjestelmää eteenpäin.

Käyttöönottoprojektin aikana onkin aina syytä tehdä kattava dokumentaatio kaikista järjestelmään tehdyistä valinnoista, sovituista toimintatavoista sekä ennen kaikkea syistä sille, miksi kyseisiin ratkaisuihin on päädytty. Dokumentointi tuntuu usein raskaalta ja jopa turhalta tehtävältä käyttöönottovaiheen aikana, mutta pitkällä tähtäimellä se on varsin kriittinen menestystekijä.

Kun ajassa mennään eteenpäin ja järjestelmää kehitetään yrityksen toiminnassa tapahtuneiden muutosten mukaisesti, dokumentaation arvo nousee arvoon arvaamattomaan.

Uusien työntekijöiden kouluttaminen järjestelmän käyttäjiksi on helpompaa silloin, kun yhteisesti sovitut toimintatavat ovat selkeästi dokumentoituna.

Myös uusien työntekijöiden kouluttaminen järjestelmän käyttäjiksi on helpompaa silloin, kun yhteisesti sovitut toimintatavat ovat selkeästi dokumentoituna. Tällöin on myös todennäköisempää saada kaikki käyttäjät käyttämään järjestelmää yhtenäisesti sovitun tavan mukaan, eikä jokainen hieman omalla tavallaan.

Jos ja kun johonkin käyttöönoton aikana sovittuun toimintatapaan halutaan tehdä muutoksia, on käyttöönoton dokumentaatiosta helppo tarkistaa, miksi kyseiseen malliin on alunperinkin päädytty ja millaisia vaikutuksia siihen kohdistuvilla muutoksilla saattaa olla.

 

Kaipaatko lisää tietoa ERP-järjestelmän vaihtamiseen liittyen?

Kokosimme meiltä usein kysytyt kysymykset toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisesta yksien kansien sisälle.
Tutustu maksuttomaan oppaaseemme