Moderni isännöitsijä panostaa nyt viestintään

Moderni isännöitsijä panostaa nyt viestintään Isännöitsijän työhön vaikuttavat monet taloyhtiön päivittäiseen toimintaan liittyvät sidosryhmät kuten huoltoyhtiö, osakkaat, hallituksen jäsenet ja asukkaat. Isännöitsijän ja sidosryhmien yhteinen tavoite on kiinteistön arvon säilyttäminen ja jopa lisääminen koko kiinteistön elinkaaren ajan. Viestinnällä on tärkeä osa näihin tavoitteisiin pääsemisessä. mutta ongelmaksi muodostuu sidosryhmien tuottaman tai tarvitseman tiedon pitäminen ajan tasalla ja aina helposti saatavilla.

Viestintä tuo kilpailuetua

Viestinnän merkitys korostuu isännöintialalla jatkuvasti ja hyvä viestintä voi olla isännöintiyritykselle kilpailuetu. Sidosryhmien tarpeiden huomiointi on tärkeää, mutta aikaa vievää.  Kun asukkaat ja osakkaat saavat riittävästi tietoa taloyhtiön asioista, paranee asumisviihtyisyys ja asumiskulujen ennakointi helpottuu. Asiakasviestinnän lisäksi on tärkeää varmistaa tehokas ja ajantasainen tiedonkulku myös muiden toimijoiden kuten huoltoyhtiön ja isännöintiyrityksen oman henkilökunnan kanssa.

Yhteisen tiedon äärellä

Kaiken olennaisen tiedon hallinta ja eri sidosryhmien vaatima saumaton yhteistyö muodostavat haasteellisen yhtälön. Parhaiten tiedon kulkua voidaan edistää sähköisen kokonaisjärjestelmän avulla, joka toimii yhteisenä työkaluna isännöitsijäyritykselle ja sen sidosryhmille. Kun kaikki taloyhtiöön liittyvät osapuolet kartuttavat yhteistä tietoa käyttämällä samaa järjestelmää, ei tieto ole yhden henkilön takana. Tallennettu tieto on kaikkien osapuolien käytettävissä ja helposti saatavilla.

Tiedonkulun mahdollisuudet:

  • Eri sidosryhmät kartuttavat tietoa samaan järjestelmään
  • Tieto eri osapuolten saatavilla roolin mukaisesti
  • Tietoon pääsee käsiksi mistä ja milloin vain

Verkkopalveluiden ja itsepalveluliittymien suosio nousussa

Asiakkaiden noussut vaatimustaso haastaa isännöitsijät miettimään miten hoitaa viestintää mahdollisimman helposti ja tehokkaasti. Tämä johtaa verkkopalveluiden ja itsepalveluliittymien yleistymiseen. Netin kautta asiakkaalle on mahdollista tarjota monipuolisempia palveluita, jotka eivät ole aikaan tai paikkaan sidottuja.
Esimerkiksi vikailmoitusten ei tarvitse olla isännöintiyrityksen työaikaan sidottu palvelu, vaan asukas voi tehdä sen omalla vapaa-ajallaan ja seurata vikailmoituksen edistymistä netissä. Taloyhtiön kotisivuille on sähköisten järjestelmien avulla mahdollista jakaa ajankohtaisia asioita esimerkiksi taloyhtiö- tai ryhmäkohtaisesti. Kotisivujen tietoja voidaan tuottaa jopa automaattisesti isännöintijärjestelmä rekistereistä ja arkistosta. Tämä mahdollistaa esimerkiksi taloyhtiön talousraporttien automaattisen tuottamisen osakkaiden nähtäväksi. 

Viestinnän ja itsepalvelun mahdollisuudet

  • Taloyhtiön kotisivut
  • Vikailmoitukset
  • Asukastiedottaminen
  • Hallitukselle ja osakkaalle tiedottaminen

Lataa opas: Miten isännöintiyritys voi kehittää liiketoimintaansa?