Dcity Stations
Visman Ulkoistamispalvelut

Visma antaa lisäpotkua RBA-kauppiaiden taloushallintoon

”Tämä projekti on onnistunut reilusti yli odotusteni.” Dick Collin

Visman asiakkaana on seitsemän RBA-kauppiasta, joilla on yhteensä yli 40 asemaa Suomessa. Yksi näistä kauppiaista on vuodesta 1983 toiminut Dick Collin. Collinin Dcity Stationsilla on 11 huoltoasemaa, ja liikevaihto on noin 10 miljoonaa euroa. RBA-kauppiaille toimintojen automatisointi ja erilaisten prosessien tehostaminen, kuten päiväkassojen käsittely, ostolaskujen hyväksyntä, palkanlaskenta, maksuliikenne, raportointi ja budjetointi tuovat huomattavaa taloudellista hyötyä.

Tiedot reaaliajassa

RBA-kauppiaiden toimintaa seurataan reaaliajassa. Asemien valikoimiin kuuluu yli 30 tuoteryhmää, joita pystytään seuraamaan katetasolla. Tämä mahdollistaa myyntikatteen seurannan asemittain ja tuoteryhmittäin. Tietoihin pääsee helposti käsiksi internetin välityksellä ja omalta tietokoneeltaan kauppias voi päivittäin analysoida myynnin ja myyntikatteet sekä katsoa esimerkiksi liitteinä olevia laskujen kuvia. Kun kuukausi on päättynyt, päivitetään kirjanpidon tiedot Visma Business (VB) -järjestelmästä Excel-ohjelmaan analysointia varten. Tilitoimisto vastaanottaa kauppiaiden ostolaskut suoraan toimittajilta joko paperisina tai sähköisinä laskuina. Paperilaskut skannataan järjestelmään, jonka jälkeen laskujen käsittely ja hyväksyntä tapahtuu täysin sähköisesti. Hyväksyttyjen ostolaskujen maksut suoritetaan pankkiin tiedonsiirrolla Visman toimesta. 

RBA-kauppiaille sopiva ja kustannustehokas ratkaisu

Ennen RBA-kauppiaat ovat käyttäneet muiden tilitoimistojen palveluita, mutta kukaan muu ei ole pystynyt tarjoamaan vastaavaa ratkaisua. Dick Collinin mielestä Visma on joustava yhteistyökumppani, jolta saa henkilökohtaista palvelua. Tällaisen yhteistyön rakentaminen ja uusien toimintatapojen oppiminen vaatii aikansa, mutta se on hänen mielestään ehdottomasti kannattavaa. Monien asemien tavaravirrat ja laskujen määrät ovat suuria, joten entiseen verrattuna työnteko on huomattavasti nopeampaa. Jokaisen aseman kassatiedostot luetaan VB:in päivittäin. Rahojen saapuessa pankkiin tilillepano rekisteröityy VB:in sähköisen tiliotteen avulla ja tilillepanojen täsmäytys hoituu erillisellä kassareskontralla. Kassareskontra on täysin integroitu kirjanpitoon ja käsittelyaika siirtoa kohti on vain pari sekuntia. Luottokorttisaatavat St1 käsittelee sisäisesti, ja erillinen luottokorttireskontra toimii samalla tavalla kuin kassareskontra. 

Automaattiset ja integroidut toiminnot

Visman Raaseporin yksikkö on erikoistunut kassajärjestelmien automatisointiin ja integrointiin. Toimisto käyttää muun muassa Visman Proceedo-ohjelmaa laskujen sähköiseen hyväksyntään Internetissä. Visma Business MS-SQL -tietokannan ja Proceedo-ohjelman yhteiskäyttöä hyödynnetään tehokkaasti. Toimiston ratkaisut perustuvat selainpohjaisiin järjestelmiin, joten asiakkaan ei tarvitse hankkia eikä ylläpitää kalliita ohjelmistoja. Nykytilanteessa asiakkaiden hallintoa hoidetaan yhdessä asiakkaan kanssa erittäin kustannustehokkaasti, kertoo Region Manager Dennis Barman. Kaikki asiat hoidetaan reaaliajassa ja vältetään päällekkäisyyksiä. Toiminnan joustavuuden ansiosta voidaan erityyppisiä yrityksiä hoitaa standardisoituja prosesseja käyttäen.