Muistilista sähköiseen taloushallintoon siirtyvälle pk-yritykselle

Sähköisen taloushallintojärjestelmän käyttöönotto tapahtuu aina valitun järjestelmätoimittajan asiantuntevalla tuella, mutta myös pk-yrityksellä on tärkeä rooli talouden hallintaan liittyvän muutoksen läpiviennissä. Tiedätkö jo, mitä sinun tulisi tehdä ennen sähköiseen taloushallintoon siirtymistä?

Valitse projektille vastuuhenkilö

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on yrityksen muutosprosessi, jonka läpivientiin sisältyy samat lainalaisuudet kuin minkä tahansa muunkin muutoksen läpivientiin. Onnistumisen kannalta olennaisessa asemassa on muutoksen suunnittelu, johtaminen ja viestintä.

Onnistumisen kannalta olennaisessa asemassa on muutoksen suunnittelu, johtaminen ja viestintä.

Kun pk-yrityksessä on tehty päätös sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä, yritysjohdon ensimmäinen tärkeä tehtävä on valita projektille vastuuhenkilö, jonka tehtävä on viedä muutosprosessia eteenpäin yrityksen sisällä.

Tehtävään valitulla vastuuhenkilöllä tulisi olla ymmärrys yrityksen taloudesta ja taloushallinnon prosesseista sekä aikaa viedä muutosta eteenpäin yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa.

Vastuuhenkilön tehtävänä on muun muassa:

  • mallintaa yrityksen nykyiset taloushallintoon liittyvät prosessit
  • listata asioita, joita halutaan muuttaa tai kehittää uuden järjestelmän avulla
  • järjestää henkilöstölle mahdollisuus esittää toiveita ja näkemyksiä
  • huolehtia muutokseen liittyvästä viestinnästä muulle henkilöstölle
  • kartoittaa eri järjestelmätoimittajia ja operaattoreita

Jäsennä yrityksesi nykyinen taloushallintoprosessi

Ennen kuin eri järjestelmätoimittajiin otetaan yhteyttä, on yrityksen syytä kirkastaa ja mallintaa myös sen nykyinen taloushallintoprosessi.

Yrityksen johdolla ja projektin vastuuhenkilöillä tulee olla yhtenäinen ja selkeä kuva yrityksen taloushallintoprosessin nykytilanteesta.

Useimmille pk-yrityksille riittää se, että yrityksessä on karkealla tasolla saatu luotua yhteinen näkemys sen taloushallintoprosessin nykytilasta ja siihen liittyvistä tulevaisuuden tarpeista.

Jos yrityksessä puolestaan on paljon eri liiketoimintaprosesseja ja se tekee yhteistyötä useiden eri toimittajien kanssa, voi taloushallintoprosessia kuvata myös lyhyen kirjallisen dokumentin avulla.

Pääasia kuitenkin on se, että yrityksen johdolla ja projektin vastuuhenkilöillä on yhtenäinen ja selkeä kuva yrityksen taloushallintoprosessin nykytilanteesta ennen kuin he aloittavat keskustelut eri järjestelmätoimittajien kanssa.

Seuraavat kysymykset auttavat yrityksesi taloushallintoprosessin mallintamista:

  • Miten ostolaskut käsitellään ja kierrätetään tällä hetkellä?
  • Ketkä ovat prosessin vastuuhenkilöt?
  • Mikä on tilitoimiston rooli?
  • Mitkä prosessin osat toimivat hyvin tällä hetkellä?
  • Mistä puolestaan halutaan päästä eroon uuden järjestelmän avulla?

Kartoita potentiaalisia järjestelmätoimittajia

Järjestelmätoimittajien kartoittaminen tulee ajankohtaiseksi vasta siinä vaiheessa, kun yrityksellä on yhtenäinen ja selkeä käsitys sen taloushallintoprosessin nykytilasta ja nykykäytännöistä. Tämä auttaa ymmärtämään ja jäsentämään, millaisia tarpeita yrityksellä on hankittavaa järjestelmää kohtaan.

Kannattaa huomata, että kaikkien eri järjestelmätoimittajien kilpailuttaminen ei useinkaan ole siihen kuluvaan työmäärään nähden järin tarkoituksenmukaista. Pk-yrityksen kannattaa lähtökohtaisesti etsiä sellaisia järjestelmätoimittajia, joilla on takanaan vakavarainen historia sekä kokemusta oman yrityksen toimialaan liittyen.

Kiinnostavia ja potentiaalisia järjestelmätoimittajia kannattaa ensin kartoittaa esimerkiksi internetin, tilitoimiston ja kollegoiden vinkkien perusteella.

Hyvän järjestelmätoimittajan ominaisuuksia:

  • vakavaraisuus ja pitkä tuotekehitys
  • monipuoliset palvelut
  • järjestelmän ylläpidolle on tiedossa jatkumoa myös tulevaisuudessa
  • hyvät asiakaskokemukset järjestelmän käyttöönotosta

Konsultoi omaa tilitoimistoasi

Jos osa yrityksesi taloushallinnosta on ulkoistettu tilitoimistolle, on taloushallinnon sähköistämisestä syytä keskustella myös heidän kanssaan. Varmista, että tilitoimistokumppanilta löytyy riittävää osaamista sähköisiin järjestelmiin liittyen, jotta se osaa tukea yritystäsi järjestelmän käytössä.

Varmista, että tilitoimistokumppanilta löytyy riittävää osaamista sähköisiin järjestelmiin liittyen.

Parhaassa tapauksessa sähköisen taloushallinnon avulla voidaan paitsi tehostaa pk-yrityksen taloushallintoa, mutta myös parantaa yhteistyötä yrityksen ja sen tilitoimiston välillä. Tällöin tulee vain huolella arvioida ja sopia vastuualueista ja niissä tarvittavista työkaluista.

Manuaalisten tehtävien vähentyessä tilitoimistollekin jää enemmän aikaa talouslukujen syvällisempään tarkasteluun ja niiden tulkintaan. Sähköisen taloushallinnan ansiosta tilitoimiston rooli voi siis muuttua enemmän liiketoimintaa kehittävän konsultoinnin suuntaan.

Kiinnostaako sähköinen taloushallinto?

Lataa Sähköisen taloushallinnon hyödyt toiminnoittain -taulukko, josta näet konkreettisesti, miten järjestelmä automatisoi talouden hallinnan eri toimenpiteitä. Tutustu materiaaliin alla olevasta napista.

Taloushallinnon sähköistämisen hyödyt toiminnoittain