Posti
M2

Posti

Manuaaliset paperilaskut ovat historiaa Postilla

Posti on käyttänyt M2 matka-ja kulunhallintajärjestelmää jo reilut 11 vuotta. Käyttäjiä järjestelmässä on noin 6 000 ja matkalaskuja keskimäärin 2500 kuukaudessa. Postilla oli käyttöönoton alkuvaiheessa tarve automatisoida manuaalisten paperilaskujen käsittelyä sekä kehittää kululaskujen seurantaa. Myöhemmin M2 saatiin integroitua myös Postin ERP-toiminnanohjausjärjestelmään.

”Suurin hyöty M2:sta on varmasti ollut kulu- ja matkalaskujen käsittelyprosessin automatisoinnissa aina ostotapahtumasta hyväksynnän kautta maksutapahtumaan ja kirjanpitoon asti”, kertoo Postin hankintajohtaja Markku Gerdt ja jatkaa:

”M2 tukee myös Postin matkustuspolitiikkaa ja -ohjeita: se mahdollistaa myös kulu- ja matkalaskujen tarkan seurannan.”

Henkilötietojen automatisointi tuo lisäarvoa

Kulu-ja matkahallintajärjestelmä M2 toimii monien eri järjestelmien kanssa. Sen kanssa keskustelevat niin HR-ohjelmistot, palkkahallinto kuin kirjanpitokin. M2 ymmärtää muun muassa SAP:ia, jolloin henkilötietojen ylläpito, tunnusten hallinta sekä hyväksymisvaltuutuksien päivitys ovat täysin automatisoitu.

”Uskon, että suurin hyöty Postille on ollut prosessin tehostuminen. M2:n integrointi palkkahallintoon on mahdollistanut työntekijöiden kulutapahtumien maksuprosessin automatisoinnin ja verottajan vuosi-ilmoitusprosessin keskittämisen. Palkkahallintojärjestelmän kautta maksutapahtumat välittyvät automaattisesti kirjanpidon tileille. Toiseksi suurin hyöty on ollut M2:n integrointi HR-järjestelmän kanssa, jolloin henkilötiedot päivittyvät automaattisesti järjestelmään henkilön tullessa taloon tai lähtiessä. Myös organisaatiotietojen ja hyväksymisvaltuuksien ylläpito on näin saatu automatisoitua”, kertoo Gerdt.

Posti ja M2

 

M2:n avulla globaalisti yhtenäiseen käsittelyprosessiin

Postilla on tällä hetkellä toimintaa 11 maassa. M2-järjestelmä on toistaiseksi käytössä vain Suomessa ja Ruotsissa, mutta sen käyttöä on tarkoitus laajentaa lähiaikoina myös Postin muihin toimintamaihin.

”Jokaisessa maassa on maakohtaiset perusteet ja lainsäädäntö, jotka määrittelevät matkalaskujen korvauslaskennan. Pyrimme löytämään yhtenäisen, globaalin matkalaskujen käsittely-, maksu ja kirjausprosessin ja saamaan tätä kautta tarkemman seurannan”, kertoo Gerdt.

M2-järjestelmän ansiosta paperilaskujen käsittely on minimoitu. Asia pantiin merkille myös WWF:ssä, jolta Posti sai äskettäin Green Office-sertifikaatin. Sertifikaatti annetaan paperittomalle toimistolle ekologisen ja energiatehokkaan toimintatavan ansiosta.

”Olemme olleet tyytyväisiä M2 matka- ja kulunhallintajärjestelmään, koska sen kautta maksuprosessi on voitu automatisoida hyvin pitkälle. Se on siis tuottanut meille selvästi lisäarvoa. Visma on myös ansiokkaasti konsultoinut ja kuunnellut Postin tarpeita ja integroinut järjestelmän tukemaan meidän toimintamallejamme”, kertoo Postin matkalaskuprosessin omistaja Anniina Kuusniemi.