ERP-projektin kolme menestystekijää

Onko yrityksesi harkitsemassa toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tai nykyisen ERP-järjestelmän vaihtamista? Tiedätkö jo, mitkä tekijät varmistavat uuden toiminnanohjausjärjestelmän onnistuneen käyttöönoton?

Kokemuksemme mukaan toiminnanohjausjärjestelmän hankinta- tai vaihtamisprosessin aikana tärkeimpiä asioita ovat:

  • yrityksen ydinprosessien tunnistaminen
  • ydinprosesseista johdetut tavoitteet, jotka ovat kirjattu selkeään projektisuunnitelmaan
  • käyttöönottovaihe, jonka aikana varmistetaan se, että jokaisella loppukäyttäjällä on riittävät valmiudet ja osaaminen järjestelmän käyttöön.

Yrityksen ydinprosessit tulee olla tunnistettu ja mallinnettu

On ensisijaisen tärkeää, että ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tai sen vaihtamista yrityksessä on tunnistettu ja mallinnettu sen toiminnassa esiintyvät ydinprosessit - eli ne prosessit, jotka oikeasti vievät yrityksen liiketoimintaa eteenpäin.  Kun uusi toiminnanohjausjärjestelmä saadaan tukemaan yrityksen ydinprosesseja, on toiminnan tehostuminen oikeasti mahdollista myös käytännössä.

Yrityksissä kannattaa tarkastella ja jäsentää prosesseja jo ennen eri järjestelmätoimittajien kartoitusta. Tällöin on helpompaa muodostaa käsitys siitä, millaisia muutoksia yrityksen toimintaan kaivataan sekä mitä uudella toiminnanohjausjärjestelmällä halutaan saavuttaa. Nämä pohdinnat ohjaavat yritystä myös sille sopivan järjestelmän valinnassa.

Ydinprosessien määrittämisen kannalta on tärkeää, että tehtävään osallistuu myös sellainen henkilö yrityksen sisältä, joka tuntee kyseisen prosessin erittäin hyvin.

Tarkempi prosessien mallintaminen tehdään aina ERP-projektin määrittelyvaiheen aikana ja järjestelmätoimittajan tuella. Ydinprosessien määrittämisen kannalta on tärkeää, että tehtävään osallistuu myös sellainen henkilö yrityksen sisältä, joka tuntee kyseisen prosessin erittäin hyvin. Kullekin prosessille valitun vastuuhenkilön tehtävä on ohjeistaa ja neuvoa järjestelmätoimittajaa siitä, miten uuden järjestelmän halutaan toimivan kyseisen prosessin osalta.

Jos prosesseja ei osata laittaa liiketoiminnan eteenpäin viemisen kannalta tärkeysjärjestykseen, ei uusi toiminnanohjausjärjestelmä välttämättä tehosta yrityksen toimintaa millään tavalla. Ydinprosessien tunnistaminen onkin yksi tärkeimmistä tehtävistä toiminnanohjausjärjestelmän hankinta- tai vaihtamisprosessia.

Projektilla on selkeä ja realistinen projektisuunnitelma

Kun yrityksen ydinprosessit on tunnistettu ja mallinnettu, tiedetään myös paremmin, mitkä ovat ne olennaisimmat osa-alueet, joihin toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan tai vaihtamisen yhteydessä tulee keskittyä. Kaikkia yrityksellä olevia toiveita ei todennäköisesti pystytä täyttämään juuri niin kuin yritys haluaisi, joten tärkeintä on se, että uuden järjestelmän avulla kyetään vastaamaan yrityksen liiketoiminnan kannalta olennaisimpiin tarpeisiin.

Kun projektin tavoitteet ja painopistealueet ovat selvillä, laaditaan selkeä ja yksityiskohtainen projektisuunnitelma, jonka mukaan projektissa aletaan edetä. Projektisuunnitelma on ERP-projektia eteenpäin vievän projektipäällikön tärkein työkalu. Mitä selkeämmin ja yksityiskohtaisemmin se on laadittu, sitä sujuvammin projekti menee eteenpäin ja sitä helpompi myös yritysjohdon on helpompaa seurata ja arvioida projektin etenemistä.

Hyvä ja laadukas projektisuunnitelma varmistaa sen, että molemmilla osapuolilla on yhtenevä käsitys siitä, mitä projektissa ollaan tekemässä.

Hyvä ja laadukas projektisuunnitelma varmistaa sen, että molemmilla osapuolilla on yhtenevä käsitys siitä mitä ollaan tekemässä, miten projekti viedään läpi ja millä aikataululla. Projektisuunnitelmassa tulee olla määriteltynä myös projektin tavoitteet ja mittarit, joiden perusteella voidaan jälkeenpäin arvioida projektin onnistumista.

Tärkeänä osana projektisuunnitelmaa ovat myös projektin rajaukset, eli se, mitä asioita projektiin kuuluu ja mitä ei. Kun näistä on sovittu yhdessä, ei pääse syntymään tilannetta, jossa asiakkaan ja toimittajan käsitys toteutettavasta järjestelmästä ja sen laajuudesta eroavat. Käytännössä yhtenäinen käsitys projektin laajuudesta ja rajauksista voi syntyä ainoastaan yhdessä keskustelemalla ja käymällä asioita suunnitelmallisesti läpi jokaiselta eri osa-alueelta.

Hyvä ja realistinen projektisuunnitelma saadaan aikaiseksi siten, että projektijohdon työtä varten annetaan riittävästi resursseja.  Jos toimittajalla on kokemusta ja ymmärrystä asiakkaan liiketoiminta-alasta, on projektisuunnitelman laatiminen huomattavasti helpompaa. Tällöin kyseiseen alaan liittyvät erikoispiirteet ja tarpeet osataan huomioida jo projektin suunnitteluvaiheessa.

Yritys hyötyy yleensä paljon myös siitä, jos valitun järjestelmän toimittajalta löytyy valmiita malleja sille, miten projekti voidaan viedä läpi. On kuitenkin syytä huomata, että jokainen yritys on oma yksilöllinen tapauksensa, joten toimittaja ei voi oikaista projektissa sen perusteella, että on aikaisemmin toimittanut järjestelmän vastaavanlaiselle yritykselle. Kokemuksesta on hyötyä ja sen avulla toimittajalla on näkemystä yrityksen toimialasta, mutta siitä huolimatta sama määrittelypolku ja samat keskustelut on syytä käydä läpi jokaisen asiakkaan kanssa.

Käyttöönottovaihe toteutetaan huolella

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottovaiheessa viimeistellään hyvin suunniteltu ERP-projekti. Valitettavasti tällä vaiheella on myös nurja puolensa – huonosti toteutetun käyttöönottovaiheen takia koko projektin aikana tehty työ voi valua hukkaan.

Huonosti toteutetun käyttöönottovaiheen takia koko projektin aikana tehty työ voi valua hukkaan.

Toiminnanohjausjärjestelmästä on hyötyä ja se maksaa itsensä takaisin ainoastaan silloin, kun sitä osataan käyttää ja sitä myös oikeasti käytetään yrityksen arjessa. Tästä syystä on tärkeää, että koko yrityksen henkilöstö on sitoutunut uuden järjestelmän käyttöönottoon, he ymmärtävät miten hanke viedään läpi ja heille on varattu riittävästi aikaa oppia ja opiskella uuden järjestelmän käyttöä. Myös uusien toimintatapojen mukaista työskentelyä on syytä harjoitella ennen kuin uusi järjestelmä otetaan vanhan tilalle.

Käyttöönoton onnistumisessa ratkaiseva tekijä ei ole koulutuspäivien määrä vaan se, ovatko käyttäjät oikeasti oppineet käyttämään uutta järjestelmää ja ymmärtämään sen toimintaa. Käyttöönottoprosessin tärkeimpänä tavoitteena onkin varmistaa, että jokaisella loppukäyttäjällä on riittävät valmiudet ja osaaminen järjestelmän käyttöön. Tästä syystä käyttöönottovaiheeseen tuleekin aina olla varattuna riittävästi resursseja.

Onko yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen ajankohtaista?

Tutustu meiltä usein kysyttyihin kysymyksiin toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamiseen liittyen. Maksuttoman materiaalin saat ladattua klikkaamalla alla olevaa linkkiä.

13 kysymystä toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisesta