Näin arvioit yrityksesi taloushallintoprosessin nykytilaa

Näin arvioit yrityksesi taloushallintoprosessin nykytilaaEnnen uuden taloushallinto-ohjelmiston hankintaa, on yrityksessä ensin pysähdyttävä kartoittamaan oman taloushallintoprosessin nykytilannetta. Tästä artikkelista saat vinkkejä, mistä eri osa-alueista omaa taloushallintoprosessia olisi syytä tarkastella.

Nykytilakartoitus auttaa ohjelmiston valinnassa

Markkinoilla on tällä hetkellä tarjolla hyvin monia taloushallinto-ohjelmia, joissa on varsin laaja valikoima erilaisia ominaisuuksia ja toimintoja. Omalle yritykselle sopivan ohjelmiston valinta saattaa kuitenkin osoittautua yllättävän hankalaksi, etenkin jos yrityksen vastuuhenkilöillä ei ole selkeästi tiedossa, mitä ohjelmistolta oikein halutaan.
Kun ohjelmiston hankintaprosessiin valitut vastuuhenkilöt käyvät huolella läpi yrityksen taloushallintoprosessin nykytilan ja tekevät sen pohjalta alustavaa tarvemääritystä hankittavalle ohjelmistolle, on heidän helpompi myös kartoittaa omiin tarpeisiin sopivia ohjelmistoja ja niiden toimittajia.

Pyri löytämään taloushallintoprosessin kipupisteet

Taloushallintoprosessin kuvaamisen tavoitteena on löytää nykyprosessin heikkoudet ja vahvuudet sekä tunnistaa, mitkä prosessin vaiheet tällä hetkellä vievät eniten aikaa ja kustannuksia. Nämä ovat niitä kipupisteitä, jotka uudella taloushallinto-ohjelmistolla pitäisi saada poistettua.
Useimmille yrityksille riittää, että yrityksessä on karkealla tasolla luotu yhteinen näkemys sen taloushallintoprosessin nykytilasta ja siihen liittyvistä tulevaisuuden tarpeista. Jos yrityksessä on paljon eri liiketoimintaprosesseja ja se tekee yhteistyötä useiden eri toimittajien kanssa, voi taloushallintoprosessia kuvata myös lyhyen kirjallisen dokumentin avulla.

Hyviä kysymyksiä alustavassa tarvemäärittelyssä

Kun päätös uuden taloushallinto-ohjelmiston valinnasta on tehty, voi nykyistä taloushallintoprosessia kartoittaa esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

  • Mistä osa-alueista oman yrityksen taloushallintoprosessi tällä hetkellä koostuu?
  • Ketkä ovat prosessin vastuuhenkilöt?
  • Mitkä prosessin osat toimivat hyvin?
  • Mitkä vaiheet vaativat eniten työtä?
  • Mitkä ovat nykyprosessin suurimmat kipupisteet?
  • Onko taloushallinnon hoitaminen tällä hetkellä pääosin yhden henkilön osaamisen varassa?
  • Mihin taloushallintoprosessin vaiheisiin kaivataan parannusta?
  • Millaista taloushallinnon osaamista yrityksen sisältä löytyy tällä hetkellä? Mitkä asiat yrityksen on kannattavaa hoitaa itse myös jatkossa?
  • Millaisesta taloushallinnon osaamisesta yrityksellä on puutetta? Mitkä asiat kannattaisi jatkossa hoitaa ulkopuolisen palvelun avulla?

Mieti myös tilitoimiston roolia kokonaisuudessa

Jos osa yrityksen taloushallinnosta on ulkoistettu tilitoimistolle, on uuden taloushallinto-ohjelmiston hankinnan aikana mietittävä myös tilitoimiston roolia jatkossa. Jos esimerkiksi tilitoimistolle aiemmin ulkoistettu palkanlaskenta halutaankin hoitaa uuden ohjelmiston avulla itse, ei ulkopuoliselle tilitoimistokumppanille välttämättä enää jatkossa ole tarvetta.
Jos nykytilakartoituksessa huomataan, että yrityksen sisältä puuttuu olennaista taloushallinnon osaamista, voi tiettyjen osien ulkoistaminen tilitoimistolle tulla yritykselle lopulta edullisemmaksi ja vaivattomammaksi kuin hoitaa ne itse.  Tilitoimiston ja asiakkaan välillä on nykyään paljon enemmän mahdollisuuksia esimerkiksi käyttää samaa ohjelmistoa taloushallinnon hoitamisessa. Tilitoimiston rooli voi esimerkiksi laskea palkat sekä tehdä kirjanpitoa, mutta asiakas itse laskuttaa ja maksaa ostolaskunsa.

Kaipaatko lisää vinkkejä uuden taloushallinto-ohjelmiston hankintaan?

Tutustu maksuttomaan pikaoppaaseemme, josta saat kattavan läpileikkauksen taloushallinto-ohjelmiston hankintaprosessista sekä asiantuntijoiden vinkkejä eri vaiheiden läpivientiin.

Lataa taloushallinto-ohjelmiston ostajan opas