Nyt vai heti - milloin on oikea aika siirtyä sähköiseen taloushallintoon?

Nykypäivän yrityselämässä joustavuus ja nopeus ovat suorastaan elinehtoja yrityksen kilpailukyvylle. Sähköisen taloushallinnon ansiosta yritys pystyy tekemään päätöksiä aina ajankohtaisen ja tuoreen tiedon pohjalta, mikä voi parantaa merkittävästi yrityksen kilpailukykyä nyt ja tulevaisuudessa.

Sähköisen toimintatavan hyötyjä ajatellen ei siis kannata kysyä, milloin on oikea aika siirtyä sähköiseen taloushallintoon - olennaisempaa on pohtia, kuinka kauan yrityksellä on varaa pyörittää taloushallintoa manuaalisesti.

Tunnistatko oman yrityksesi seuraavista tuntomerkeistä?

Kuinka moni seuraavista väittämistä pitää paikkaansa sinun yrityksessäsi tai organisaatiossasi?

  • Laskut avataan käsin.
  • Laskujen hyväksyntäkierros kestää pitkään.
  • Asioita tai tapahtumia kirjataan kahteen kertaan omiin järjestelmiin.
  • Kuukauden kirjanpito tulee useimmiten aina hieman myöhässä, jolloin johto ei saa tietoa kuukauden tuloksesta reaaliajassa.
  • Ostolaskujen hyväksymiskierros kestää niin kauan, että laskut maksetaan myöhässä, jolloin laskun loppusummaan joudutaan lisäämään turhia viivästyskorkoja tai myöhästymismaksuja.

Jos tunnistat oman yrityksesi edes kahdesta yllä mainituista kohdista, voi sähköinen taloushallinto tuoda yrityksellesi paitsi merkittävää ajan ja rahan säästöä, myös kaivattua toiminnan tehostumista.

Sähköinen taloushallinto tuo kustannussäästöjä ja lisää reaaliaikaista tietoa

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa nimensä mukaisesti sitä, että yrityksen taloushallintoon liittyvät tehtävät, kuten laskutus, ostolaskujen vastaanotto, laskujen kierrätys ja hyväksyntä, laskujen maksu, kirjanpito ja viranomaisilmoitusten lähettäminen jne. hoidetaan sähköisesti. Sähköisen toimintatavan tavoitteena on yhdistää ja automatisoida kirjanpidon eri työvaiheita sekä tuottaa samalla valmista kirjanpitoaineistoa ja siten vähentää kirjanpitoon kuluvaa työn määrää. Samalla nopeutetaan yrityksen liiketoiminnasta tarvittavan tiedon saamista.

Kun yrityksen taloushallinto hoidetaan alusta loppuun sähköisesti, moninkertaistuvat siitä saatavat hyödytkin.

Kun yrityksen taloushallinto hoidetaan alusta loppuun sähköisesti, moninkertaistuvat siitä saatavat hyödytkin: kustannukset pienenevät sitä mukaa kun yritys käyttää vähemmän paperia, tekee vähemmän päällekkäistä työtä ja käyttää vähemmän aikaa manuaalisesta työstä johtuvien virheiden korjaamiseen. Automaation ansiosta työntekijöille jää myös enemmän aikaa tärkeämmille työtehtäville.

Nykypäivän talouselämä vaatii sitä, että yritysjohto kykenee tekemään omaa liiketoimintaansa koskevia päätöksiä hyvin nopeallakin aikataululla. Yritysten kilpailukyky tuleekin määrittymään yhä enenevissä määrin sen pohjalta, kuinka tehokkaasti ja nopeasti yritys pystyy käsittelemään ja tulkitsemaan tietoa omasta toiminnastaan. Tähän sähköisen taloushallinnon järjestelmä on yksi tärkeimmistä työkaluista.

Oikea kumppani minimoi riskit muutosvaiheessa

Kynnys sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä on luonnollisesti korkeampi silloin, kun yrityksen taloutta on hoidettu perinteiseen tyyliin jo useiden vuosien - kenties jopa vuosikymmenien - ajan. Näissäkin tapauksissa yritysjohto yleensä tiedostaa sähköisen taloushallinnan hyödyt, mutta heidän mielessään saattaa vielä kummitella kymmenen vuoden takaiset kauhukertomukset sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä – kassakriisejä syntyi siitä, kun järjestelmiä ei saatu toimimaan eivätkä laskut löytäneet oikeisiin osoitteisiin.

Yrityksen taloushallintoasioiden hoitaminen on aina strateginen valinta ja totuttuihin toimintatapoihin liittyvät isot muutokset sisältävät aina omat riskinsä. Sähköiseen taloushallintajärjestelmään siirtymiseen liittyviä riskejä voidaan tehokkaasti rajata valmistautumalla huolella ja ottamalla prosessiin mukaan luotettava kumppani.

Onko yrityksesi valmis muutokseen?

Taloushallinnon rutiinien muuttaminen on iso muutos, joka luonnollisesti aiheuttaa hieman muutosvastarintaa sekä ehkä pientä jännitystäkin. Kuten sanottua, useimmiten yritykset kyllä tiedostavat sähköisen taloushallinnon edut, mutta muutosprosessiin lähtemistä pitkitetään usein hieman turhaankin. 

Sähköiset taloushallintajärjestelmät sekä niiden käyttöönottoprosessit ovat kehittyneet varsin paljon siitä, mitä ne olivat esimerkiksi vielä vuosikymmen sitten.

Sähköiset taloushallintajärjestelmät sekä niiden käyttöönottoprosessit ovat kuitenkin kehittyneet varsin paljon siitä, mitä ne olivat esimerkiksi vielä vuosikymmen sitten.

Ennen muutosprosessiin lähtemistä, sähköisestä taloushallinnosta kiinnostuneelle yritykselle riittää seuraavanlainen valmiustila:

  • Yritys on sitoutunut päätökseensä siirtyä sähköiseen taloushallintajärjestelmään.
  • Yritys on löytänyt itselleen ja omiin tavoitteisiinsa sopivan ja luotettavan järjestelmätoimittajan.
  • Yrityksen sisältä on valittu vastuuhenkilö, jolla on aikaa viedä muutosta eteenpäin järjestelmän toimittajan kanssa.

Sähköisen järjestelmän haluavan yrityksen tärkein tehtävä on siis sitoutua päätökseensä sekä löytää itselleen kokenut ja luotettava kumppani, jonka avulla ja asiantuntemuksella järjestelmän käyttöönotto halutaan toteuttaa. Toimittajan tehtävä on auttaa kartoittamaan yrityksen taloushallinnon tarpeita ja pitää huoli siitä, että järjestelmä vastaa noihin tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Kun tämä kumppani on löytynyt, voidaan muutosprosessi aloittaa yrityksen aikataulutoiveiden mukaisesti - joko nyt tai heti.

Kiinnostaako sähköinen taloushallinto?

Lue maksuton pikaoppaamme, jossa kerrotaan, millaisten vaiheiden kautta sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu käytännössä. Tutustu oppaaseen klikkaamalla alla olevaa nappia.

6 askelta sähköiseen taloushallintoon