Viisi huomionarvoista seikkaa ERP-konsulteista

Ulkoisen konsultin ammattitaidon hyödyntäminen toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa on suositeltavaa erityisesti silloin, kun yrityksestä ei löydy omaa osaamista isoista järjestelmähankkeista. Hyvät ERP-projekteihin erikoistuneet konsultit osaavat huomioida asiakasyrityksensä liiketoiminnan kehityksen tavoitteet järjestelmän näkökulmasta ja pystyvät luotettavasti karsimaan kirjavasta järjestelmätoimittajien joukosta yritykselle sopivimmat ehdokkaat.

Mikäli konsulttia hyödynnetään ERP-hankkeessa, hänellä tulee olemaan iso vaikutus projektin onnistumisen tai epäonnistumisen kannalta. Ei ole siis yhdentekevää, kuka ERP-konsultiksi päädytään palkkaamaan.

Tässä artikkelissa esitellään viisi tärkeää asiaa, jotka kannattaa huomioida harkitessa ERP-konsultin palveluita uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan yhteydessä.

1. Hyödynnä konsulttia ERP-hankkeen alkuvaiheessa

Jo ennen järjestelmätoimittajien vertailua on hyvä tehdä yrityksen nykytila-analyysi ja alustava tarvekartoitus uutta toiminnanohjausjärjestelmää varten. ERP-konsultti voi olla parhaiten avuksi silloin, kun hän on ollut itsekin mukana määrittämässä alustavia tavoitteita, joita uudelle järjestelmälle asetetaan. Mitä syvällisemmin konsultti ymmärtää asetettujen tavoitteiden taustat, sitä paremmin hän tietää minkälaista kokonaisratkaisua hän lähtee järjestelmätoimittajilta hakemaan.

Alustavien tarpeiden määrittelyn aikana on tärkeä pitää mukana henkilöä, joka tietää minkälaisia mahdollisuuksia ja rajoitteita nykyjärjestelmät asettavat. Esimerkiksi konsultti osaa pitää huolen siitä, että alustava budjetti sekä tavoitteet ovat realistisia siinä vaiheessa kun aletaan käydä keskusteluja potentiaalisimpien järjestelmätoimittajien kanssa.

2. Älä aseta konsulttia projektipäälliköksi

ERP-hanke on yksi yrityksen merkittävimmistä projekteista ja sillä on suuri vaikutus tulevaisuudessa niin yrityksen toimintatapoihin kuin menestykseenkin. Tämän vuoksi on tärkeää, että projekti hoidetaan ensisijaisesti yrityksen omista lähtökohdista ja itse tehtyjen päätösten perusteella – ei niin että konsultti tekee päätökset.

Koko projektia ei siis kannata ulkoistaa konsultille, joka ei tunne yrityksen nykyisiä toimintatapoja. Jos vain mahdollista, projektipäälliköksi kannattaa asettaa yrityksen operatiiviset toimintatavat ja ihmiset tunteva oma työntekijä, joka osaa pitää huolen siitä, että toimivat hyvät käytännöt huomioidaan myös uudessa järjestelmässä. Mikäli projektipäälliköksi asettuu joku muu, niin yrityksen sisäinen viestintä projektin aikana on usein hankalampaa, eikä projektipäällikkönä kerätty tietotaito omasta järjestelmästä jää taloon.

3. Huolehdi, että konsultti toimii puolueettomasti

Konsulttia valitessa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, kuinka asiakaslähtöinen toimintatapa hänellä on. Markkinoilla näkee paljon konsultteja, jotka käyttävät jokaisessa ERP-hankkeessa samoja tarvemäärittelykaavakkeita ja kilpailutuspohjia. Vaikka vakiomuotoiset dokumentit ovat lähtökohtaisesti hyvä asia, huolehdi siitä, että yrityksesi tarpeet ja tavoitteet tulee huomioitua yrityskohtaisesti, eikä niitä silloin voi määritellä pelkästään” ”rasti ruutuun” –kaavakkeilla.

Asiakaslähtöinen konsultti toimii myös puolueettomasti. Varmistu siitä, että konsultti pyrkii etsimään ratkaisua vilpittömästi yrityksesi lähtökohdista, eikä jättäydy omalle mukavuusalueellensa. Yrityksesi kannalta paras järjestelmätoimittaja saattaa pudota jatkosta vain sen vuoksi, ettei konsultti ole itse perillä sen tarjoamista ratkaisuista.

4. Varmista, että konsultilla on kokemusta omalta toimialaltasi

Ennen konsultin palkkaamista kannattaa varmistaa, kuinka perillä hän on yrityksesi toimialalla olevista erityispiirteistä ja mitä se tarkoittaa järjestelmän kannalta. Hyvällä ERP-konsultilla on kokemusta muista saman alan yrityksissä toteutetuista ratkaisuista. Hyvä keino varmistua konsultin ammattitaidosta on pyytää hänen referenssejään samalta toimialalta ja pyytää kertomaan kuinka asiat muissa yrityksissä ovat sujuneet.

5. Ole itse mukana järjestelmätoimittajan valinnassa

Hyvä ERP-konsultti osaa alustavan tarvemäärittelyn perusteella osoittaa muutaman yrityksesi tarpeisiin parhaimmin vastaavan järjestelmätoimittajan ja saattaa teidät jatkokeskusteluihin. Älä kuitenkaan jätä lopullista valintaa konsultin vastuulle vaan osallistu aktiivisesti itsekin muutaman eri järjestelmätoimittajan kanssa käytäviin keskusteluihin.

Toimitko itse konsulttina tai haluaisitko lisää taustatietoa hyvän ja huonon konsultin eroista ja heidän tehtävistään järjestelmähankkeissa?
Lataa materiaalimme 14 vinkkiä ERP-ohjelmistokonsultille