Tärkeät tehtävät ERP-järjestelmän hankintaprosessin alussa

Kun yrityksessä on päätetty hankkia uusi toiminnanohjausjärjestelmä, on hankintavaiheeseen valituilla avainhenkilöillä monia tärkeitä tehtäviä ennen kuin he ovat yhteydessä vaihtoehtoisiin järjestelmätoimittajiin. Tässä artikkelissa tuodaan esille, mitkä nuo tärkeät tehtävät ovat ja mitä ne pääpiirteittäin pitävät sisällään. Joko sinä tiedät, miten toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi kannattaa laittaa vireille?

Tärkeät tehtävät hankintaprosessin alussa

  • yrityksen nykytilan kartoitus sekä tarvemääritys
  • järjestelmähankinnan alustavan budjetin hahmotteleminen
  • yrityksen muutosvalmiuden arviointi
  • vastuuhenkilöiden valinta
  • ulkopuolisen valintakonsultin tarpeen kartoitus
  • 3-5 olennaisimman järjestelmätoimittajan kartoittaminen

1. Aloita määrittämällä tarpeesi ja tavoittelemasi hyödyt

ERP-järjestelmän hankinta tulee aina käynnistää yrityksen nykytilan kartoituksella sekä määrittelemällä tarpeet ja tavoiteltavat hyödyt – ei perehtymällä kymmeniin eri ERP-järjestelmiin ja niiden yksittäisiin ominaisuuksiin. 

Jotta yritys osaa valita sille sopivan toiminnanohjausjärjestelmän, on sillä oltava tiedossa, millaisia liiketoiminnallisia hyötyjä ERP-järjestelmällä ylipäätään haetaan. Mitä selkeämpi käsitys yrityksellä on sen prosessien nykytilasta ja mitä konkreettisemmat tarpeet ja tavoitteet sillä on ERP-järjestelmän suhteen, sitä varmemmin se voi löytää juuri omiin tarpeisiinsa sopivan ERP-järjestelmän. 

Lue tästä lisää ERP-järjestelmän hankintaprosessin alustavasta tarvemäärityksestä.

2. Hahmottele alustava budjetti

Tarpeiden ja tavoitteiden lisäksi on hankintaprosessin alkuvaiheessa tärkeää hahmotella myös järjestelmähankinnan alustava budjetti. Budjetin kautta yritys pystyy paremmin arvioimaan, onko järjestelmä mahdollista hankkia kertainvestointina vai onko se syytä ottaa käyttöön vaiheittain. 

Alustavaa budjettia kannattaa aina suunnitella ja arvioida suhteessa ERP-järjestelmän avulla tavoiteltuihin hyötyihin. Jos esimerkiksi tavoitteena lisätä automaatiota ja sitä kautta säästää työajassa, paljonko tuo säästö tulee olemaan seuraavan 10 vuoden aikajänteellä?  Tällaiset pohdinnat auttavat näkemään ERP-projektin kustannukset oikeissa mittasuhteissa. 

Budjetointiapua voi hakea esimerkiksi kollegayrityksiltä tai ERP-järjestelmän hankintaan erikoistuneilta valintakonsulteilta. Kollegayritysten puoleen kääntyessä tulee pitää mielessä se, että jokainen yritys ja ERP-projekti on aina oma kokonaisuutensa. Järjestelmähankinnan hinnat eivät siis ole suoraan verrannollisia esimerkiksi yritysten kokoluokkaan nähden. ERP-järjestelmän hinta määrittyy aina kunkin yrityksen tarpeiden, tavoitteiden ja erityispiirteiden luoman kokonaisuuden pohjalta.

3. Arvioi yrityksesi muutosvalmiutta

ERP-projekti on yksi suurimmista ja laaja-alaisimmista projekteista, joihin yritys voi ryhtyä. Tästä syystä yrityksen tulisikin pohtia sen kyvykkyyttä ja halukkuutta ison muutosprosessin läpivientiin jo hyvissä ajoin ennen lopullista päätöstä toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta.

Yrityksen muutosvalmiuden arviointi auttaa ennakoimaan ERP-projektin toteutukseen liittyviä haasteita sekä suunnittelemaan käyttöönottoprojekti siten, että se vastaa juuri oman organisaation tarpeisiin. Tarvittaessa yritysjohto ja ERP-projektin vastuuhenkilöt voivat alkaa varata lisäresursseja muutosprosessin varten tai vaikkapa alkaa tehdä töitä sen eteen, että henkilöstön asenteita muutosprosessia kohtaan saataisiin muokattua myönteisemmiksi.

4. Valitse projektin vastuuhenkilöt

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on aina koko organisaatiota koskettava prosessi, mutta alkusysäyksen projektille antaa yleensä yrityksen toimitus- tai talousjohtaja. Projektiin sitoutumisen näkökulmasta on kuitenkin tärkeää, että ERP-projektin käytännön vastuuhenkilöt valitaan mahdollisimman pian prosessin alkuvaiheessa. 

Projektipäällikön lisäksi ERP-projektissa tarvitaan yrityksen eri liiketoimintaprosesseista vastaavia henkilöitä, joiden käyttöön uuden ERP-järjestelmän tarjoamat työkalut lopulta tulevat. Mitä varhaisemmassa vaiheessa projektin vastuuhenkilöt valitaan ja otetaan mukaan projektiin, sitä paremmin heidät saadaan sitoutumaan ERP-projektin eteenpäin viemiseen.

5. Harkitse ulkopuolisen konsultin hyödyntämistä

Omalle yritykselle sopivan ERP-järjestelmän löytäminen ei ole mikään helppo tehtävä. Mikäli yrityksen henkilöstöltä ei löydy tarvittavaa osaamista tai ennen kaikkea riittävästi aikaa tehdä tarvemäärityksiä tai käydä keskusteluita eri järjestelmätoimittajien kanssa, voi ERP-järjestelmien valintaan erikoistuneiden konsultin hyödyntäminen olla hyvä ratkaisu omiin tarpeisiin sopivan ERP-järjestelmän löytämiseksi.

ERP-järjestelmien valintaan erikoistuneilta liiketoimintakonsulteilta löytyy usein hyviä dokumenttipohjia, joiden avulla yrityksen tarvemääritys, nykytilakuvaus ja alustava budjetointi saadaan tehtyä tehokkaasti. Tarvittaessa konsultti voi auttaa myös järjestelmähankinnan sopimusneuvotteluissa ja olla mukana myös järjestelmän käyttöönottovaiheessa.
Lue tästä lisää ulkoistetun konsultin hyödyntämisestä ERP-projektissa.

6. Pyri löytämään 3-5 sopivaa järjestelmätoimittajaa

Vasta kun yrityksen nykytila, tarpeet, tavoitteet ja budjetti ovat alustavasti hahmoteltuina, on oikea aika alkaa kartoittaa vaihtoehtoisia järjestelmätoimittajia. Kun yrityksellä on selkeästi tiedossa, mihin se ERP-järjestelmää ylipäätään tarvitsee, on sen helpompaa käydä keskustelua eri järjestelmätoimittajien kanssa sekä arvioida heidän järjestelmiensä sopivuutta omiin tarpeisiinsa. 

Parhaimpiin tuloksiin päästään yleensä siten, että yritys valikoi omien tarpeidensa pohjalta 3-5 tarkoituksenmukaisinta järjestelmätoimittajaa, joilla on kokemusta onnistuneista projekteista samalla toimialalla. Potentiaalisimpien järjestelmätoimittajien kanssa kannattaa aloittaa syvällisemmät keskustelut, koska siten omien prosessien ja järjestelmän erityispiirteet ja niiden yhteensopivuudet selviävät parhaimmin.

Onko ERP-järjestelmän hankinta ajankohtaista?

Visma on julkaissut uuden ERP-järjestelmän hankintaan liittyvän oppaan, jonka tavoitteena on antaa tietoa ERP-järjestelmän hankintaprosessin eri vaiheista sekä auttaa yritystä ottamaan ensimmäiset askeleet ERP-projektissa. Tutustu uuteen oppaaseemme klikkaamalla alla olevaa nappia.

Lataa ERP-järjestelmän ostajan opas