Ulkoistetun ohjelmistokonsultin hyödyntäminen ERP-projektissa

ERP-projektit ovat laajoja ja vaativia kokonaisuuksia, minkä vuoksi niihin usein tarvitaan yrityksen ulkopuolisten asiantuntijoiden apua. Toiminnanohjausjärjestelmien toimittajat ottavat aina omat konsulttinsa mukaan asiakkaidensa käyttöönottoprojekteihin, mutta toisinaan myös asiakkaan on perusteltua hyödyntää ulkopuolista konsulttia.

ERP-projektissa ulkopuolista konsulttia hyödynnetään pääosin kahdella eri tavalla:

  • Konsultti on mukana asiakkaan ERP-projektissa aina yrityksen kehitystarpeiden määrittelystä lähtien
  • Konsultti auttaa yritystä valitsemaan sille sopivan järjestelmätoimittajan yrityksen itse tekemien määritysten pohjalta.

Hyvä ERP-konsultti ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja tuntee saatavilla olevat järjestelmäratkaisut. Valitettavan usein konsultit ovat erikoistuneet vain toiseen näistä.

Konsultin rooli kannattaa määrittää lähinnä sen perusteella, minkälaista osaamista yrityksen henkilöstöllä on ja kuinka paljon he ovat valmiita käyttämään omia resurssejaan projektin läpiviemiseksi.

Hyvä ERP-konsultti ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja tuntee saatavilla olevat järjestelmäratkaisut. Valitettavan usein konsultit ovat erikoistuneet vain toiseen näistä, koska heidän omat taustastansa liittyvät usein joko liiketoiminnan kehittämistehtäviin tai jossakin ohjelmistotalossa työskentelyyn. Seuraavassa käydään läpi, miten näitä kahta eri osaamisaluetta kannattaa hyödyntää ERP-projektin eri vaiheissa.

Valitse liikkeenjohdon konsultti avuksi asettamaan ERP-projektin tavoitteet

ERP-järjestelmää ei kannata hankkia ennen kuin yrityksessä on määritelty, mitä hyötyjä järjestelmän avulla halutaan tavoitella. Tavoitteiden määrittely on tärkeää sitoa aina yrityksen liiketoiminnallisiin tavoitteisiin, eli yrityksen strategiaan. Määrittelyvaiheessa onkin hyvä hyödyntää sellaista konsulttia, jolla on vahvaa liiketoiminnallista osaamista.

ERP-projektin määrittelyvaiheessa on hyvä hyödyntää sellaista konsulttia, jolla on vahvaa liiketoiminnallista osaamista.

Yrityksen ulkopuolisen asiantuntijan hyödyntäminen kannattaa erityisesti silloin, kun yrityksessä on liiaksi juurruttu tiettyihin toimintatapoihin tai esillä on monta eriävää näkemystä liiketoiminnan kehittämiseksi. Liikkeenjohdon konsultin on usein helpompi ottaa tilanne haltuun ulkopuolisen näkökulmasta.

Mikäli ERP-projektissa on tarkoitus tukeutua ulkopuolisen konsultin apuun, on konsultti hyvä ottaa projektiin mukaan heti sen alusta lähtien. Näin konsultilla on riittävästi aikaa perehtyä muun muassa yrityksen toimintaan, nykytilaan ja henkilöstöön. Yrityksen ja sen toimintatapojen tunteminen auttaa konsulttia siinä vaiheessa, kun hän alkaa kartoittaa ja etsiä asiakasyritykselleen oikeita ratkaisuja sekä sopivaa järjestelmätoimittajaa.

Yleisiltä liikkeenjohdon konsulteilta puuttuu usein ERP-asiantuntemus, eli ajankohtaisin tieto eri järjestelmätoimittajien ratkaisuista. Tällöin valitettavan helposti käy niin, että asiakkaalle asetetut tavoitteet eivät välttämättä ole linjassaan sen kanssa, mikä nykypäivän toiminnanohjausjärjestelmillä on mahdollista toteuttaa. Järjestelmätoimittajat kannattaakin ottaa keskusteluihin mukaan jossain määrin jo projektin määrittelyvaiheesta lähtien.

Tiedosta riskit käyttäessäsi konsulttia yksistään tarjouspyyntövaiheessa

Toisinaan yrityksen haluavat ja kykenevät itse määrittämään omat prosessinsa ja tavoitteensa. Tällöin konsultin apua ja ammattitaitoa tarvitaan järjestelmätoimittajan valintapäätöksen tukena.  Tavanomaisesti valintakonsultin toimeksiantona on selvittää, mitkä ovat viiden loppumetreille valitun ehdokkaan erot.  Tärkein osa valintakonsultin ammattitaitoa onkin tuntea markkinoilla saatavilla olevat ratkaisut perin pohjin.

Tärkein osa valintakonsultin ammattitaitoa on tuntea markkinoilla saatavilla olevat ratkaisut perin pohjin.

Valintakonsultin tehtävä voi olla kuitenkin mahdoton, mikäli hänen ei ole itse ollut mukana määrittelemässä asiakkaan tarpeita. Tyypillisesti IT-orientoitunut konsultti ei myöskään ole paras asiantuntija liiketoiminnan kehityksen kannalta, eikä siten osaa pureutua yrityksen prosesseihin tarpeeksi syvällisesti. Asiakkaan määrittäessä tavoitteet ja ulkopuolisen konsultin valitessa toimittaja, saattaa myös jotain oleellista tietoa jäädä välistä pois.

Valintakonsulttejakin on olemassa hyvin kirjava joukko. Osa heistä on ammattiostajia kun taas osa heistä on perehtynyt toiminnanohjausjärjestelmiin vain yhden tietyn toimittajan kautta. Tällöin on riskinä, että valintakonsultti korostaa valinnassaan vain niitä ominaisuuksia, ratkaisuja ja toimintatapoja, jotka hänelle itselleen ovat tuttuja.

Ulkopuolisten konsulttien käyttö on joka tapauksessa varsin perusteltua monessa yrityksessä, kunhan asiakas vain osaa huomioida siihen liittyvät mahdolliset sudenkuopat. Yksi hyvä keino välttyä virheratkaisulta on suorittaa järjestelmätoimittajan soveltuvuusanalyysi ennen lopullista järjestelmän valintaa. Soveltuvuusanalyysissä ohjelmistotoimittajan omat konsultit käyvät asiakkaan prosessit läpi valitun ohjelmiston näkökulmasta, jolloin mahdolliset riskit epäyhteensopivuuksien ja väärinymmärrysten osalta saadaan karsittua minimiin. Sovellusanalyysi on niin asiakkaan, konsultin kuin järjestelmätoimittajan etu.

Lue lisää ERP-valintakonsulttien roolista ja tehtävistä

Toimitko itse ERP-ohjelmistokonsulttina tai haluatko tietää miten erottaa hyvät konsultit huonoista? Lue vielä koostamastamme materiaalista.

14 vinkkiä ERP-ohjelmistokonsultille