Järjestelmän käyttöönotto kerralla oikein

Ovenia Isännöinti Oy

Ovenia Isännöinti Oy:n toiminnassa tapahtui suuria muutoksia, kun vuoden 2013 jälkeen tehtiin kolmen vuoden aikana kolme suurta yrityskauppaa ja samalla koko isännöinnin palvelukonsepti uudistettiin. Yritysostojen seurauksena erilaisia kiinteistöhallinnan järjestelmiä oli käytössä useita. Yrityksessä todettiin tarve hallinnollisen isännöinnin järjestelmien ja talouspalvelujen selkiyttämiseen ja tehostamiseen yhteisen järjestelmän avulla.

Ovenialla on isännöitävänä 1400 taloyhtiötä 17 palvelutoimistossa ympäri Suomen. Tehtyjen yrityskauppojen takia lähtötilanteessa Ovenialla oli käytössä useita eri järjestelmiä isännöinnin hoitamiseen.

– Järjestelmävaihdon taustalla oli halu jatkuvasti kehittää asiakaskokemustamme sekä parantaa henkilöstön työvälineitä. Päätimme tehostaa toimintaa ja yhtenäistää prosesseja keskittämällä hallinnollisen isännöinnin ja kaikki asiakkuudet yhteen kokonaisjärjestelmään. Samalla yrityksen prosesseja päivitettiin vastaamaan järjestelmän prosesseja, jonka ansiosta toiminnasta saatiin yhtenäistä ja selkeää. Lisäksi tarvitsimme työkalun liiketoimintamme kasvun pohjaksi, pohjustaa Ovenian liiketoimintajohtaja Marko Tikkanen.

Nykypäivän asiakkaat osaavat jo odottaa palveluilta, myös isännöinniltä, digitaalisuutta. Sähköinen palvelukokemus on tärkeä osa myös Ovenian isännöinnin uutta palvelukonseptia. Uuden palvelukonseptin ja mm. sähköisten palvelujen ansiosta Ovenian asiakastyytyväisyys on noussut vuoden 2013 lukemasta 3,1 tasolle 3,6 vuonna 2015.

Tikkanen kertoo, että Visma Fivaldi nähdään kivijalkana sekä asiakas- että käyttäjätyytyväisyyden positiiviseen kehitykseen myös jatkossa, sillä se tarjoaa tarvitut nykyaikaiset työkalut. Asiakkaat esimerkiksi pääsevät asukassivujen kautta katsomaan oman taloyhtiönsä tilanteen 24/7. Käyttäjien työ sen sijaan tehostuu kun kaikki asiakkuudet voidaan hoitaa kätevästi yhdessä järjestelmässä yhden kirjauksen periaatteella.

– Lähdimme hakemaan pitkäaikaista strategista kumppania tukemaan uudistettua sähköistä palvelukokonaisuuttamme. Näimme Visman luotettavana ja sopivan kokoisena kumppanina, johon luotto ja usko on kova. Kattavan kilpailutuksen perusteella nähtiin, että Visma Fivaldi aitona pilvipalveluna tarjoaa yhtenäisen työkalun liiketoimintamme tueksi. Uskomme, että järjestelmää kehitetään eteenpäin ja me voimme olla siinä mukana, Tikkanen kertoo.

Projektisuunnittelu kaiken perusta

Sopimus Visma Fivaldiin siirtymisestä solmittiin alkuvuodesta 2015. Tämän jälkeen järjestelmän käyttöönotto tapahtui vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa luotiin projektisuunnitelma, jossa määriteltiin tavoiteaikataulu ja jaettiin vastuut kumppaneiden kesken. Saman vuoden kesällä tehtiin käyttöönoton pohjatöitä, kuten käyttäjien kouluttamista sekä yhtiöiden siirtoa ja perustamista uuteen järjestelmään. Tapahtuneiden yrityskauppojen ansiosta Helsingin ja Vantaan toimipisteet olivat jo Visma Fivaldin käyttäjiä.

Käyttöä laajennettiin useilla kymmenillä käyttäjillä syksyllä 2015 mm. Hyvinkään, Vihdin, Tampereen ja Mikkelin toimipisteissä. Tällä hetkellä on menossa käyttöönoton toinen vaihe, jossa siirretään loputkin käyttäjät ja asiakkuudet uuteen järjestelmään. Pohjatyöt toisen vaiheen käyttöönottoon tehdään kevään 2016 aikana ja tavoite on saada kaikki käyttäjät siirrettyä järjestelmään kesällä 2016.

– Projekti on mennyt suunnitelmien mukaan pysyen hyvin sekä aikataulussa että budjetissa. Käytännön työt ovat nyt käynnissä meillä Ovenialla ja en näe miksi emme saisi järjestelmää tuotantoon lopuillakin paikkakunnilla aikataulussa, Tikkanen vetää yhteen projektin etenemistä.

Hyvä yhteistyö on voimaa

Aktiivisesti projektissa on ollut mukana noin 10 henkilöä ohjausryhmätasolla ja kymmeniä ihmisiä projektitasolla eri paikkakunnilla. Erityistä kiitosta Tikkanen antaa tiiviistä ja aktiivisesta ohjausryhmästä, joka on edesauttanut projektin etenemistä kuukausittaisten tapaamisten kautta.

Kysyttäessä, mitä vinkkejä Tikkanen antaisi järjestelmäprojektiin, hän kertoo, että huolellinen projektisuunnittelu ja kumppanien välinen avoin yhteistyö on järjestelmähankkeen perusta. Kun projektin vaiheet ja vastuut on selkeästi määritelty, on projektin seuranta ja tarkennusten tekeminen mahdollista ketterästi ja oikea-aikaisesti.

– Yhteistyö sekä projektin toteutus- että ohjausryhmätasolla on sujunut hyvin. Säännöllisellä ja aktiivisella ohjausryhmätyöskentelyllä olemme mahdollistaneet ja varmistaneet, että projekti etenee suunnitellusti, siinä fokusoidaan oikeisiin asioihin ja haasteet taklataan heti niiden ilmettyä. Lisäksi huolelliset vastuujaot ja selvitykset sopimusvaiheessa auttoivat meitä onnistumaan, Tikkanen summaa.

 

Asiakas:

Ovenia Isännöinti Oy

Visma-ratkaisu: Visma Fivaldi

Haaste

Hallinnollinen isännöinti ja asiakkuudet monissa järjestelmissä.

Ratkaisu

Asiakkuuksien keskittäminen Visma Fivaldi Kiinteistöhallinnan kokonaisjärjestelmään.

Hyödyt

Yhtenäinen prosessi selkiyttää ja tehostaa hallinnollista isännöintiä mahdollistaen asiakaskokemuksen ja työntekijätyytyväisyyden positiivisen kehityksen.

 
Visma Fivaldi referenssi Marko Tikkanen Ovenia

Marko Tikkanen, Liiketoimintajohtaja
Ovenia Group Oy