Siirtyäkö uuteen vai kehittää vanhaa ERP-järjestelmää?

Siirtyäkö uuten vai kehittää vanhaa ERP-järjestelmää?

Tarve nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän vaihdolle syntyy usein monien eri tekijöiden summana. Vaihto on kuitenkin aina aikaa, rahaa ja resursseja vievä projekti, joten ennen vaihtoa onkin syytä miettiä, voisiko nykyistä ERP-järjestelmää kehittää paremmin yrityksen tarpeita vastaavaksi?

Nykyisen ERP-järjestelmän ongelmat ja puutteet

Monesti nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän puutteet ja ongelmat voidaan saada ratkaistua erilaisilla järjestelmän laajennuksilla tai teknisillä muutoksilla, jotka ovat tosin myös järjestelmän toimittajasta, tarjolla olevista lisäosista sekä yhteistyön sujuvuudesta riippuvaisia.

Ongelmia, jotka evät välttämättä edellytä uuden järjestelmän käyttöönottoa, voivat Visman asiantuntijoiden mukaan olla esimerkiksi seuraavat:

  • Työntekijät eivät osaa tai halua käyttää nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää
  • Nykyisestä toiminnanohjausjärjestelmästä ei saada tarvittavia raportteja
  • Työ on liikkuvaa ja tietojen kirjaaminen toiminnanohjausjärjestelmään tuntuu työläältä ja unohtuu helposti
  • IT-osasto on kuormittunut nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän ylläpidon ja päivitysten takia

Nykyistä ERP-järjestelmää ei osata tai haluta käyttää

Jos ongelmana on se, että yrityksen työntekijät eivät osaa tai halua käyttää nykyistä ERP-järjestelmää, on syytä miettiä, tulevatko he välttämättä käyttämään uuttakaan? Tässä tilanteessa lisäkoulutuksiin panostaminen voi auttaa, mutta joissakin tapauksissa tarvitaan yrityksessä jopa kokonaista asennemuutosta. Muutosvastarintaa saadaan yleensä parhaiten vähennettyä tehokkaalla viestinnällä, henkilöstön sitouttamisella sekä työntekijöiden kokemien ongelmien ja toiveiden kuuntelemisella ja huomioon ottamisella.

Raportointi ei tue yrityksen vaatimuksia

Monesti ongelmana on se, ettei nykyisestä toiminnanohjausjärjestelmästä saada esimerkiksi yritysjohdon tarvitsemia raportteja tai oikeanlainen raportointi vaatii paljon manuaalista työtä. Tässä tapauksessa apu voi löytyä esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään erikseen integroitavasta liiketoimintatiedon analysointiin ja raportoinnin tehostamiseen tarkoitetusta työkalusta.

Työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta

Ongelmana nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käytössä voi myös olla se, että työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta ja työ on liikkuvaa. Tiedot kerääntyvät tässä tapauksessa helposti esimerkiksi erillisille Excel-taulukoille tai paperilapuille. Tietoja ei myöskään muisteta jälkikäteen kirjata toiminnanohjausjärjestelmään tai ainakin tämä koetaan erittäin työlääksi toimintatavaksi. Tästä helposti aiheutuu kuitenkin se, että tieto ei enää kuljekaan osastolta toiselle. Ratkaisuna tähän ongelmaan ovat erilaiset nykyiseen järjestelmään liitettävät tehokkuustyökalut, joilla voidaan parantaa esimerkiksi järjestelmän etäkäyttöä.

IT-osasto on ylikuormittunut

Jos nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän ongelmana on se, että IT-osasto on kuormittunut järjestelmän vaatimien päivitysten ja ylläpidon takia, voi ratkaisuna tähän olla pilvipalveluun siirtyminen. Kun järjestelmä ei toimi enää yrityksen omalla palvelimella, käytetään sitä jatkossa nettiselaimen kautta ja järjestelmän toimittajan vastuulle jäävät jatkossa myös järjestelmän ylläpidon ja päivitysten hoitaminen. ERP-järjestelmän siirto pilveen mahdollistaa myös esimerkiksi järjestelmän etäkäytön.

Lue lisää ERP-järjestelmän vaihtamisesta

Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme, joka on kirjoitettu nykyisen toiminnanohjausjärjestelmänsä vaihtoa harkitseville yrityksille. Oppaassa käydään läpi ERP-järjestelmän vaihtoprosessi aina projektiin valmistautumisesta onnistuneeseen käyttöönottoon asti.

Lataa tästä: Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtajan opas