Visma Tender on käyttäjäystävällinen sähköinen On-Demand-ostoratkaisu.
Laatua, varmuutta ja tehoa hankintaprosessiin
Visma Tender on On-Demand-ratkaisu, joka huolehtii koko hankintaprosessista määrittelystä aina allekirjoitettuun sopimukseen asti. Järjestelmä on helppo konfiguroida verkossa. Järjestelmää käytetään kansallisena hankintajärjestelmänä useissa EU-maissa, joten sen jatkuvuus on varmaa. Järjestelmässä on esimerkiksi jo valmiina vahva tuki uusille hankintamuodoille, sähköiselle huutokaupalle ja dynaamisille ostoille. Visma Tender -järjestelmää voidaan myös mukauttaa mallipohjilla ja helpottaa hankintaprosesseja näin entisestään.
Laatua ja valmiita tarjouksia
Hankintatyökalu parantaa koko prosessin laatua sekä ostajien että myyjien kannalta. Järjestelmä auttaa ostajia kehittämään kyselypohjaa käyttämällä valmiita malleja, kopioimalla aiempia ostoja ja hyödyntämällä sisäänrakennettuja kirjastotoimintoja.
Visma Tender sisältää Internet-pohjaisen käyttöliittymän, jossa toimittajat voivat luoda tarjouksia suoraan. Toimittajat saavat ilmoituksen tarjouksen mahdollisista puutteista ja virheistä, jolloin tarjouksista tulee ammattimaisempia ja kattavampia.
Järjestelmässä on laaja tuki laadunvalvonnalle ja avoimelle arvioinnille. On esimerkiksi mahdollista muotoilla tarjous suoraan tietotasolla järjestyksen luomiseksi ja arvioida tarjousta sitten vertailemalla aina vaatimus- ja tuotetasolle asti. Järjestelmän avulla voidaan myös tuoda luetteloja, joissa odotettu vuosikäyttö on pohjana toimittajien hinnoittelulle uusittavissa puitesopimuksissa.
Avoimuus ja turvallisuus
Kaikki prosessin vaiheet toteutetaan keskitetyssä Web-ympäristössä, mikä varmistaa sähköisen jäljitettävyyden ja tietojen varmuuskopioinnin. Palvelinpohjaisen työn ansiosta ostajat ja arvioijat voivat toimia työryhmissä eri toimipaikoista ja työasemista käsin.
Prosessista tulee myös turvallisempi. Tarjouskansion voi esimerkiksi avata vain vähintään kahden henkilön todennuksella. Ohjelma on saanut WebTrustin 1st Prize Worldwide -palkinnon 1 000 ehdokasratkaisun joukosta. Tarjousten salaus ja allekirjoitus ovat ratkaisussa
EU:n tiukimpien vaatimusten mukaisia. Sertifikaatit todennetaan myös verkossa Det Norske Veritas (DNV) -palvelussa riippumatta siitä, kuka on julkaisija EU:ssa.
Tehokkuutta ja helppokäyttöisyyttä
Hankintatyökalu pienentää hallinnollisen työn määrää ja jättää aikaa strategisemmalle hankintatyöskentelylle. Matkoja, puheluita ja papereita on vähemmän. Muun muassa kynnysarvon ylittävät tarjouspyynnöt julkaistaan myös (haluttaessa) automaattisesti Official Journal of the European Union (OJEU) -julkaisussa.
Sekä ostajat että toimittajat säästävät aikaa käyttämällä tietoja ja dataa uudelleen esimerkiksi mallipohjissa, kirjastotoiminnoissa ja kopioimalla osia aiemmista pyynnöistä. Sekä yleiset että kategoriakohtaiset kyselyt tallennetaan, jotta niitä voidaan käyttää helposti uusissa hankinnoissa. Koska ratkaisu on On-Demand-tyyppinen, järjestelmä voidaan ottaa nopeasti käyttöön (ilman paikallisia muutoksia työpaikalla). Järjestelmä tukee ja opastaa käyttäjää koko hankintaprosessin ajan tarjoamalla esimerkiksi tarkistusluetteloita, oppaita, automaattisia muistutuksia ja ohjetekstejä. Työkalu on kehitetty käyttäjäystävällisyyttä silmälläpitäen. Jokainen yksikkö tai osasto hyödyntää Office-työkaluja.
Lomakkeet voi myös määrittää niin, että käytettävissä olevat tiedot täydennetään automaattisesti, esimerkiksi arvioitaessa toimittajien laatua sopimusajalla.
Joustavuutta
Visma Tender sopii käytettäväksi kaikenkokoisissa toiminnoissa, ja sitä voidaan mukauttaa erilaisiin tarpeisiin. Samaan asennukseen on mahdollista sisällyttää useita (osa)organisaatioita, joilla on osittain samat ja osittain erilaiset tarpeet. Kullakin osaorganisaatiolla voi olla omia prosesseja, mutta yhteistyö onnistuu yhteisissä prosesseissa.
Rakentamisen ja teollisuuden kaltaisia aloja varten on esimerkiksi toimintoja, jotka tukevat piirustusten hallintaa, materiaaliluetteloja, vuorovaikutusta toimittajien kanssa jo laskentavaiheessa ja tehokasta muutostenhallintaa aina alihankkijoihin asti.
Integraatio
Järjestelmässä on avoin arkkitehtuuri, joten se voidaan integroida helposti muihin ratkaisuihin (esimerkiksi XML:n ja EDI:n avulla). Käytössä on kokemusta ja liittymä yli 50 muuhun ratkaisuun. Järjestelmä voidaan myös pitää jatkuvasti yhdistettynä Visma Contract-, Visma eAuction- ja Proceedo eProcurement -ratkaisuihin.
Visma Proceedo - On-Demand-ratkaisuja.
Miten pääsemme alkuun? Kuinka kauan se kestää?
Visma Tender on uusia käyttäjiä odottava On-Demand-järjestelmä, joten sen käytössä on suhteellisen helppo päästä alkuun. Tekninen integrointi, asennus ja koulutus kestävät yleensä noin 3 - 6 kuukautta.
Jos haluat tietää lisää Visma Proceedon
ratkaisuista, ota yhteyttä:
Minna Uitti
050 494 7576
Linnoitustie 4A
02600 ESPOO
minna.uitti@visma.com
www.visma.fi/Ohjelmistoratkaisut/Visma-Proceedo/
Visma Proceedo
Visma Proceedo on pohjoismaisten markkinoiden johtava toimija hankinnan, sisäänoston ja laskujen käsittelyn On-Demand-ratkaisuissa. Käyttäjäystävälliset On-Demand-ratkaisut helpottavat ja tehostavat työskentelyä ja prosesseja yrityksissä ja organisaatioissa. Visma Proceedo kuuluu Visma-konserniin, jolla on yli 2 600 työntekijää 85 toimipaikassa neljässä Pohjoismaassa.
Visma Proceedo AB ei vastaa tämän esitteen mahdollisista virheistä tai puutteista ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tietoja ilman ennakkoilmoitusta.