Yleisimmät sudenkuopat toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa, osa 1

Onko yrityksesi harkitsemassa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamista? Tämä artikkeli on ensimmäinen osa kahden artikkelin sarjaa, jossa käydään läpi tyypillisimpiä sudenkuoppia ERP-järjestelmän vaihtamisprojekteihin liittyen. Artikkelisarjan toinen osa julkaistaan ensi viikolla.

Projektilta puuttuu johdon tuki

Tyypillisin sudenkuoppa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa on se, että projektiryhmä jätetään yksin vastaamaan projektin eteenpäin viemisestä. Toki pääasiallinen vastuu projektin toteutuksesta on aina tehtävään valitun projektipäällikön ja -ryhmän harteilla, mutta myös yrityksen johdolla ja muulla henkilöstöllä on tärkeä rooli projektin onnistumisessa.

Jokaisessa projektissa on huolehdittava siitä, että projektin ohjausryhmässä on johdon edustus aina sekä asiakkaan että toimittajan puolelta.

Yrityksen johto on aina avainasemassa ERP-projektin onnistumisen kannalta. Heidän tärkein tehtävänsä on saada koko organisaatio sitoutumaan projektin läpiviemiseen sekä tukea henkilöstöä koko projektin ajan – etenkin silloin, jos vastaan tulee haasteita. Jos yritysjohto ei itse sitoudu toimintatapojen muutokseen, sitä tuskin voi vaatia muultakaan henkilökunnalta. Toisin sanoen; kun johto menee edeltä, on henkilöstön helpompaa seurata perässä.

Jokaisessa projektissa on huolehdittava siitä, että projektin ohjausryhmässä on johdon edustus aina sekä asiakkaan että toimittajan puolelta.

Uuden järjestelmän käyttöönotto onnistuu vain siinä tapauksessa, että koko organisaatio aina sen johdosta lähtien on sitoutunut projektin läpiviemiseen. Tästä syystä onkin tärkeää, että henkilöstö saadaan ymmärtämään, mitä hyötyä uudesta järjestelmästä on paitsi yritykselle, myös heidän omaan työhönsä. Tällöin projektiin sitoutuminen on helpompaa.

Henkilöstölle täytyy varata riittävästi aikaa ja resursseja uuden opetteluun ja sulatteluun järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Johdon tuleekin pitää huoli siitä, että käyttöönottoprojektiin liittyviä tehtäviä ei vain kasata henkilöstön muiden päivittäisten töiden päälle.

Projektia viedään eteenpäin puutteellisen projektisuunnitelman avulla

Projektisuunnitelma on tärkeä dokumentti myös yritysjohdolle: sen avulla johto voi seurata ja arvioida projektin etenemistä.

Toinen yleinen sudenkuoppa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa on puutteellinen ja/ tai epärealistinen projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma yhdessä viestintäsuunnitelman kanssa on projektipäällikön yksi tärkeimmistä työkaluista projektin toteutuksessa. Ilman selkeää ja johdonmukaista suunnitelmaa projektin läpivieminen voi käydä hyvin raskaaksi koko organisaatiolle.

Projektisuunnitelma on tärkeä dokumentti myös yritysjohdolle: sen avulla johto voi seurata ja arvioida projektin etenemistä.

Projektisuunnitelmaan tulee määrittää selkeästi kaikki uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyvät aikataulut, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, tavoitteet ja välitavoitteet. Ellei tätä ole tehty, saattavat projektin aikataulut päästä venymään ja kustannukset nousemaan.

Projektisuunnitelma laaditaan aina yhteistyössä järjestelmän toimittajan kanssa. Jos toimittajalla on kokemusta ja ymmärrystä asiakkaan liiketoiminta-alasta, on projektisuunnitelman laatiminen huomattavasti helpompaa. Tällöin suunnitelmassa osataan paremmin huomioida kyseiseen alaan liittyvät erikoispiirteet ja tarpeet, jolloin esimerkiksi projektin läpiviemistä hidastavia kausivaihteluita ja kiirehuippuja kyetään ennakoimaan jo suunnitteluvaiheessa.

Projektin suunnittelu ja johtaminen vievät yllättävän paljon aikaa projektipäälliköltä niin järjestelmän toimittajan kuin asiakkaankin puolelta. Hyvän ja realistisen projektisuunnitelman tekeminen vaatii kuitenkin sitä, että projektijohdon työtä varten annetaan riittävästi resursseja. Projektisuunnitelmaan panostaminen palkitaan sillä, että sen noudattaminen ja toteutumisen seuranta on helppoa myös projektin myöhemmissä vaiheissa. Jos yritys haluaa säästää suunnittelutyöhön käytetyssä ajassa, kannattaa projektille valita kokenut projektipäällikkö. 

On aina asiakkaan etu, jos järjestelmän toimittajalta löytyy valmiita malleja sille, miten projekti voidaan viedä läpi. Valmiit mallit toimivat hyvänä pohjana projekti- tai käyttöönottosuunnitelmalle, jolloin suunnitelmaa ei tarvitse luoda täysin tyhjästä. Mallit eivät kuitenkaan saa olla kiveen hakattuja toimintatapoja vaan niiden pitää joustaa kunkin asiakkaan ja tilanteen mukaan.

Uudelle järjestelmälle asetetaan epärealistiset odotukset

Kun vanha järjestelmä ei enää toimi, käy helposti niin, että uudesta ERP-järjestelmästä tulee niin sanottu toiveiden tynnyri, jota minkään uuden järjestelmän on vaikeaa pystyä toteuttamaan.

Epärealistiset odotukset uutta järjestelmää kohtaan ovat kolmas tyypillinen sudenkuoppa ERP-järjestelmän vaihtamisprojektissa. Yrityksellä käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä vaihdetaan uuteen yleensä siitä syystä, että vanha järjestelmä ei enää tue organisaation tarpeita: raportointi on hidasta, tieto ei kulje organisaation sisällä ja työtä mahdollisesti tehdään päällekkäin. Kun vanha järjestelmä ei enää toimi, uutta järjestelmää kohtaan syntyy usein varsin suuria ja epärealistisia odotuksia.

Kun vanha järjestelmä ei enää toimi, käy helposti niin, että uudesta ERP-järjestelmästä tulee niin sanottu toiveiden tynnyri, jota minkään uuden järjestelmän on vaikeaa pystyä toteuttamaan.

Hyvä keino estää epärealististen odotusten syntyminen on ottaa yrityksen henkilöstö ja järjestelmän loppukäyttäjät projektiin mukaan heti alusta lähtien. Tällöin heille ei pääse syntymään sellaista harhakuvitelmaa, että uusi järjestelmä tulee ja ratkaisee kaikki ongelmat kerralla. Yrityksen kannattaa myös jakaa järjestelmän varsinainen käyttöönottovaihe pienempiin osakokonaisuuksiin, eikä yrittää tehdä kaikkea yhdessä rytinässä. Tällä tavalla henkilöstökin pääsee paremmin perille uuden järjestelmän ominaisuuksista.

Mitä muita sudenkuoppia ERP-järjestelmän vaihtamiseen liittyy?

Tästä jatkamme ensi viikon artikkelissa. Sitä ennen kannattaa käydä lukemassa meiltä usein kysytyt kysymykset toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamiseen liittyen.

Tutustu maksuttomaan oppaaseemme