Rauman Energia
Visma L7

Rauman Energian työtapahtumat hallintaan selainratkaisuilla

Rauman Energia otti käyttöön Visma L7 sähköisiä työkaluja ja tehosti toimintojaan reippaasti. Työtapahtumien ja matkalaskujen kirjauksen, hyväksynnän sekä palkkalaskelmien siirtäminen sähköiseksi karsii tehokkaasti päällekkäistä työtä, pitää tiedot tallessa ja helposti löydettävissä. Työtekijöiden arki on vaivattomampaa ja työ myös mielekkäämpää, nykyaikaista. Vanhaan ei haluta enää Rauman Energialla palata.

Kumppanit jo vuodesta 1998

Visman asiakkaana Rauman Energia on ollut jo 12 vuotta. Vähitellen on otettu käyttöön Visman selainpohjaisia, sähköisiä ratkaisuja työtapahtumien seurantaan, ostolaskujen kierrätykseen ja palkkalaskelmien toimittamiseen.

Visma L7 -toiminnanohjausjärjestelmää Rauman Energialla käyttää vaihtelevasti 5-10 henkilöä, mutta sähköisiä työkaluja käyttävät kaikki 40 työntekijää. Yrityksessä Visma L7 -järjestelmällä hoidetaan taloushallinto, palkkahallinto, yksittäis- ja sopimuslaskutus sekä projektinvalvonta.

- Suosittelisin Visma L7 -toiminnanohjausjärjestelmään myös muille energia-alan yrityksille mielelläni, sanoo Taina Lehtihalme Visma L7 pääkäyttäjä ja laskentapäällikkö.

Toimintaan sähköä Visma L7:n selainratkaisuilla

Rauman Energian arkirutiineihin Visma L7 ja sen selainpohjaiset, sähköiset ratkaisut ovat tuoneet muutoksia mm. töiden kirjaamiseen, palkanlaskentaan, laskutuksen ja ostolaskujen hallintaan.

Kun uudistusta työtapahtumien kirjausprosessiin pohdittiin, oli tavoitteena moninkertaisen tallennuksen ja työn välttäminen, tiedon etsimisen ja katoamisen minimoiminen, palkanlaskennan tehokkuus ja paperittomuus. Palkkalaskelmat haluttiin saada työntekijöille sähköpostilla tietoturvallisesti.

Ennen esimerkiksi tuntilaput toimitettiin paperisena esimiehille ja palkkalaskelmat paperilla sisäisessä postissa palkansaajille. Tämä tarkoitti tulostus ja kuoritustyötä, ja lisäksi jokaisesta palkkalaskelmasta arkistoitiin kopio mappeihin.

Nyt Visman sähköisillä ratkaisuilla tuntipalkkaiset tallentavat kaikki tiedot itse suoraan järjestelmään. Kuukausipalkkaiset tallentavat itse projekteille kohdistuvat tunnit. Lisäksi kaikki tallentavat itse matkalaskunsa sekä matkalaskuihin liittyvät kulutositteet suoraan järjestelmään. Esimiehet tarkastavat ja hyväksyvät tapahtumat sähköisesti, jonka jälkeen ne siirretään Visma L7:n palkanlaskentaan.

Sähköiset palkkalaskelmat syntyvät automaattisesti palkkojen laskenta-ajon yhteydessä, ja ovat heti palkansaajien tarkasteltavissa salasanan takana olevassa selainsovelluksessa. Palkkalaskelman voi katsoa tutun näköisenä pdf-muodossa, ja sovelluksessa on mahdollista tehdä erilaisia hakuja sekä tarkastella myös aikaisempia palkkalaskelmiaan.

Tyytyväisyys nousi nopeasti

- Olenko tyytyväinen Visma L7:n selainratkaisuihin? Kyllä, olen tyytyväinen. Olen suositellutkin käytössämme olevia ratkaisuja myös muille. Sähköiset, selainpohjaiset toiminnot tehostavat toimintaamme, karsivat päällekkäistä työtä ja pitävät tiedon varmemmin tallessa ja helpommin löydettävissä. Osa käyttäjistä kokee, että sähköinen käyttö on mielekkäämpää kuin paperille tallentaminen – työ on nykyaikaisempaa, Taina Lehtihalme listaa sähköisten ratkaisujen hyötyjä Rauman Energialla.

- Monien hyötyjen lisäksi Visma L7 -toiminnanohjausjärjestelmän sähköisten ominaisuuksien käyttöönotto ja käyttö on ollut todella helppoa. Sovellusten perustoiminnot omaksuu nopeasti. Meillä sähköiset, selainpohjaiset sovellukset ovat jo osa arkipäivää – vanhaan ei haluta enää palata ja kehitystä halutaan pitää yllä, toteaa Lehtihalme.

Rauman Energian juuret ulottuvat aina viime vuosisadan alkuun asti. Paikallinen, laajan kumppaniverkoston omaava yritys on kokonaan Rauman kaupungin omistama ja työllistää 40 energia-alan ammattilaista. Päätuotteina ovat kaukolämpö, sähkönsiirto, sähköntuotanto ja tiedonsiirtopalvelut, joita toimitetaan niin yksityisille kuluttajille kuin teollisuuteen. Rauman Energia perustehtävä on energian tuottaminen asiakkaiden elämään, ja sitä toteutetaan yrityksessä innokkaasti asiakkaiden palveluun paneutuen. Yrityksen liikevaihto vuonna 2009 oli 25,6 MEUR.