Fjord
Visma Business, Visma Document Center, Visma Severa

Digitaalisen designin asiantuntija Fjord Oy löysi Vismalta avaimet moderniin taloushallintoon

Hyppy tuntemattomaan kannatti. Fjordin edistykselliset ratkaisut saivat taustatueksi modernin, sähköisiä mahdollisuuksia hyödyntävän ja joustavan taloushallinnon ratkaisukokonaisuuden.

Fjordin toiminnan tueksi etsittiin modernia ja toimivaa taloushallinnon kokonaisratkaisua. Projektejaan Visma Severa -ohjelmistolla hallinnoinut Fjord tunsi Visman nimeltä entuudestaan, joten mittavaan taloushallinnon uudistukseen - hyppyyn tuntemattomaan - uskaltautui paremmin.

- Lähdimme hakemaan uutta taloushallinnon ratkaisua, koska aikaisemmin käytössä ollut järjestelmä oli yksinkertaisesti tullut tiensä päähän, eikä ollut linjassa asiakkaillemme tarjoamien edistyksellisten ratkaisujen kanssa, muistelee Fjordin talousjohtaja Sami Näveri.

Kansainvälinen Fjord on designin ammattilainen, joka tuottaa yrityksille digitaalisen tarjontakanavan suunnittelupalveluja sekä digitaalisia palveluratkaisuja. Fjordin suunnittelemaa digitaalista designia voi ihailla mm. Helsingin designpääkaupunkivuoden mobiiliohjelmapalvelussa.

Taloushallinnossa joustavuutta

Fjordin uusi ohjelmistokokonaisuus muodostuu taloushallinnon, pankkiyhteyden, ostolaskujen sähköisen kierrätyksen ja raportoinnin ratkaisuista.

Koko taloushallinnon ytimenä toimiva Visma Business saa kiitosta joustavuudestaan.

- Näkymien muokattavuuden ansiosta ruudullani ei ole yhtään turhaa kenttää. Se nopeuttaa ja helpottaa työtä melkoisesti. Toisaalta ratkaisun käyttöön oli alussa pieni kynnys, koska monipuolisuuden vuoksi käytön oletti olevan vaikeaa. Todellisuudessa ratkaisu on kuitenkin hyvin helppokäyttöinen – siinä on hyvä flow, kuvailee Näveri.

Vaativa raportointi Fjordin emoyhtiölle onnistuu Visman raportointiratkaisulla vaivattomasti ja virheettä. Pääjärjestelmässä tehdyt muutokset näkyvät raporteilla reaaliajassa ja raportit on helppo siirtää Exceliin lisämuokkaukseen. Lisäksi tositetasolle porautuminen ja hyvät hakumahdollisuudet ovat arjen pelastus.

Projektitiedot ja laskut liikkuvat sähköisesti

Eräs suuri vaikuttaja uuden ratkaisun hankintaan oli halu tuoda asiakasprojektit lähemmäs taloushallintoa. Projekteihin liittyvät tiedot jouduttiin vanhoissa järjestelmissä kirjaamaan manuaalisesti jopa kolmeen kertaan, mikä aiheutti paitsi ylimääräistä työtä, myös inhimillisiä virheitä. Vaihtoehtoina tilanteen korjaamiselle nähtiin joko henkilöstön lisääminen tai toimintamallien kehittäminen. Fjordilla päädyttiin jälkimmäiseen.

Uuden taloushallinnon ratkaisun integrointi projektinhallintaan teki toiminnasta paljon yksinkertaisempaa. Muutoksen myötä projektien seuranta on aikaisempaa kattavampaa ja näkyvissä ovat reaaliaikaiset tiedot. Projektilaskutusta varten ei tietoja tarvitse enää keräillä monesta paikasta, mikä varmistaa, että kaikki työ tulee laskutetuksi.

Sähköisen ostolaskujen käsittely ja kierrätys -ratkaisun myötä on Fjordissa nyt historiaa myös laskujen pyöriminen työpöydillä. Samassa yhteydessä uudistettiin koko hyväksyntäprosessi. Visman ratkaisussa ostolaskut ovat tallessa, niiden hyväksymisestä muistutetaan ja ne saadaan maksuun ajoissa. Nyt myös laskujen seurattavuus ja jäljitettävyys ovat selvästi laadukkaampia kuin aikaisemmin.

Hyvä yhteistyö sai käyttöönoton sujumaan

Fjordilla varauduttiin käyttöönottoprojektissa viivästyksiin, mutta tiukka aikataulu piti ja etenemään päästiin suunnitelmien mukaan. Käyttöönotto aloitettiin joulukuun alussa ja tammikuun talousluvut toteutettiin jo uudella ratkaisukokonaisuudella.

- Visman ratkaisujen kanssa yllätykset ovat olleet pelkästään positiivisia. Aluksi eri sovellusten määrä hieman kauhistutti, mutta käytössä olen huomannut, että järjestely onkin käytettävyyden kannalta hyvin järkevä. Osat kun on integroitu keskenään, niin tieto kulkee reaaliajassa, Näveri kertoo.

Sami Näverin mukaan yksi tärkein tekijä käyttöönoton onnistumiselle oli sujuva yhteistyö. Toimittajan, Visma-partner Sundit Oy:n, henkilöt olivat todella sitoutuneita projektiin.

- Henkilökemiat kohtasivat ja molemmin puolin oltiin valmiita venymään. Tiukka aikataulumme aiheutti kyllä jännityksen väreitä.

- Suosittelisin ehdottomasti Visman ratkaisuja. Saavutimme Visman ratkaisuilla sen mitä halusimme, päättää Näveri.