Tietojen jakaminen pilvessä

Tietojen jakaminen pilvessä

Pilvipalveluiden suosio ja käyttö yrityksissä on lisääntynyt voimakkaasti viime aikoina. Suurimmat syyt tälle ovat liikkuvan työn ja etäkäytön lisääntyminen sekä palveluiden joustavuus niin käytön kuin esimerkiksi kustannusten suhteen. Yritykset arvostavat myös pilvipalveluiden mahdollistamaa järjestelmien yhteiskäyttöä ja tietojen jakamista niin henkilöstön kuin asiakkaiden ja yhteistyökumppanien kesken.

Kaikki tieto samassa paikassa

Kun yrityksen tiedot ovat tallessa pilvessä ja kaikkien käyttäjien ulottuvilla, voi työtä tehdä käytännössä missä ja millä laitteella tahansa. Työnteko onnistuu siis myös helposti työmatkoilla tai vaikkapa lainalaitteilla ilman hankalia etäyhteysasetuksia yrityksen sisäiseen verkkoon. Omaa työkonetta ei myöskään enää tarvitse lähteä erikseen hakemaan sen unohduttua aamulla kotiin ja töitä voi tehdä reissun päällä halutessaan vaikka omalla tabletilla painavan kannettavan sijaan.

Tallennustilaa on pilvessä käytännössä loputtomasti. Asiakkaiden viestit eivät siis enää jää huomaamatta täysien sähköpostilaatikoiden takia, eikä tietoja tarvitse tallentaa erillisille, ison tietoturvariskin omaaville muistitikuille.

Tiedot ovat myös helposti löydettävissä ja saatavilla laitteiden hajotessa, työntekijän vaihtaessa työpaikkaa tai jäädessä pitkälle sairaslomalle. Tietojen tallennus pilveen helpottaa myös esimerkiksi palaverimuistioiden tai muiden tärkeiden raporttien ja dokumenttien jakoa ja hallintaa.

Tilitoimistoyhteistyö helpottuu

Tietojen jakamisen ja järjestelmän yhteiskäytön merkitys korostuu erityisesti yritysten ja tilitoimistojen välisessä yhteistyössä.  Pilven avulla tilitoimisto ja asiakas voivat muodostaa ns. virtuaalisen yrityksen, jossa jokainen osapuoli hoitaa samassa ERP-järjestelmässä sen, mihin on osaltaan erikoistunut.  Käytännössä tilitoimisto voi hoitaa järjestelmässä esimerkiksi palkanlaskennan ja yritys keskittyä laskutukseen, materiaalinhallintaan ja muihin ydinosaamisalueisiinsa.

Samalla yhteistyö automatisoituu ja helpottuu, eikä esimerkiksi mappeja tai kuitteja tarvitse kuljettaa enää mukana paikasta toiseen, vaan tiedot voidaan kirjata sähköisesti samaan järjestelmään omalta työpisteeltä. Myös työnjako on näin sujuvampaa.

Pilven ansiosta raporttien jakaminen myös muille ulkoisille sidosryhmille, kuten viranomaisille ja pankille, on helpompaa. Elektroniset prosessit säästävät sekä aikaa että rahaa, ja ne myös poistavat manuaalisen käsittelyn tarpeen.

Lue lisää pilvessä toimivasta ERP-järjestelmästä

Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme, joka on kirjoitettu nykyisen toiminnanohjausjärjestelmänsä pilveen siirtoa harkitseville yrityksille. Oppaassa esitellään pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän yritykselle tuomat edut ja hyödyt sekä se, miten nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä käytännössä viedään pilveen.

Lataa opas: Miksi ja miten siirtyä käyttämään nykyistä ERP-järjestelmää pilvessä